Organisationsprofil

Das Organisation-Profil ermöglicht es Ihnen, die wichtigsten Angaben Ihres Unternehmens wie den Namen der Organisation, die Adresse, die Branche und andere solche Details zu verwalten. Beim Erstellen der Organisation haben Sie einige dieser Informationen eingegeben, und diese werden hier automatisch ausgefüllt. Diese Angaben erscheinen automatisch in Ihren Transaktions-PDFs und E-Mail-Benachrichtigungen. In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie diese Informationen bearbeiten und aktualisieren können.

So können Sie Ihr Organisation-Profil einrichten:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Konto an.
• Navigieren Sie im oberen rechten Bereich zu Einstellungen und klicken Sie unter Organisation auf Profil.
• Auf der Seite „Organisation-Profil“ füllen Sie die erforderlichen Angaben aus. Die Felder, die mit einem Stern (*) markiert sind, sind obligatorisch.
• Die Felder sind in folgende Abschnitte unterteilt:
  • Grundlegende Angaben
  • Adressangaben
  • Kontaktangaben
  • Regionale Einstellungen
  • Zusätzliche Einstellungen
• Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Einstellungen zu aktualisieren.

Grundlegende Angaben

Der Abschnitt „Grundlegende Angaben“ ermöglicht es Ihnen, die primären Informationen Ihres Unternehmens wie Name, Logo, Branche und Standort zu definieren.

Organisation-Name bearbeiten

Sie können den Organisation-Name bearbeiten, der beim ersten Einrichten der Organisation eingegeben wurde.

• Navigieren Sie im oberen rechten Bereich zu Einstellungen und klicken Sie unter Organisation auf Profil.
• Geben Sie den vollständigen rechtlichen Namen Ihrer Organisation im Feld Organisation-Name ein. Der Name kann bis zu 100 Zeichen enthalten.

Organisation-Logo hochladen

Sie können Ihr Organisation-Logo in Zoho Books hochladen, um es in Ihren Transaktions-PDFs und E-Mail-Benachrichtigungen anzuzeigen. Dies stärkt Ihre Marke und verbessert die Sichtbarkeit.

Um Ihr Organisationslogo hochzuladen:

• Navigieren Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke und klicken Sie unter Organisation auf Profil.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ihr Organisationslogo hochladen auf der Seite „Organisationsprofil“.
• Wählen Sie in dem folgenden Popup Ihre Bilddatei aus und klicken Sie auf Öffnen.

Das hochgeladene Logo erscheint automatisch in Ihren Transaktions-PDFs und in allen per Zoho Books gesendeten E-Mails. Dieses Logo wird auch im Bereich Marken unter Organisation angezeigt.

Um Ihr Organisationslogo zu löschen:

• Navigieren Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke und klicken Sie unter Organisation auf Profil.
• Klicken Sie auf das Löschen-Symbol, das sich unter Ihrem Logo befindet.
• Klicken Sie im folgenden Popup auf Löschen, um zu bestätigen.

Sobald das Logo gelöscht wurde, wird es aus allen Transaktionen und E-Mails in Zoho Books entfernt. Es wird jedoch weiterhin in allen bereits heruntergeladenen oder gesendeten PDFs angezeigt.

Branchen

• Navigieren Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke und klicken Sie unter Organisation auf Profil.
• Wählen Sie oder geben Sie die Branchenstelle ein, in der Ihr Unternehmen tätig ist, im Feld Branchen ein. Zum Beispiel: Automobil, Bauwesen, Finanzdienstleistungen usw.

Organisation-Location ändern

Die Organisation-Location wird automatisch basierend auf dem ausgewählten Land während des ersten Einrichtungsprozesses ausgefüllt. Sobald sie festgelegt ist, kann die Organisation-Location nicht mehr geändert werden. Um ein anderes Land zu verwenden, müssen Sie eine neue Organisation mit dem gewünschten Standort erstellen.

Adresse-Daten

Sie können die Adresse-Daten Ihrer Organisation bearbeiten und verwalten, einschließlich der Hauptadresse und einer zusätzlichen Adresse für Zahlungsbelege.

Organisation-Adresse bearbeiten

Die Organisation-Adresse wird basierend auf den Details aus der ersten Einrichtung vorab ausgefüllt. Um die Organisation-Adresse zu bearbeiten:

• Navigieren Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.

• Wählen Sie Profil unter Organisation aus.

• Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon neben Organisation-Adresse.

• Geben Sie die neue Adresse im Popup „Organisation-Adresse bearbeiten“ ein und klicken Sie auf Weiter.

• Legen Sie Ihre Vorliebe für die Anwendung der aktualisierten Adresse in der Organisation fest:

  • Neue Transaktionen aktualisieren: Wird die neue Organisation-Adresse nur auf Transaktionen angewendet, die ab diesem Zeitpunkt erstellt werden.
  • Alle Transaktionen aktualisieren: Wird die neue Organisation-Adresse sowohl auf bestehende als auch auf zukünftige Transaktionen angewendet.

• Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Vorliebe speichern.

  Hinweis: Wenn Sie für Ihre Organisation Standorte aktiviert haben, können Sie spezifische Adressen im Abschnitt Standorte unter Organisation in Einstellungen hinzufügen oder bearbeiten.

Ein anderes Adresse für Zahlungsbelege hinzufügen

Aktivieren Sie diese Option, um eine Zahlungsadresse hinzuzufügen, die nur in der Zahlungsbeleg-Section der Rechnungen angezeigt wird und von Ihrer Hauptgeschäftsadresse abweicht. Dies ist nützlich für Unternehmen, die eine andere Adresse für die Zahlungseingänge haben. Die Adresse kann bis zu 255 Zeichen enthalten.

Kontaktdaten

Sie können die Kontaktdaten Ihrer Organisation verwalten, einschließlich der Hauptkontaktperson und der Website-URL.

Ihre Hauptkontaktperson ändern

Die Hauptkontaktperson, die im Organisationsprofil angezeigt wird, ist die E-Mail-Adresse, die Sie beim Registrieren bei Zoho Books angegeben haben. Sie dient zwei wichtigen Zwecken:

• Kommunikation von Zoho: Sie erhalten wichtige Updates bezüglich Ihrer Zoho Books-Abonnement, Benutzungsnachrichten und Kontoinformationen an diese E-Mail-Adresse.
• Standardabsender-E-Mail: Diese E-Mail-Adresse wird auch als Standard-“Von”-Adresse verwendet, wenn Sie Rechnungen, Angebote und andere Kommunikationen aus Zoho Books versenden, es sei denn, Sie ändern sie manuell.

Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als Hauptkontaktperson in Zoho Books verwenden möchten, können Sie diese ändern. Hier ist wie:

• Navigieren Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke und klicken Sie unter Organisation auf Profil.
• Scrollen Sie bis zum Abschnitt Hauptkontaktperson.
• Klicken Sie auf das Rädchen-Symbol neben dem E-Mail-Feld und Sie werden zur Seite der Absender-E-Mail-Einstellungen weitergeleitet. Dort können Sie eine neue Absender-E-Mail-Adresse hinzufügen und diese überprüfen, sowie sie als Hauptkontaktperson in Zoho Books markieren. Sobald sie markiert ist, werden alle Transaktionskommunikationen standardmäßig von dieser E-Mail aus gesendet.

Website-URL

• Gehe im oberen rechten Bereich auf Einstellungen und klicke unter Organisation auf Profil.
• Gib die Website deines Unternehmens im Feld Website URL ein. Diese Informationen sind für Kunden nützlich, die mehr über Ihr Unternehmen erfahren möchten.

Regionale Einstellungen

Du kannst die regionalen Vorlieben deiner Organisation wie Basiswährung, Geschäftsjahr, Berichtsgrundlage, Zeitzone und Datumformat konfigurieren.

Basiswährung ändern

Die Währung, die du bei der Registrierung auswählst, wird hier angezeigt. Alle Transaktionen werden hierauf aufgezeichnet und alle finanziellen Berichte (Umsatz- und Bilanzberichte usw.) werden in dieser Währung generiert. Alle ausländischen Transaktionen werden in diese Basiswährung umgerechnet, um Berichte zu erstellen.

In der Tabelle unten sind die Organisationslagen und die Währungen aufgelistet, die als Basiswährung für diese Lage festgelegt werden. Du kannst die Basiswährung nicht ändern, wenn du eine dieser Standorte auswählst.

Du kannst deine Währungseinstellungen bearbeiten, um die Darstellung deiner Währung in Transaktionen anzupassen, wie zum Beispiel das Symbol, der Name, die Dezimalstellen, das Format und die Rundungsmethode.

