PDF-Vorlagen
Vorlagen sind vorgefertigte Formate oder Layouts, die als Ausgangspunkt für die Erstellung von Dingen wie Dokumenten, Websites oder Design verwendet werden. Sie bieten eine Struktur oder Rahmen, die angepasst werden kann, um professionell aussehende PDF-Dateien ohne von Grund auf neu zu beginnen, zu erstellen.
In Zoho Books können Sie Vorlagen verwenden, um standardisierte Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Einkaufsbestellungen, Verkaufsbestellungen und ähnliche Transaktionen in PDF-Format zu erstellen. Passen Sie die Vorlage an, um Ihre Marke zu widerspiegeln und wesentliche Informationen zu Ihren Transaktionen einzubauen, entweder mit einer der vorab geladenen Vorlagen oder indem Sie eine neue erstellen.
PDF-Vorlagen anpassen
- Gehe zu Einstellungen.
- Wähle unter Anpassung PDF-Vorlagen aus.
- Im Bereich Vorlagen wähle das Modul aus, das du anpassen möchtest.
- Klicke im oberen rechten Bereich auf + Neue, um eine neue Vorlage zu erstellen, oder bewege die Maus über eine bestehende Vorlage und klicke auf Bearbeiten, um die Vorlage anzupassen.
Allgemeine Registerkarte (für alle Module verfügbar)
Vorlagen-Eigenschaften
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vorlagenname | Gib einen Namen für deine Vorlage ein. |
| Papiergröße | Wähle entweder die A4- oder Letter-Größe nach deiner Vorliebe. |
| Ausrichtung | Wähle entweder Querformat oder Hochformat als Ausrichtung. |
| Randabstände (in Zoll) | Die Ränder der Vorlage bestimmen den Abstand zwischen dem Inhalt und den Rändern der Vorlage. |
| Zahlungsnachweis in Rechnungen einbeziehen | Der Zahlungsnachweis ist ein abnehmbarer Abschnitt, der zu einer Rechnung hinzugefügt wird, um bar bezahlte Zahlungen zu sammeln, insbesondere wenn du Rechnungen per Post versendest. Diese Option ist nur für Rechnungen verfügbar. |
Font
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| PDF Font | Dies ist die Schriftart, die verwendet wird, um den Inhalt in diesem Vorlage zu anzeigen. Ein Hinweis erscheint unter der ausgewählten Schriftart, der die Sprachen erklärt, für die sie am besten geeignet ist. |
| Label Color | Wählen Sie eine andere Schriftfarbe für jede Spalte, die angezeigt wird. |
| Font Color | Wählen Sie eine Schriftfarbe. |
| Font Size | Geben Sie die Schriftgröße für die angezeigte Rechnung an. |
Background
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Background Image | Ein Hintergrundbild kann hinzugefügt werden, um den Hintergrund der Vorlage zu füllen. |
| Image Position | Die Position dieses Bildes kann mit dem Image Position-Dropdown angepasst werden. |
| Background Colour | Mit dieser Option können Sie die Farbe des Hintergrunds der Vorlage ändern. |
Header and Footer Tab (Available for All Modules)
Hinweis: In Zoho Books haben bestimmte Module separate Tabs für Header und Footer.
Header
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Background Image | Ein Hintergrundbild kann hinzugefügt werden, um den Header-Bereich der Vorlage zu füllen. Hinweis: Die Größe des Hintergrundbildes darf nicht über 1 MB liegen. |
| Background Color | Die Hintergrundfarbe des Header-Bereichs kann entweder durch Eingabe eines Hex-Farbcodes oder durch Klicken auf das farbige Quadrat geändert werden, um den Farbpicker zu öffnen. |
| Customise your header content | Passen Sie den Inhalt des Headers Ihrer Vorlage mit Platzhaltern und Schriftoptionen an. |
| Apply to first page only | Aktivieren Sie diese Option, um den Header-Bereich anders für die erste Seite zu konfigurieren. Sie können auch unterschiedlichen Inhalt für die anderen Seiten angeben. |
Footer
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Font Size | Passen Sie die Schriftgröße des Fußbereichs des Dokuments an. |
| Font Color | Wählen Sie die Textfarbe des Fußbereichs. |
| Background Image | Ein Hintergrundbild kann hinzugefügt werden, um den Fußbereich der Vorlage zu füllen. |
| Image Position | Die Position dieses Bildes kann mit dem Image Position-Dropdown angepasst werden. |
| Show Page Number | Markieren Sie dieses Feld, um Seitenzahlen im Dokument zu zeigen. |
| Customise your footer content | Sie können Informationen hinzufügen, die auf der unteren Teil des Dokuments angezeigt werden. Dieser Inhalt kann vollständig mit Platzhaltern, Tabellen, Schriftoptionen und Links angepasst werden, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. |
Transaction Details Tab (Available for All Sales and Purchase Modules)
Organization Details
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Show Organisation Logo | Diese Option zeigt Ihr Geschäftslogo an und ermöglicht es Ihnen, seine Größe anzupassen. |
| Logo vergrößern | Das Logo Ihrer Organisation kann durch Verschieben des Schiebereglers links oder rechts auf die Vorlage angepasst werden. Tip: Klicken Sie auf das Reset-Icon, um zum Standard-Aspektverhältnis des Bildes zurückzukehren. |
| Hintergrundbild | Ein Hintergrundbild kann hinzugefügt werden, um den Footerbereich der Vorlage zu füllen. |
| Organisation Name anzeigen | Aktivieren Sie diese Option, um den Namen Ihrer Organisation in der Vorlage anzuzeigen. |
| Organisation Adresse anzeigen | Wählen Sie aus, ob Sie die Adresse Ihrer Organisation auf der Vorlage anzeigen möchten. |
| Organisation Adresse Format | Diese Option ermöglicht es, das Format Ihrer Organisationadresse zu ändern. Sie können auch Platzhalter hinzufügen oder entfernen, um es weiter anzupassen. |
Kundeninformationen (nur bei Verkaufstransaktionen verfügbar)
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Kundenname | Ändern Sie die Schriftfarbe und die Schriftgröße des Kunden-Namens im Dokument. |
| Schriftfarbe | Wählen Sie die Schriftfarbe für den Kundenname. |
| Bill To | Wählen Sie diese Option, um die Rechnungsadresse im Vorlage zu inkludieren. |
| Rechnungsadresse Format | Klicken Sie auf diese Option, um das Format der Rechnungsadresse durch Einfügen von Platzhaltern anzupassen. |
| Ship To | Wählen Sie diese Option, um die Versandadresse im Vorlage zu inkludieren. |
| Versandadresse Format | Wählen Sie diese Option, um das Format der Versandadresse durch Hinzufügen der erforderlichen Platzhalter anzupassen. |
Lieferantendetails (nur bei Einkaufstransaktionen verfügbar)
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Lieferantename | Ändern Sie die Schriftfarbe und die Schriftgröße des Lieferanten-Namens im Dokument. |
| Bill To | Wählen Sie diese Option, um die Rechnungsadresse im Dokument zu inkludieren. |
| Rechnungsadresse Format | Klicken Sie auf diese Option, um das Format der Rechnungsadresse durch Einfügen von Platzhaltern anzupassen. |
Dokumentdetails (für alle Module verfügbar)
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Dokumenttitel anzeigen | Aktivieren Sie diese Option, um den Titel des Dokuments in der Vorlage anzuzeigen. |
| Schriftgröße und -farbe | Legen Sie die Schriftgröße und die Schriftfarbe des Textes im Dokument fest. |
| Dokumentinformationen | Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um die aufgeführten Felder anzuzeigen oder auszublenden. Sie können auch die Bezeichnungen in den benachbarten Textfeldern bearbeiten. |
Tabelle-Tab
Beschriftungen
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Beschriftungsfelder | Aktivieren Sie die Felder, um sie in PDF-Vorlagen hinzuzufügen. Beachten Sie, dass die Beschriftungsfelder je nach Dokumentzweck in den Vorlagen variieren. | Alle Module |
| Name und Beschreibung des Artikels anpassen | Passen Sie das Format des Artikelsnamens und der Beschreibung in PDFs an, indem Sie Platzhalter einfügen und benutzerdefinierte Inhalte hinzufügen. | Alle Module |
| Rechnung aus Projekten erstellt | Sie können diese Labels verwenden, um die Projektangaben im Vorlagendesign anzupassen. | Rechnungen |
| Tabelle-Zellenbreite anpassen | Sie können die Spaltenbreite Ihrer Tabelle anpassen. | Alle Module |
Layout
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Tabelle-Header, Artikelzeile und Artikelbeschreibung | Passen Sie die Einstellungen für Schriftgröße, Hintergrundfarbe und Schriftfarbe an. | Alle Module |
Gesamtabschnitt
Gesamtabschnitt
Labels
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Gesamtabschnitt anzeigen | Wählen Sie diese Option aus, um Felder wie Zwischensumme, Versandkosten, Rabatt, Gesamtsteuerbetrag, Steuerinformationen, Gesamtsumme, Währungszeichen und Menge dem Vorlagendesign hinzuzufügen. | Angebote, Verkaufsbestellungen, Rechnungen, Lieferantenkredite, Rechnungen, Retainer-Rechnungen |
| Zahlungsinformationen anzeigen | Wählen Sie diese Option aus, um Felder wie Zahlungen, Kredite, Ausgezahlte Beträge, Ausfallbetrag und Restschuld dem Vorlagendesign hinzuzufügen. | Angebote, Verkaufsbestellungen, Rechnungen, Lieferantenkredite, Rechnungen, Retainer-Rechnungen |
| Betrag in Worten anzeigen | Wählen Sie diese Option aus, um den Betrag in Worten auf dem Vorlagendesign anzuzeigen. | Angebote, Verkaufsbestellungen, Rechnungen, Retainer-Rechnungen |
Layout
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Gesamt (Zwischensumme, Steuer) | Passen Sie die Einstellungen für Schriftgröße, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe dieser Felder nach Ihren Vorlieben an. | Alle Module |
| Restschuld | Passen Sie die Einstellungen für Schriftgröße, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe dieser Felder nach Ihren Vorlieben an. | Alle Module |
Steuern
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Steuerübersicht anzeigen | Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Steuerinformationen anzeigen möchten. | Rechnungen, Verkaufsbestellungen, Angebote, Gutschriften |
| Retainer-Steuerübersicht anzeigen | Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Retainer-Steuerinformationen anzeigen möchten. | Rechnungen, Verkaufsbestellungen, Gutschriften |
Andere Details-Registerkarte
Dokumentzusammenfassung
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Notizen | Passen Sie das Etikett und die Schriftgröße für Notizen an. | Rechnungen, Angebote, Verkaufsbestellungen, Gutschriften, Retainer-Rechnungen |
| Zahlungsoptionen | Aktivieren Sie diese Option, um verfügbare Online-Zahlungsmethoden im Vorlagendesign zu integrieren. | Rechnungen, Angebote, Verkaufsbestellungen, Gutschriften, Retainer-Rechnungen |
| Ihre Bankdaten hinzufügen | Wählen Sie diese Option aus, um Ihre Bankkontodaten im Vorlagendesign zu integrieren, damit Ihre Kunden Zahlungen an dieses Konto initiieren können. | Rechnungen, Angebote, Verkaufsbestellungen, Gutschriften, Retainer-Rechnungen |
| Rechnungs-QR-Code anzeigen | Wählen Sie diese Option aus, um die Rechnung durch Scannen des QR-Codes zu öffnen. | Rechnungen |
| Allgemeine Geschäftsbedingungen | Aktivieren Sie diese Option, um Allgemeine Geschäftsbedingungen zu Ihrem Vorlagevorlagendesign hinzuzufügen. Sie können außerdem das Etikett und die Schriftgröße dieses Feldes anpassen. | Alle Verkaufs- und Kaufmodule |
| Unterschrift | Aktivieren Sie diese Option, um eine Unterschrift zu Ihrem Vorlagenlayout hinzuzufügen. Sie können ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen und einen Namen dafür angeben. | Alle Verkaufs- und Kaufmodule |
Anhang
| Felder | Beschreibung | Unterstützte Module |
|---|---|---|
| Anhang-Inhalt hinzufügen | Aktivieren Sie diese Option, um Steuerinformationen anzuzeigen. | Rechnungen, Verkaufsbestellungen, Angebote, Gutschriften |
| Retainer-Steuerzusammenfassung anzeigen | Klicken Sie auf Anhang-Inhalt hinzufügen, um zusätzliche Informationen außerhalb Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen einzufügen. Dies kann z. B. Gesetze, Klauseln oder andere Details Ihrer Organisation umfassen. Dieser Inhalt wird am Ende jeder Rechnung angezeigt. | Alle Verkaufs- und Kaufmodule |
Hinweis: Der Anhang ist als separater Tab für Zahlungseingänge und Retainer-Zahlungseingänge verfügbar.
Rechnungsdetails-Tab (für Zahlungseingänge und Retainer-Zahlungseingänge)
Etiketten
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsdetails anzeigen | Aktivieren Sie diese Option, um Ihre Rechnungsdaten in Zahlungseingänge aufzunehmen. |
| Etikettenfelder | Wählen Sie die Etiketten aus, die Sie in den Vorlagen anzeigen möchten. |
Layout
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Tabelle-Header | Passen Sie die Schriftgröße, die Hintergrundfarbe und die Schriftfarbe für den Header der Tabelle an. |
| Artikelzeile | Anpassen Sie die Schriftgröße, die Tabelle-Artikel-Farbe und die Schriftfarbe. |
| Zahlung für | Passen Sie die Schriftgröße und die Schriftfarbe entsprechend Ihren Vorlieben an. |
Rechnungsdaten-Tab (für Lieferantenzahlungen)
Etiketten
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsdaten anzeigen | Wählen Sie diese Option, um Rechnungsdaten in Zahlungseingänge aufzunehmen. |
| Etikettenfelder | Wählen Sie beliebige Etiketten aus, um sie in Zahlungseingänge einzubinden. |
Layout
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Tabelle-Header | Anpassen Sie die Schriftgröße, die Hintergrundfarbe und die Schriftfarbe für den Tabelle-Header. |
| Artikelzeile | Anpassen Sie die Schriftgröße, die Tabelle-Artikel-Farbe und die Schriftfarbe. |
| Zahlung für | Anpassen Sie die Schriftgröße und die Schriftfarbe für diesen Abschnitt. |
Zahlungsinformationen-Tab (für Zahlungseingänge, Retainer-Zahlungseingänge und Lieferantenzahlungen)
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Dokumentinformation | Felder ein- und ausblenden und Beschriftungen bearbeiten. |
| Kundenname | Konfigurieren Sie das Format der Empfängeradresse, die Schriftfarbe, die Schriftgröße, den Betragsempfang und das Währungssymbol. |
| Lieferantename | In diesem Abschnitt konfigurieren Sie das Format des Lieferanten-Namens, seine Schriftfarbe, Schriftgröße, den Zahlungsbetrag und das Währungssymbol. |
| Betragsempfang | Passen Sie die Schriftgröße, die Schriftfarbe und die Hintergrundfarbe dieses Labels an. |
| Zahlungsbetrag | Passen Sie die Schriftgröße, die Schriftfarbe und die Hintergrundfarbe dieses Labels an. |
| Unterschrift | Aktivieren Sie diese Option, um Unterschriften in Ihrem PDF-Vorlage zu integrieren, mit der Möglichkeit, ein Bild für die Unterschrift hochzuladen. |
Andere Aktionen in Vorlagen
Abgesehen von den Anpassungen, die Sie in jeder Registerkarte vornehmen können, können Sie in dem Modul „PDF-Vorlagen“ in Zoho Books weitere Aktionen durchführen.
Farbthema wählen
In Zoho Books können Benutzer die Farben in ihren Dokumentvorlagen individuell anpassen, indem sie aus einer Vielzahl von verfügbaren Farbthemen wählen. Um ein Farbthema für Ihre Vorlage auszuwählen:
- Gehe zu Einstellungen.
- Wählen Sie unter Anpassung PDF-Vorlagen.
- Im Bereich Vorlagen wählen Sie das Modul aus, das Sie anpassen möchten.
- Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf Neu, um eine neue Vorlage zu erstellen, oder bewegen Sie die Maus über eine bestehende Vorlage und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Vorlage anzupassen.
- Auf der Seite „Bearbeiten“ klicken Sie auf das Dropdown-Menü Farbthema auswählen am oberen Rand und wählen Sie das gewünschte Farbthema für Ihre Vorlage.
- Klicken Sie auf Speichern.
Vorlagen vorab ansehen
Die Option „Vorlagen vorab ansehen“ in Zoho Books ermöglicht es Ihnen, zu sehen, wie Ihre Vorlagen (wie Rechnungen, Angebote usw.) aussehen, bevor Sie sie versenden. Um Vorlagen vorab anzuzeigen:
- Gehe zu Einstellungen.
- Klicke auf PDF-Vorlagen unter Anpassung.
- Wähle im Bereich Vorlagen das Modul aus, um die gewünschte Vorlage anzuzeigen.
- Bewege die Maus über eine Vorlage im Modul und klicke auf das Einstellungen-Icon, um weitere Optionen anzuzeigen.
- Klicke auf Vorabansicht.
Standardvorlage ändern
Standardmäßig verfügt jedes Modul über eine Standardvorlage. Wenn Sie eine Vorlage angepasst und erstellt haben, können Sie diese als Standardvorlage für die PDF-Dokumente dieses Moduls festlegen. Um die Standardvorlage zu ändern:
- Gehe zu Einstellungen.
- Wählen Sie unter Anpassung PDF-Vorlagen.
- Im Bereich Vorlagen wählen Sie das Modul aus, das Sie anpassen möchten.
- Bewege die Maus über die bestehende Vorlage und klicke auf das Dropdown-Menü des Einstellungen-Icons.
- Klicke auf Als Standard festlegen.
Die Standardvorlage wird nun automatisch auf alle Transaktionen angewendet und sorgt für eine konsistente Formatierung.
Tipps: Sie können auch eine Standardvorlage für jeden Kunden oder Lieferanten in Zoho Books festlegen. Erfahren Sie, wie Sie Vorlagen an Kunden und Lieferanten binden.
Vorlagen klonen
Das Klonen von Vorlagen vereinfacht den Prozess der Erstellung einer neuen Vorlage und macht ihn schneller, indem alle grundlegenden Anpassungen automatisch in der neuen Vorlage übernommen werden.
In Zoho Books können Sie eine Vorlage für einen Modulbereich anpassen und diese dann für einen anderen Modulbereich klonen. Um eine Vorlage zu klonen:
- Gehe zu Einstellungen.
- Wählen Sie unter Anpassung PDF-Vorlagen aus.
- Im Bereich Vorlagen wählen Sie den Modulbereich aus, den Sie anpassen möchten.
- Bewegen Sie die Maus über die vorhandene Vorlage und klicken Sie auf das Dropdown-Menü mit dem Einstellungen-Icon.
- Im Dropdown-Menü unter ALS wählen Sie den Modulbereich aus, in den die Vorlage geklont werden soll.
- Auf der nächsten Seite machen Sie die notwendigen Änderungen und klicken Sie auf Speichern.
Durch das Klonen können Sie verschiedene Module mit denselben Eigenschaften unterschiedliche Vorlagen verwenden.
Vorlagen löschen
Voraussetzungen:
- Stellen Sie sicher, dass die Vorlage nicht als Standardvorlage festgelegt ist und nicht einem Kunden oder Lieferanten zugeordnet ist.
- Wenn die Vorlage einem Kunden oder Lieferanten zugeordnet ist, weisen Sie zuvor eine andere Vorlage zu diesem Kunden oder Lieferanten zu.
Um eine Vorlage zu löschen:
- Gehe zu Einstellungen.
- Wählen Sie unter Anpassung PDF-Vorlagen aus.
- Im Bereich Vorlagen wählen Sie den Modulbereich aus, den Sie anpassen möchten.
- Bewegen Sie die Maus über die vorhandene Vorlage und klicken Sie auf das Dropdown-Menü mit dem Einstellungen-Icon.
- Im Dropdown-Menü klicken Sie auf Löschen.
- Im Popup klicken Sie auf OK, um die Löschung zu bestätigen.
Ja
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