Erinnerungen
Das Kauf- und Verkauf von Waren auf Kredit ist eine übliche Praxis in den meisten Unternehmen. Während Transaktionen auf Kredit den Umsatz erhöhen, ist es wichtig, dass Unternehmen solche Transaktionen ordnungsgemäß verfolgen und ihre Kunden darauf hinweisen, bevor der Fälligkeitstermin abgelaufen ist, die Zahlung zu leisten.
Zoho Books ermöglicht es Ihnen, E-Mails an Ihre Kunden oder Benutzer zu senden, um sie darauf hinzuweisen, dass sie ihre Rechnungen oder Rechnungen bezahlen müssen. Sie können Rechnungen manuell senden oder den Prozess automatisieren und schneller Zahlungen einholen.
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- Manuelle Erinnerungen für Rechnungen konfigurieren
- Automatisierte Erinnerungen für Rechnungen
- Automatisierte Erinnerungen für Rechnungen
Manuelle Erinnerungen für Rechnungen konfigurieren
Sie können E-Mail-Erinnerungen an Kunden senden, für die Sie eine Rechnung erstellt haben. Es gibt zwei Fälle, in denen Sie Erinnerungen senden können:
Erinnerungen für fällige Rechnungen: Senden Sie E-Mails, um Kunden zu erinnern, dass sie für fällige Rechnungen bezahlen müssen, wenn sie den Fälligkeitstermin übersehen haben.
Erinnerungen für versandte Rechnungen: Senden Sie Erinnerungen an Kunden, damit sie wissen, dass ihre Fälligkeitstermine nahe liegen.
Diese sind standardmäßig für alle Kunden aktiviert. Wenn Sie jedoch konfigurieren möchten:
- Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Klicken Sie unter Erinnerungen & Benachrichtigungen auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf Rechnungen am oberen Rand.
- Unter Manuelle Erinnerungen klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben Erinnerung für fällige Rechnungen.
- Passen Sie den Inhalt und die Formatierung mit den zur Verfügung stehenden Bearbeitungsoptionen an.
- Klicken Sie auf die Option Platzhalter einfügen, um zusätzliche Felder zur Erinnerung hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sobald Sie Ihre Erinnerungen konfiguriert haben, können Sie zu Rechnungen > Versandte Rechnungen > Mehr > Erinnerung senden gehen, um eine Erinnerung an Ihren Kunden zu senden.
Automatisierte Erinnerungen für Rechnungen
Einstellen Sie automatische Zahlungserinnerungen für die Rechnungen Ihrer Kunden und erhalten Sie schneller Zahlungen. Sie können Erinnerungen einrichten:
Basierend auf dem Rechnungstermin
Zoho Books ermöglicht es Ihnen, Erinnerungen an Ihre Kunden basierend auf ihrem Fälligkeitsdatum zu senden. Standardmäßig gibt es drei Erinnerungen. Sie können entscheiden, ob Erinnerungen vor oder nach dem Fälligkeitsdatum gesendet werden sollen. Basierend auf Ihren Vorlieben können Sie das Zeitintervall für die Rechnungen festlegen, die an Ihre Kunden gesendet werden.
Tipps: Erinnerungen planen und schneller bezahlen. Erinnerung 1 (die erste Erinnerung) kann ein paar Tage vor dem Rechnungstermin gesendet werden. Erinnerung 2 kann am Fälligkeitsdatum gesendet werden und Erinnerung 3 (die letzte Erinnerung) kann nachdem der Kunde seinen Fälligkeitsdatum übersehen hat, gesendet werden.
Um automatisierte Rechnungserinnerungen basierend auf den Fälligkeitsdaten zu erstellen:
- Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Klicken Sie unter Erinnerungen & Benachrichtigungen auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Rechnungen-Registerkarte oben.
- Unter Automatische Erinnerungen verschieben Sie den Schalter neben einer Erinnerung nach rechts, um diese zu konfigurieren.
- Geben Sie einem Vorlagenname einen Namen und wählen Sie die Empfänger aus. Dies kann nur Sie, nur den Kunden oder beide sein.
- Legen Sie die Zeit für die Erinnerung fest. Dies kann vor oder nach der Fälligkeitsdatum erfolgen.
- Passen Sie den Inhalt und die Formatierung mit den verfügbaren Bearbeitungsoptionen an.
- Klicken Sie auf die Option Platzhalter einfügen, um zusätzliche Felder zur Erinnerung hinzuzufügen.
- Markieren Sie das Feld neben Diese Erinnerung aktivieren, um die Erinnerung zu aktivieren, und klicken Sie auf Speichern.
- Klicken Sie auf Erinnerung löschen, um eine Vorlage zu entfernen.
Nach der Konfiguration Ihrer Erinnerungen können Sie auf Rechnungen > Gesendete Rechnung > Weitere > Erinnerung senden gehen, um eine Erinnerung an Ihren Kunden zu senden.
Wenn Sie für eine bestimmte Rechnung Zahlung erhalten haben, gehen Sie zu Weitere > Erinnerung beenden, um die Erinnerungen für diese Rechnung zu beenden.
Basierend auf der erwarteten Zahlungsdatum
Erinnerungen basierend auf dem erwarteten Zahlungsdatum senden den Benutzern der Organisation eine Benachrichtigung darüber, dass eine bestimmte Zahlung fällig ist. Um dies zu aktivieren:
- Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Klicken Sie unter Erinnerungen & Benachrichtigungen auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Rechnungen-Registerkarte oben.
- Unter Automatische Erinnerungen verschieben Sie den Schalter neben einer Erinnerung nach rechts, um diese zu konfigurieren.
- Wählen Sie die Dauer und die Empfänger der Erinnerung.
- Markieren Sie das Feld neben Diese Erinnerung aktivieren, um sie zu aktivieren, und klicken Sie auf Speichern.
Um eine Erinnerung basierend auf dem erwarteten Zahlungsdatum zu senden:
- Gehe zu Rechnungen > Gesendete Rechnung > Weitere > Erwartetes Zahlungsdatum.
- Wählen Sie das Datum, an dem Ihr Kunde Zahlungen an Sie leisten wird.
- Markieren Sie das Feld neben Erinnerung nicht vorher über Zahlung informieren, um die regulären Erinnerungen an den Kunden zu deaktivieren.
- Klicken Sie auf Speichern.
Automatisierte Erinnerungen für Rechnungen
Sie können auch Erinnerungen einrichten, um Zahlungen für die von Ihnen erhaltenen Rechnungen zu fordern. Sobald diese eingestellt sind, erhalten die Benutzer in Ihrem Konto E-Mail-Erinnerungen bis zum Fälligkeitsdatum, wie von der Administrator festgelegt. Sie können Erinnerungen basierend auf dem Fälligkeitsdatum oder dem erwarteten Zahlungsdatum einer Rechnung senden.
Um Erinnerungen für Rechnungen zu senden:
- Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
- Klicken Sie unter Erinnerungen & Benachrichtigungen auf Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Rechnungen-Registerkarte oben.
- Unter Automatische Erinnerungen verschieben Sie den Schalter neben einer Erinnerung nach rechts, um diese zu konfigurieren.
- Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie die Dauer und die Empfänger der Erinnerung.
- Markieren Sie das Feld neben Diese Erinnerung aktivieren, um sie zu aktivieren, und klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Sie können mehrere Erinnerungen hinzufügen, indem Sie auf + Neue Erinnerung klicken.
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