So kannst du dies tun:

• Klicke auf das Schraubenschlüssel-Icon neben dem Feld Währung.

• In dem folgenden Popup kannst du die folgenden Einstellungen aktualisieren:

  • Währungssymbol: Ändere in diesem Feld, wie deine Währung in Transaktionen angezeigt wird. (Zum Beispiel kannst du ₹ durch Rs ersetzen)
  • Währungsnamen: Ändere den angezeigten Namen der gewählten Währung.
  • Dezimalstellen: Wähle die Anzahl der Stellen nach dem Dezimalpunkt in monetaren Werten aus dem Dropdown Dezimalstellen. Die meisten Währungen verwenden 2 Dezimalstellen (z. B. 123.45).
  • Format: Wähle dein bevorzugtes Zahlgruppierungsformat aus dem Dropdown Format (z. B. 12.345.678,90).
  • Rundungsmethode: Wähle, wie monetale Werte abgerundet werden sollen, aus dem Dropdown Rundungsmethode (z. B. Runden auf die nächste Hälfte nach oben).

• Klicke auf Speichern, um deine Währungseinstellungen zu aktualisieren.

Geschäftsjahr

Das Geschäftsjahr ist die Buchhaltungsperiode deiner Organisation, die sich von dem Kalenderjahr unterscheiden kann. Verschiedene Unternehmen und Unternehmen folgen unterschiedlichen Geschäftsjahren. Wähle dasjenige aus, das am besten zu den Buchhaltungspraktiken und den rechtlichen Anforderungen deiner Organisation passt.

Um das Geschäftsjahr zu ändern:

• Gehe im oberen rechten Bereich auf Einstellungen und klicke unter Organisation auf Profil.
• Klicke auf das Dropdown-Menü neben Geschäftsjahr auf der Seite Organisationsprofil. Wähle dein gewünschtes Monatsintervall aus. (Zum Beispiel April–März)
• Klicke auf das Dropdown-Menü Startdatum und wähle den Beginn des Monats aus.
• Überprüfen Sie den aktualisierten Zeitraum im Feld unter dem Dropdown-Menü für das Fiscal Year.

Berichtsgrundlage

Die Berichtsgrundlage, die Sie in Zoho Books auswählen, bestimmt, wann Einnahmen und Ausgaben in Ihren Buchhaltungsberichten erfasst werden. Bitte beachten Sie, dass Ihre Auswahl die Berechnung Ihrer poststeuerlichen Finanzzahlen beeinflusst. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Grundlage zu verwenden ist, wenden Sie sich an einen Steuerberater oder Buchhalter.

Um eine Berichtsgrundlage auszuwählen:

• Navigieren Sie im oberen rechten Bereich zu Einstellungen und klicken Sie unter Organisation auf Profil.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Berichtsgrundlage auf der Seite Organisationsprofil.

• Hier können Sie eine der folgenden Optionen auswählen:

  • Akquittung: Bei der Akquittungsgrundlage werden Einnahmen dann erfasst, wenn sie erzielt werden, nicht wenn die Zahlung empfangen wird, und Ausgaben werden dann erfasst, wenn sie entstehen, nicht wenn sie gezahlt werden. Daher wird die Steuer dann fällig, wenn eine Rechnung ausgestellt wird. Diese Methode liefert ein genaues Bild der finanziellen Lage Ihres Unternehmens, indem Einnahmen mit den damit verbundenen Ausgaben innerhalb des gleichen Berichtszeitraums abgeglichen werden. Zum Beispiel: Wenn Sie eine Rechnung im Januar ausstellen, aber die Zahlung im Februar erhalten, wird das Einkommen immer noch im Januar erfasst.

  • Barzahlung: Bei der Barzahlungsgrundlage werden Einnahmen nur dann erfasst, wenn die Zahlung tatsächlich eingegangen ist, und Ausgaben nur dann erfasst, wenn sie tatsächlich gezahlt werden. Daher fällt die Steuer nur dann an, wenn die Zahlung eingegangen ist. Diese Methode spiegelt die tatsächliche Cash-Flow Ihres Unternehmens wider und ist besonders einfach für kleine Unternehmen, um Eingänge und Ausgänge zu verfolgen. Zum Beispiel: Wenn Sie eine Rechnung im Januar ausstellen, aber die Zahlung im Februar erhalten, wird das Einkommen erst im Februar erfasst.

