Aufgaben

Aufgaben sind die Dinge, die Sie und Ihre Benutzer erledigen müssen. In Zoho Books können Sie Aufgaben erstellen, finanzielle Aufgaben an Ihre Benutzer zuweisen, Prioritäten festlegen und Erinnerungen senden.

Hinweise: Diese Funktion ist nur für bestimmte Pläne von Zoho Books verfügbar. Besuchen Sie die Preisseite, um zu überprüfen, ob sie in Ihrem aktuellen Plan verfügbar ist.

Szenario: Patricia, die Leiterin von Zylker, möchte, dass einer ihrer Mitarbeiter, Brandon, vor zwei Tagen vor Fälligkeitsdatum beim Kunden anruft, um eine Rechnung zu verfolgen. Daher erstellt sie eine Aufgabe für diese Rechnung und weist sie an Brandon weiter, setzt den Fälligkeitsdatum auf das Datum, an dem die Rechnung fällig ist, und legt eine Erinnerung für zwei Tage vor Fälligkeitsdatum fest. Brandon erhält eine E-Mail, die ihm mitteilt, dass diese Aufgabe ihm zugewiesen wurde. Zudem erhält er eine Erinnerung zwei Tage vor Fälligkeitsdatum, die ihn daran erinnert, den Anruf vorzunehmen.

Vorteile der Aufgaben

Mit der Aufgabenfunktion können Sie die Kommunikation über verschiedene Aufgaben innerhalb der Organisation reibungslos gestalten. Einige Vorteile sind:

Aufgaben nach Priorität wie hoch, niedrig, normal usw. markieren
Erinnerungen einrichten, um eine Benachrichtigung über eine Aufgabe per E-Mail, in-App-Benachrichtigung oder beidem zu senden
Benutzer über Aufgaben per E-Mail benachrichtigen
Benutzerdefinierte Status-Einstellungen erstellen und Aufgaben entsprechend dem Status markieren
Aufgaben zu Transaktionen verknüpfen und sie in der Transaktionsdetaillseite anzeigen

Aufgaben aktivieren

Aufgaben sind in Zoho Books standardmäßig nicht verfügbar. Sie müssen sie für Ihre Organisation aktivieren. So geht’s:

Klicken Sie im oberen rechten Bereich der Seite auf Einstellungen.
Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Allgemein.
Aktivieren Sie die Option Aufgaben.
Klicken Sie auf Speichern.

Aufgaben erstellen

Voraussetzung: Stellen Sie sicher, dass Sie allen Benutzern die erforderlichen Zugriffsrechte im Abschnitt Benutzer und Rollen erteilt haben.

Sobald Sie Aufgaben aktiviert haben und Ihren Benutzern die erforderlichen Berechtigungen in Ihrer Organisation erteilt haben, können Sie Aufgaben erstellen und an Benutzer zuweisen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Aufgaben zu erstellen.

Im oberen rechten Bereich einer Seite
Im Menübereich einer bestimmten Transaktion.

Oben rechts einer Seite

Sie können eine Aufgabe erstellen, indem Sie auf das Aufgaben-Symbol in der oberen rechten Ecke einer Seite klicken. Eine in diesem Abschnitt erstellte Aufgabe wird keinem bestimmten Transaktionsverlauf zugewiesen.

Menüleiste eines bestimmten Transaktionsverlaufs

Wenn Sie eine Aufgabe einem bestimmten Transaktionsverlauf zuordnen möchten, können Sie dazu zum Verlauf gehen und auf das Aufgaben-Symbol in der Menüleiste klicken. Die Aufgaben können auf der entsprechenden Transaktionsseite über das Aufgaben-Symbol angezeigt werden.

Aufgaben können kontextuell aus Modulen wie folgenden erstellt werden:

Artikel
Kunden
Angebote
Verkaufsbestellungen
Rechnungen
Bankkonten
Gegenrechnungen
Lieferanten
Ausgaben
Einkaufsbestellungen
Forderungen
Lieferanten-Zahlungen
Buchungen
Projekte

Um eine Aufgabe zu erstellen:

Klicken Sie auf das Aufgaben-Symbol und klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue in der oberen rechten Ecke der Seite.
Geben Sie die erforderlichen Angaben ein.

Feld	Beschreibung
Titel	Geben Sie den Titel oder den Namen der Aufgabe ein.
Zuweisen an	Wählen Sie den Benutzer aus, dem Sie die Aufgabe zuweisen möchten.
Benutzer per E-Mail benachrichtigen	Markieren Sie diese Option, wenn Sie den Benutzer über die Aufgabe per E-Mail benachrichtigen möchten.
Verknüpftes Kontakt	Fügen Sie den Kontakt ein, der mit dieser Aufgabe verknüpft werden soll.
Fälligkeitsdatum	Wählen Sie das Datum aus, an dem Sie erwarten, dass die Aufgabe abgeschlossen ist.
Priorität	Wählen Sie die Priorität der Aufgabe aus. Sie können wählen, ob es eine sehr hohe, hohe, normale, niedrige oder sehr niedrige Priorität ist.
Erinnerung einstellen	Erinnerungen einstellen und wählen Sie, ob die Erinnerungen per E-Mail, in-App-Benachrichtigung oder beides an den zugewiesenen Benutzer gesendet werden sollen.

Klicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie „Speichern“ klicken, wird die Aufgabe erstellt. Wenn Sie die Option „Benutzer per E-Mail benachrichtigen“ markiert haben, erhält der Benutzer eine E-Mail mit den Aufgabeninformationen. Die Aufgabe können Sie über das Aufgaben-Symbol in der oberen rechten Ecke der Seite anzeigen.

Sobald Sie oder ein Benutzer die Aufgabe abgeschlossen haben, kann sie aus dem Dropdown-Menü Status ändern als Abgeschlossen markiert werden.

Aufgabenpräferenzen

Benutzerdefinierte Status

Es gibt vordefinierte Status in Aufgaben wie „Noch nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“. Wenn Sie jedoch andere Status erstellen möchten, können Sie dies durch die Erstellung eines benutzerdefinierten Statuses tun. Diese benutzerdefinierten Status müssen als Unterstatus eines vordefinierten Statuses erstellt werden. So funktioniert das:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Präferenzen auf Aufgaben.
Klicken Sie auf + Neuer benutzerdefinierter Status in der oberen rechten Ecke der Seite.
Wählen Sie den Status aus, unter dem Sie diesen Unterstatus erstellen möchten, und geben Sie den Statusnamen ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie einen Unterstatus unter „Abgeschlossen“ erstellen und diesen Status auf eine Aufgabe anwenden, werden keine Benachrichtigungen für diese Aufgabe gesendet, da sie als abgeschlossen gilt.

Einblick: Nur die Administrator, der zugewiesene Benutzer oder der Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat, hat die Berechtigung, den Status einer Aufgabe zu ändern.

Berechtigungen verwalten

Sie können die gewünschte Berechtigungsstufe für Ihre Benutzer wählen. Standardmäßig hat nur der Administrator vollständigen Zugriff. Die Administrator müssen die anderen Benutzer erst nach deren Berechtigung erteilen, damit diese die ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen können. Um Zugriff zu gewähren:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Benutzer und Rollen auf Rollen.
Wählen Sie die Rolle aus, für die Sie die Berechtigung festlegen möchten.
Sie können Vollzugriff, Ansicht, Erstellung, Löschen oder Bearbeitungsberechtigung gewähren.
Wenn Sie einem Benutzer den Zugriff auf Aufgaben anderer Benutzer gewähren möchten, klicken Sie auf Weitere Berechtigungen und aktivieren Sie die Option Andere Benutzer-Aufgaben verwalten.

Einblick: Wenn einem Benutzer eine Berechtigung gewährt wird, z. B. Ansicht, dann kann er nur Aufgaben sehen, die ihm zugewiesen wurden. Wenn jedoch einem Benutzer sowohl Ansicht als auch die Berechtigung „Andere Benutzer-Aufgaben verwalten“ gewährt wird, kann er Aufgaben anderer Benutzer sehen. Dies gilt für alle Berechtigungen wie Ansicht, Erstellen, Bearbeiten und Löschen unter dem Aufgabenheader im Benutzer- und Rollenabschnitt.

Andere Aktionen

Aufgabe löschen

Hinweise: Nur Admins, der zugewiesene Benutzer, der Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat, sowie alle Benutzer mit der Berechtigung „Andere Benutzer-Aufgaben verwalten“ können Aufgaben löschen.

Um eine Aufgabe zu löschen:

Gehe zu dem Aufgabenmodul.
Klicke auf die Herunterpfeil-Icon neben der Aufgabe, die du löschen möchtest.
Klicke auf Löschen.
Klicke im folgenden Popup auf Aufgabe löschen, um zu bestätigen.

Aufgabe bearbeiten

Um eine Aufgabe zu bearbeiten:

Gehe zu dem Aufgabenmodul.
Klicke auf das Herunterpfeil-Icon neben der Aufgabe, die du bearbeiten möchtest.
Klicke auf Bearbeiten.
Machen Sie die notwendigen Änderungen und klicken Sie auf Speichern.

Filter verwalten

Wenn Sie Aufgaben nach ihrem Status filtern möchten, können Sie dies tun. So funktioniert das:

Gehe zur Aufgabenliste.
Klicke auf Alle Aufgaben am oberen Rand der Seite und wähle den Status aus, nach dem Sie die Aufgaben filtern möchten. Die Aufgaben werden dann entsprechend dem gewählten Filter angezeigt.

Massenaktionen

Sie können Aufgaben, die Sie in Zoho Books erstellt haben, massenweise löschen und aktualisieren. So funktioniert das:

Gehe zur Aufgabenliste.
Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie massenweise aktualisieren oder löschen möchten.
Klicken Sie auf das Löschen-Icon und dann auf OK, wenn Sie die ausgewählten Aufgaben löschen möchten, oder auf das Massenaktualisieren-Icon und dann auf Aktualisieren, um Änderungen an den ausgewählten Aufgaben vorzunehmen.