Datenschutz und Sicherheit

Bei Zoho Books nehmen wir den Datenschutz Ihrer Organisation sehr ernst. Mit der Einführung der Datenschutzgesetze bietet Zoho Books folgende Funktionserweiterungen, um Ihnen bei der Einhaltung der GDPR zu helfen.

Berechtigungen zum Zugriff auf PII

Zoho Books ermöglicht es Ihnen, den Zugriff Ihrer Organisationssystemnutzer auf sensible Kontaktdaten einzuschränken. Sie können die Rolle eines Benutzers ändern und den Zugriff auf persönlich identifizierbare Informationen (PII) aktivieren oder deaktivieren – das sind alle Daten, die zur Identifizierung eines bestimmten Einzelnen verwendet werden können. Dazu:

Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Einstellungen.
Klicken Sie unter Benutzer und Rollen auf Rollen.
Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Rolle und klicken Sie auf Bearbeiten, um eine bestehende Rolle zu ändern oder eine Neue Rolle zu erstellen.
Scrollen Sie zur Einstellungen-Sektion und aktivieren oder deaktivieren Sie Zugriff auf persönliche identifizierbare Informationen.

Berechtigung für PII

Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Standardmäßig ist die Einstellung nur für den Administrator der Organisation aktiv.

Weitere Informationen zu Rollen und Benutzern.

Erstellung von benutzerdefinierten Feldern

Benutzerdefinierte Felder in Zoho Books ermöglichen es Ihnen, Daten schnell und einfach gegen Felder zu speichern, die von Ihnen erstellt wurden. Ab sofort können Sie beim Erstellen eines neuen benutzerdefinierten Feldes entscheiden, ob Sie das persönlich identifizierbare Information (PII) verschlüsseln und speichern möchten.

Klicken Sie auf das Schraubenschlüssel-Symbol im oberen rechten Bereich und wählen Sie Einstellungen aus.
Wählen Sie das Modul aus, für das Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld erstellen möchten.
Geben Sie den Bezeichnungsname ein und wählen Sie den Datentyp aus.
Wählen Sie unter Datenschutz, wie Sie Ihre Daten basierend auf ihrer Sensitivität speichern möchten.

Datenschutz

Wählen Sie PII oder ePHI basierend auf der Information, die Sie in diesem Feld eingeben werden.

Wählen Sie PII (persönlich identifizierbare Informationen) aus, wenn die eingegebene Information vertraulich ist und zur Identifizierung einer Person verwendet werden kann. Sie können Felder wie Text, E-Mail, URL, Telefon, Zahl und Datum als PII markieren. Sie können entscheiden, ob das Feld verschlüsselt und gespeichert wird, wenn die Daten sensibel sind, oder ohne Verschlüsselung gespeichert wird, wenn die Daten nicht sensibel sind. Wählen Sie, ob die eingegebene Information sensibel oder nicht sensibel ist:
- Sensible Daten. Verschlüsseln und speichern.
  Diese Daten können nur von Benutzern gesehen werden, die Berechtigung zum Zugriff auf PII haben.
- Nicht sensible Daten. Ohne Verschlüsselung speichern.
  Nur Benutzer mit Zugriff auf geschützte Daten können die Details sehen. Benutzer können jedoch dieses Feld zur Durchführung erweiterten Suchvorgänge verwenden.
Wählen Sie ePHI (Electronic Protected Health Information) aus, wenn die eingegebenen Informationen verwendet werden können, um einen Patienten zu identifizieren. Zum Beispiel ist eine elektronische Kopie eines medizinischen Berichts ePHI. Sie können nur Felder wie Text, E-Mail, URL, Telefon und Datum als ePHI markieren. Die Daten werden als sensibel betrachtet, verschlüsselt und gespeichert. Nur Benutzer mit Zugriff auf geschützte Daten können diese Felder verwenden. Benutzer können dieses Feld nicht für fortgeschrittene Suchfunktionen verwenden.
Wählen Sie die anderen Einstellungen aus und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Sie können ein Feld nur als PII oder ePHI für die folgenden Datentypen markieren: Text, Zahl, E-Mail, URL, Datum und Telefon.

Beschränkung der Datenexportierung

Sobald die rollenbasierte Zugriffsberechtigung aktiviert ist, können Benutzer ohne Berechtigung, den Zugriff auf personenbezogene Identifikationsinformationen (PII) zu erlangen, keine sensiblen Informationen exportieren. Dies umfasst die Sozialversicherungsnummer (SSN), die Kontonummer eines Bankkontos sowie alle benutzerdefinierten Felder, die als sensibel markiert wurden.

Daher können Benutzer mit Berechtigung, den Zugriff auf PII zu erlangen, Daten exportieren.

Navigieren Sie zu dem Modul, aus dem Sie Daten exportieren möchten.
Klicken Sie auf Export im More-Icon.
Wählen Sie das Modul aus, das Sie exportieren möchten, wählen Sie den Status der Transaktion und die Dateiformat.
Aktivieren Sie die Option Sensibles Personenbezogenes Identifikationsinformation (PII) beim Export einbeziehen.
Klicken Sie auf Export.

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