Sprache

Sie können die Sprache der Zoho Books-Oberfläche entsprechend Ihren Vorlieben ändern. Dies beeinflusst die Sprache in Menüs, Buttons und anderen Oberflächenelementen. Um die Sprache Ihrer Organisation zu ändern:

• Navigieren Sie im oberen rechten Bereich zu Einstellungen und klicken Sie unter Organisation auf Profil.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Sprache auf der Seite Organisationsprofil.
• Wählen Sie die Sprache aus, in der Sie Ihre Organisation beibehalten möchten.

Zeitzone

Zoho Books legt die Zeitzone automatisch basierend auf der gewählten Lage beim Registrieren fest. Sie können diese ggf. ändern. Um Ihre Zeitzone zu ändern:

• Navigieren Sie im oberen rechten Bereich zu Einstellungen und klicken Sie unter Organisation auf Profil.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Zeitzone auf der Seite Organisationsprofil.
• Wählen Sie die entsprechende Zeitzone aus der Liste.

Datumformat

Wählen Sie das Datumformat aus, das am häufigsten in Ihrem Land oder spezifisch für Ihre Organisation verwendet wird, aus dem Dropdown-Menü. Dieses Format wird auf alle von Ihnen erstellten Transaktionen und deren PDF-Dateien angewendet. Hier ist das Vorgehen:

• Navigieren Sie im oberen rechten Bereich zu Einstellungen und klicken Sie unter Organisation auf Profil.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Datumformat auf der Seite Organisationsprofil.
• Wählen Sie Ihr bevorzugtes Format aus (z. B. dd-MM-yyyy 23-06-2025).
• Wählen Sie ebenfalls den Trennzeichen aus dem benachbarten Dropdown-Menü (z. B. -, / oder .).

Zusätzliche Einstellungen

Sie können zusätzliche Informationen zu Ihrer Organisation speichern.

Firmen-ID

Die Firmen-ID ist eine eindeutige Kennung, die Ihrer Gesellschaft von der Regierung oder einem offiziellen Regulierungsorgan zugewiesen wird. Dieses Feld ist ein juristischer Anforderung und variiert je nach Land. Beispiele sind SIRET in Frankreich, ACN in Australien, BN in Kanada und ähnliche.

• Navigieren Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke und klicken Sie auf Profil unter Organisation.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Firmen-ID auf der Seite Organisationsprofil.
• Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Label-Wert aus (z. B. SEC).
• Geben Sie die Firmen-ID-Nummer im benachbarten Textfeld ein.

Wenn Sie diese Firmen-ID in Ihren Transaktions-PDFs anzeigen möchten, müssen Sie den entsprechenden Platzhalter in der Organisationsadresse-Format-Einstellung einfügen. Danach wird sie zusammen mit Ihrer Organisationsadresse angezeigt.

Zusätzliche Felder zur Organisationsadresse hinzufügen

Wenn Sie zusätzliche Informationen zu Ihrem Organisationsprofil speichern möchten, die nicht in den Standardfeldern enthalten sind. Diese sind benutzerdefinierte Label-Wert-Paare. Um zusätzliche Felder hinzuzufügen:

• Navigieren Sie zu Einstellungen in der oberen rechten Ecke und klicken Sie auf Profil unter Organisation.
• Scrollen Sie unten bis zum Abschnitt Zusätzliche Felder auf der Seite Organisationsprofil.
• Klicken Sie auf + Neues Feld.
• Geben Sie im Feld Labelname den Namen des zusätzlichen Feldes ein (z. B. Elternfirma).
• Geben Sie im Feld Wert die entsprechenden Informationen ein (z. B. Zylker Group Ltd).

Wenn Sie dieses zusätzliche Feld in Ihren Transaktions-PDFs anzeigen möchten, müssen Sie den entsprechenden Platzhalter in der Organisationsadresse-Format-Einstellung einfügen. Danach wird es zusammen mit Ihrer Organisationsadresse angezeigt.

Hat dieses Dokument Ihnen geholfen?

Ja

Nein

Hat dieses Dokument Ihnen geholfen?

Geben Sie Ihre Kommentare oder Rückmeldungen zu dieser Seite ein

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein

Aktualisieren

Geben Sie die Zeichen aus dem Bild oben ein

Durch Klicken auf 'Absenden' stimmen Sie unseren Datenschutzrichtlinie .

Absenden Abbrechen

Submit

Submit

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung!