Präferenzen

Der Bereich „Präferenzen“ hilft Ihnen, Ihre Zoho Books-Organisation sowie Einstellungen für verschiedene Verkaufs- und Einkaufsmodule, Projekte, Buchhalter und andere Module zu konfigurieren.

Allgemein

Dieser Abschnitt ermöglicht es Ihnen, bestimmte Module in Ihrer Zoho Books-Organisation zu aktivieren und umfasst weitere allgemeine Funktionen.

Um die allgemeinen Einstellungen zu erreichen:

• Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisationen an.
• Gehe zu Einstellungen.
• Wählen Sie Allgemein unter Präferenzen.

Module aktivieren

Wählen Sie die Module aus, die Sie in Zoho Books aktivieren möchten. Sobald Sie sie aktivieren, werden sie in der linken Seitenleiste angezeigt. Sie können diese Module nur dann nutzen und konfigurieren, wenn sie in diesem Bereich aktiviert werden.

Zoho Inventory Erweiterungen

Wenn Sie mit Zoho Inventory integrieren möchten, müssen Sie bereits eine aktive Organisation in Zoho Inventory im Standard- oder Professional-Plan erstellt haben. Nach der Integration können Sie das Add-on hier aktivieren. Sobald das Add-on aktiviert ist, werden alle Module der Integration in Zoho Books angezeigt, von denen Sie alle erforderlichen Funktionen nutzen können.

Weitere Informationen zum Zoho Inventory Add-on.

Erster Arbeitstag Ihrer Werkwoche

Standardmäßig ist der erste Arbeitstag der Woche in Zoho Books Sonntag. Sie können jedoch den ersten Arbeitstag Ihrer Werkwoche auf Sonntag, Montag oder Samstag festlegen.

Wenn Sie den ersten Arbeitstag Ihrer Werkwoche ändern, werden die Tage und Datumsangaben im Kalender entsprechend aktualisiert. Dies ist nützlich, wenn Sie zum Beispiel Datum für Verkaufs- und Einkaufstransaktionen sowie für andere Module auswählen.

Zum Beispiel: Stellen Sie den ersten Arbeitstag der Woche auf Montag ein. Wenn Sie eine Rechnung erstellen und das Rechnungsdatum auswählen, wird der Kalender wie folgt angezeigt.

PDF-Dateien von Angebots- und Rechnungs-E-Mails anhängen

Fügen Sie beim Senden an Ihren Kunden die entsprechende PDF-Datei des Angebots oder der Rechnung in der E-Mail an.

PDF-Dateien verschlüsseln

Sichern Sie Ihre PDF-Dateien, indem Sie sie beim Senden an Ihre Kunden verschlüsseln. Wenn Sie Ihre PDF-Dateien verschlüsseln, können sie nicht:

• bearbeitet werden (oder)
• in eine andere Dateiformat umgewandelt werden.

Rabatte

Sie können Rabatte in Ihren Verkaufstransaktionen auf verschiedenen Ebenen anwenden, entweder auf der Zeilenpositionsebene, auf der Transaktionsebene oder auf beidem, je nachdem, wie Sie Rabatte an Ihre Kunden anbieten möchten.

Um Rabatte zu aktivieren:

• Gehe zu Einstellungen.
• Wählen Sie unter Voreinstellungen Allgemein aus.
• Scrollen Sie nach unten zu Rabatte geben? und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Rabatte nicht geben: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie keine Rabatte anbieten möchten.

  • Zeilenpositionsebene: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie einen Rabatt für jede Zeile einer Transaktion anbieten möchten. Danach wählen Sie Ihre Vorlieben für die Anwendung des Rabatts aus:

    • Rabatt inklusive MwSt.: Wählen Sie diese Option aus, um den Rabatt sowohl auf den Artikelpreis als auch auf die MwSt. anzuwenden. Zum Beispiel: Wenn ein Artikel 100 $ kostet und eine MwSt. von 10 $ auf ihn angewendet wird, wird ein 2 % Rabatt sowohl auf den Artikelpreis als auch auf die MwSt. angewendet, also 100 $ - 2 % = 98 $ und 10 $ - 2 % = 9,8 $, wodurch die Gesamtbetrag 107,80 $ beträgt.
    • Rabatt exklusive MwSt.: Wählen Sie diese Option aus, um den Rabatt nur auf den Artikelpreis ohne MwSt. anzuwenden. Zum Beispiel: Ein Artikel mit einem Preis von 100 $ und einer MwSt. von 10 $, wird ein 2 % Rabatt auf den vorbestimmten Preis angewendet, also 100 $ - 2 % = 98 $, wobei die MwSt. weiterhin 10 $ hinzugefügt wird: 98 $ + 10 $ = 108 $.

  • Auf Transaktionsniveau: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie einen Rabatt für die gesamte Transaktion gewähren möchten. Wählen Sie dann Ihre Präferenz für die Anwendung des Rabatts:

    • Rabatt vor der Steuer: Wählen Sie diese Option aus, um den Rabatt vor der Berechnung und dem Hinzufügen der Steuer anzuwenden.
      Beispiel: Eine Transaktion im Wert von 500 $ mit einer Steuer von 15 $, wird ein Rabatt von 5 % vor der Steuer angewendet, also 500 $ – 5 % = 475 $, auf die dann die Steuer von 15 $ hinzugefügt wird, also 475 $ + 15 $ = 490 $.
    • Rabatt nach der Steuer: Wählen Sie diese Option aus, um den Rabatt nach der Berechnung und dem Hinzufügen der Steuer anzuwenden. Beispiel: Eine Transaktion im Wert von 500 $ mit einer Steuer von 15 $, wird ein Rabatt von 5 % nach der Steuer angewendet, also 500 $ + 15 $ = 515 $, danach wird der Rabattbetrag abgezogen, also 515 $ – 5 % = 489,25 $.
    

  • Auf Zeilenpositionsebene und Transaktionsniveau: Wählen Sie diese aus, wenn Sie Rabatte sowohl für einzelne Zeilenpositionen als auch für die gesamte Transaktion anwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass der Rabatt vor der Berechnung der Steuer auf die Preise der Zeilenposition und des Transaktionsniveaus angewendet wird.

    

• Klicken Sie auf Speichern.

Zusätzliche Gebühren aktivieren

Um zusätzliche Gebühren für Ihre Transaktionen zu aktivieren:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Organisationssystem an.
• Gehen Sie zu Einstellungen.
• Wählen Sie unter Voreinstellungen Allgemein aus.
• Scrollen Sie nach unten und unter Welche zusätzlichen Gebühren Sie hinzufügen möchten, aktivieren Sie die folgenden Optionen:
  • Anpassungen: Aktivieren Sie diese, um Anpassungen zum Gesamtbetrag der Transaktion hinzuzufügen.
  • Versandgebühren: Aktivieren Sie diese, um Versandgebühren in Ihre Transaktion aufzunehmen.
• Klicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie die oben genannten Optionen aktivieren, können Sie Versandgebühren zu Ihren Transaktionen hinzufügen.

Verkäufer

Wenn Sie in Ihrer Organisation Verkäufer haben, die verschiedene Verkaufstransaktionen verwalten, können Sie diese mit den entsprechenden Transaktionen (wie einer Rechnung) in Zoho Books verknüpfen.

Um Verkäufer für Ihre Organisation zu aktivieren, markieren Sie das Feld Ich möchte ein Feld für Verkäufer hinzufügen.

Um alle Verkäufe von verschiedenen Verkäufern in Ihrer Organisation zu sehen:

• Gehen Sie zu Berichte auf der linken Seitenleiste.
• Wählen Sie den Bericht Verkäufe nach Verkäufer unter Verkäufe.

Standardkonto für Rechnungsbeträge und Ausgaben

Ein Standard-Einkommenkonto auswählen, um den Betrag bei Rechnungsbeträgen und Ausgaben zu verfolgen, sobald diese abgerechnet werden. Sobald Sie dieses Konto auswählen, wird es automatisch mit einem Ausgaben- oder Rechnungsbetrag verknüpft, sobald dieser abgerechnet wird.

• Wählen Sie das Konto für die Verfolgung von Rechnungsbeträgen und Ausgaben beim Abrechnen.

Schauen wir uns ein Szenario an, um zu verstehen, wie die Konfiguration dieser Einstellung die erfassten Buchungen beeinflusst.

Markierung für Rechnungsbeträge und Ausgaben

Die Rechnungen und Ausgaben, die Sie für Ihre Kunden aufnehmen und später an sie rechnen, werden als Rechnungsbeträge und Ausgaben bezeichnet. Es gibt zwei gängige Methoden, Kunden zu rechnen:

• Rechnung des tatsächlichen Kostenbetrags: Wenn Sie eine Ausgabe von $100 verursachen, rechnen Sie diesen Betrag an den Kunden, damit dieser ihn bezahlen kann.
• Hinzufügen einer Markierung: Wenn Sie eine Ausgabe von $100 verursachen, können Sie den Ausgabebetrag markieren und $105 an den Kunden rechnen. Diese Methode erzeugt einen zusätzlichen Gewinn von 5 % für Ihr Unternehmen.

Um ein Standard-Markup-Prozent für Rechnungsbeträge und Ausgaben zu definieren:

• Geben Sie das Markup-Prozent ein.

• Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie nun die Rechnungsoption bei einer Rechnung oder Ausgabe wählen, wird das Standard-Markup-Prozent automatisch im Feld Markierung durch vorbelegt.

Wöchentlicher Zusammenfassungsbericht

Der wöchentliche Zusammenfassungsbericht gibt einen Überblick über alle Geschäftstransaktionen für die Woche. Um ihn zu aktivieren:

• Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Books-Organisationssystem an.
• Gehe zu Einstellungen.
• Wählen Sie unter Voreinstellungen Allgemein aus.
• Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie Wöchentlicher Zusammenfassungsbericht senden.
• Klicken Sie auf Speichern.

Ab diesem Zeitpunkt wird der wöchentliche Zusammenfassungsbericht nur an Benutzer mit Admin-Zugriff in Ihrer Organisation am Ende jeder Woche gesendet.

Organisationsadresseformat

Sie können die Darstellung Ihrer Organisation oder Geschäftsadresse auf allen Verkaufs- und Einkaufstransaktionen ändern.

Verschieben Sie die vorhandenen Platzhalter oder fügen Sie neue Platzhalter durch Klicken auf das Einfügen von Platzhaltern-Dropdown hinzu.

Nachdem Sie alle Änderungen im Abschnitt Allgemein vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Kundenportal

Auf der Seite mit den Einstellungen des Kundenportals können Sie:

• Ihr Organisationslogo hochladen oder entfernen
• Das Thema Ihrer Organisation ändern
• Die Portal-Einstellungen konfigurieren
• Benutzerdefinierte Domains einrichten

Weitere Informationen finden Sie unter Kundenportal-Einstellungen.

Lieferantenportal

Auf der Seite mit den Einstellungen des Lieferantenportals können Sie:

• Die Einstellungen des Lieferantenportals konfigurieren
• Benachrichtigungen aktivieren
• Lieferanten erlauben, Dokumente hochzuladen
• Lieferanten erlauben, Bestellungen zu akzeptieren oder abzulehnen

Weitere Informationen finden Sie unter Lieferantenportal-Einstellungen.

Kunden und Lieferanten

Auf der Seite mit den Einstellungen für Kunden und Lieferanten können Sie:

• Doppelte Kontaktnamen erlauben
• Ein Kreditlimit für Kunden festlegen
• Die Rechnungsadresse des Kunden ändern
• Die Versandadresse des Kunden ändern

Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen für Kunden und Lieferanten.

Projekte

Konfigurieren Sie verschiedene Einstellungen im Projektmodul von Zoho Books, wie zum Beispiel:

• Rundungszeit
• Maximale Stunden pro Tag für die Zeitaufzeichnung
• Zeitblatt-Prüfungen

Weitere Informationen finden Sie unter Projekte-Einstellungen.

Buchhalter

Konfigurieren Sie verschiedene Einstellungen im Buchhaltermodul von Zoho Books, wie zum Beispiel:

• Kontenstruktur
• Lieferantenfortschritte
• Journal- benutzerdefinierte Felder

Weitere Informationen finden Sie unter Buchhalter-Einstellungen.

Transaktionsnummernreihe

Die Transaktionen, die Sie in Zoho Books erstellen, werden standardmäßig durch die Standardtransaktionsreihe nummeriert. Zum Beispiel wird die erste Rechnung als INV-001, die zweite als INV-002, die dritte als INV-003 usw. nummeriert.

Allerdings benötigen einige Unternehmen, dass ihre Transaktionen durch eine andere Transaktionsreihe als die Standardreihe nummeriert und verfolgt werden. Um dies besser zu verstehen, betrachten wir einen Szenario.

Ebenso können Sie mehrere Transaktionsreihen neben der Standardtransaktionsreihe erstellen. Jede Transaktionsreihe kann mit einem einzigartigen Vorgang und einer Reihe erstellt werden.

Sobald Sie eine Transaktionsreihe erstellt haben, können Sie diese beim Erstellen einer Transaktion auswählen. Die Transaktion wird dann entsprechend dem eingestellten Vorgang und der Reihe nummeriert.

• Transaktionsreihen aktivieren
• Transaktionsreihen hinzufügen
• Transaktionsreihen konfigurieren
• Transaktionsreihen löschen

Mehrere Transaktionsreihen aktivieren

Um mehrere Transaktionsnummernreihen zu konfigurieren:

• Gehe zu Einstellungen.
• Wähle unter Anpassung Transaktionsnummernreihe aus.

• Klicke im oberen rechten Bereich auf Mehrere Transaktionsreihen aktivieren.

Transaktionsreihen hinzufügen

Sie können die aktuellen Transaktionsreihen für Ihre Transaktionen als Standardtransaktionsreihe anzeigen. Zusätzlich zu der Standardtransaktionsreihe können Sie neue Transaktionsreihen erstellen. Dazu:

• Gehe zu Einstellungen.
• Wähle unter Anpassung Transaktionsnummernreihe aus.
• Klicke im oberen rechten Bereich auf + Neue Reihe.
• Geben Sie den Namen für die Transaktionsreihe ein.

• Geben Sie den Vorgang und die Transaktionsnummern für Ihre gewünschten Transaktionen ein.
• Klicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie eine Transaktionsreihe erstellt haben, können Sie diese beim Erstellen der entsprechenden Transaktion auswählen.

Transaktionsreihe bearbeiten

Um die bereits erstellte Transaktionsreihe zu bearbeiten:

• Gehe zu Einstellungen.
• Wähle unter Anpassung Transaktionsnummernreihe aus.
• Bewegen Sie sich über die Transaktionsnummerreihe und klicken Sie im Dropdown-Menü rechts von der Transaktionsreihe auf Bearbeiten.
• Machen Sie die notwendigen Änderungen und klicken Sie auf Speichern.

• Geben Sie den Präfix und die Seriennummern für die Transaktionen ein, die Sie gewünscht haben.
• Klicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie die Transaktionsreihe konfiguriert haben, werden die von Ihnen erstellten Transaktionen entsprechend dem neuen Präfix und der Serie nummeriert.

Löschen einer Transaktionsreihe

Um eine von Ihnen erstellte Transaktionsreihe zu löschen:

• Gehe zu Einstellungen.
• Wählen Sie unter Anpassung Transaktionsreihen.
• Bewegen Sie sich über die Transaktionsnummerreihe und klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts.
• Klicken Sie auf Löschen.

Sobald eine Transaktionsreihe gelöscht wurde, können Sie die Transaktionsreihe während der Erstellung einer Transaktion nicht mehr auswählen. Außerdem ist die Transaktionsreihe-Information der gelöschten Reihe nicht mehr verfügbar.

Transaktions-Eingabedatum

Das Transaktions-Eingabedatum ist das Datum, an dem Buchhaltungs-Einträge für die Transaktionen erstellt werden, die Sie in Ihrer Zoho Books-Organisation erstellen.

Wichtige Hinweise

Bevor Sie diese Funktion aktivieren und verwenden, denken Sie bitte an folgende wichtige Punkte:

• Wenn Ihre Organisation die Transaktionsverriegelung aktiviert hat, wird eine Transaktion anhand ihres Transaktions-Eingabedatums verriegelt, nicht anhand ihres Transaktionsdatums.
• Wenn Sie eine Rückerstattung für eine Zahlung erfassen, darf das Datum „Rückerstattet am“ nicht vor dem Transaktions-Eingabedatum liegen.
• Sie können die Transaktions-Eingabedatum mehrere Transaktionen gleichzeitig aktualisieren.
• Sie können Workflow-Regeln erstellen, bei denen das Transaktions-Eingabedatum als Kriterium verwendet wird.
• Sie können benutzerdefinierte Ansichten erstellen und fortgeschrittene Suchfunktionen mit dem Transaktions-Eingabedatum als Filterkriterium durchführen.
• Der Buchhaltungs-Eintrag für eine Zahlung einer Rechnung verwendet das neueste Datum zwischen dem Transaktions-Eingabedatum der Rechnung und dem Zahlungstermin. Dieses Datum wird im Journalbericht angezeigt.

Aktivieren des Transaktions-Eingabedatums

Um dieses Feld in Ihren Transaktionen verwenden zu können, müssen Sie es zunächst aktivieren. Hier ist die Anleitung:

• Gehe zu Einstellungen und wähle den Modul aus, für das du das Feld aktivieren möchtest.
• Navigiere zur Feldanpassung-Registerkarte.

Standardmäßig ist das Feld Transaktionsbuchungsdatum inaktiv. Führe den Mauszeiger über das Feld, klicke auf das Dropdown-Menü daneben und wähle Als aktiv markieren aus.

Sobald das Feld als aktiv markiert ist, kannst du es für deine bestehenden sowie zukünftigen Transaktionen anwenden.

Transaktionsbuchungsdatum auf Transaktionen anwenden

Nach der Aktivierung des Feldes kannst du es auf deine Transaktionen anwenden. Zum Beispiel sehen wir uns an, wie es auf deine Rechnungen angewendet werden kann:

• Gehe auf Verkauf in der linken Seitenleiste und wähle Rechnungen aus.
• Klicke auf + Neue oder Bearbeiten, um eine bestehende Rechnung zu ändern.
• Füge oder ändere die erforderlichen Angaben ein.
• Wähle das Transaktionsbuchungsdatum aus.
• Klicke auf Als Entwurf speichern oder Speichern und senden.

Ebenso kannst du das Transaktionsbuchungsdatum auf andere Transaktionen anwenden.

Transaktionsbuchungsdatum in Berichten

Du kannst deine Berichte AR Aging Summary, AR Aging Details, AP Aging Summary und AP Aging Details nach dem Transaktionsbuchungsdatum filtern. So geht’s:

• Gehe auf Berichte in der linken Seitenleiste.
• Wählen Sie den Bericht aus, den Sie filtern möchten.
• Klicke im oberen Bereich auf das Dropdown-Menü Aging By und wähle Transaktionsbuchungsdatum aus.
• Klicke auf Bericht ausführen.

Hat dieses Dokument Ihnen geholfen?

Ja

Nein

Hat dieses Dokument Ihnen geholfen?

Geben Sie Ihre Kommentare oder Rückmeldungen zu dieser Seite ein

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein

Aktualisieren

Geben Sie die Zeichen aus dem Bild oben ein

Durch Klicken auf 'Absenden' stimmen Sie unseren Datenschutzrichtlinie .

Absenden Abbrechen

Submit

Submit

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung!