Benutzer & Rollen

Benutzer
Ein Benutzer ist jemand, der Zugriff auf Ihre Zoho Books-Organisation hat. Eine Organisation in Zoho Books kann mehrere Benutzer haben.

Rolle
Eine Rolle bezeichnet die Zugriffsstufe, die ein Benutzer in einer Organisation haben kann. In Zoho Books verfügen wir über Standardrollen wie Admin, Mitarbeiter, Mitarbeiter für bestimmte Kunden und Zeiterfassungsmitarbeiter.

Weitere Informationen zu diesen Rollen:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer & Rollen auf Rollen.

Die Standardrollen in Zoho Books können nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Möchten Sie eine eigene Rolle erstellen? Versuchen Sie benutzerdefinierte Rollen.

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Benutzer hinzufügen

Wenn Sie ein Zoho Books-Konto erstellen, werden Sie automatisch zum Standard-Admin Ihrer Organisation. Sobald Sie Admin sind, können Sie mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Rollen in Ihre Organisation einladen. Hier ist, wie Sie dies tun können:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer & Rollen auf Benutzer.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Seite auf Benutzer einladen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse, den Namen und die Rolle des Benutzers ein, den Sie in Ihre Organisation einladen möchten.
Klicken Sie auf Speichern.

Danach wird eine E-Mail an den neuen Benutzer gesendet, von der aus dieser den Link bestätigen und ein Anmeldepasswort einrichten muss, um auf Ihre Zoho Books-Organisation zuzugreifen.

Hinweis:
Nur Benutzer mit Admin-Zugriff können neue Benutzer hinzufügen.

Benutzer bearbeiten

Nachdem Sie einen neuen Benutzer hinzugefügt haben, können Sie deren Daten gegebenenfalls bearbeiten. Hier ist, wie Sie dies tun können:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer & Rollen auf Benutzer.
Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Daten Sie ändern möchten.
Klicken Sie auf Bearbeiten.
Führen Sie die erforderlichen Änderungen durch und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis:
Nur Benutzer mit Admin-Zugriff können Benutzerinformationen bearbeiten.

Benutzerdefinierte Rollen

Abgesehen von den Standardrollen (wie Admin, Mitarbeiter usw.) in Zoho Books können Sie zusätzliche Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsstufen hinzufügen. Diese Rollen werden als benutzerdefinierte Rollen bezeichnet.

Um eine benutzerdefinierte Rolle hinzuzufügen:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer & Rollen auf Rollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Rolle in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie die Module und die Zugriffsstufe aus, die für die Rolle bereitgestellt werden sollen.
Klicken Sie auf Weitere Berechtigungen für zusätzliche Zugriffsoptionen.
Klicken Sie auf Speichern.

Zusätzliche Felder für Benutzer

Standardmäßig enthält die Benutzerinformation in Zoho Books ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse. Wenn Sie weitere Details außer diesen hinzufügen möchten, müssen Sie zusätzliche Felder für Benutzer erstellen.

Um ein zusätzliches Feld für Benutzer zu erstellen:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer & Rollen auf Benutzerpräferenzen.
Wählen Sie die Feldanpassung-Registerkarte oben auf der Seite.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neues benutzerdefiniertes Feld in der oberen rechten Ecke der Seite.
Geben Sie den Bezeichnungsname ein, wählen Sie den Datentyp aus und füllen Sie die anderen erforderlichen Angaben aus.
Wenn das Feld, das Sie hinzufügen möchten, personenbezogene Daten (PII) ist, markieren Sie dies unter Ist dies PII?
Klicken Sie auf Speichern.

Dieses neue Feld wird unter der Feldanpassung-Registerkarte gespeichert. Sie können verschiedene Aktionen darauf durchführen, indem Sie das Feld anfassen und auf Bearbeiten oder das Dropdown-Menü neben ihm klicken.

Die benutzerdefinierten Felder, die Sie unter Feldanpassung erstellen, werden angezeigt, wenn Sie einen neuen Benutzer in Ihre Organisation hinzufügen.

Benutzer als inaktiv markieren

Manchmal möchten Sie einen Benutzer von der Nutzung Ihrer Organisation ausschließen. In diesem Fall können Sie einen Benutzer als inaktiv markieren. Sie können den Benutzer jederzeit wieder aktiv machen, wenn gewünscht.

Um einen Benutzer als inaktiv zu markieren:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer & Rollen auf Benutzer.
Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie als inaktiv markieren möchten.
Klicken Sie auf Als inaktiv markieren.

Benutzer als aktiv markieren

Sie können einen inaktiven Benutzer wieder aktiv machen. So geht es:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer & Rollen auf Benutzer.
Wählen Sie den inaktiven Benutzer aus, den Sie als aktiv markieren möchten.
Klicken Sie auf Als aktiv markieren.

Benutzer löschen

Sie können einen Benutzer löschen, den Sie nicht mehr Zugriff auf Ihre Zoho Books-Organisation gewähren möchten.

Um einen Benutzer in Zoho Books zu löschen:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer & Rollen auf Benutzer.
Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf Löschen.

Möchten Sie den Zugriff für einen Benutzer auf Ihre Zoho Books-Organisation zu beschränken, aber den Benutzer nicht löschen? Markieren Sie den Benutzer als inaktiv.

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