Kundenbestätigung für Zeit-Einträge

Die Kundenbestätigung ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit-Einträge an Ihre Kunden zu übermitteln und diese zu bestätigen. Damit erfahren die Kunden die Gesamtanzahl der Stunden, die Sie für sie geleistet haben. Nur die bestätigten Zeit-Einträge können später gegenüber dem Kunden fakturiert werden.

Kundenbestätigungen verstehen

Lassen Sie uns die Kundenbestätigung anhand eines Szenarios verstehen.

Szenario: Andy und sein Team arbeiten an einem Projekt, für das sie nach der Anzahl der geleisteten Stunden bezahlt werden. Andy dokumentiert die Arbeit jedes Mitarbeiters und sendet die Zeit-Einträge an seinen Kunden für Bestätigung. Der Kunde erfährt genau, wie viele Stunden für jede Aufgabe und insgesamt für die Projektabschlusszeit verbracht wurden. Sobald die Zeit-Einträge vom Kunden bestätigt wurden, kann Andy den Kunden fakturieren, wodurch der gesamte Prozess für Andy und seinen Kunden reibungslos und einfach wird.

Kundenbestätigungen aktivieren

Melden Sie sich in Ihr Zoho Books-Organisationen an.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich der Seite auf Einstellungen.
Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Zeitverfolgung.
Aktivieren Sie die Option Kundenbestätigungen für Zeit-Einträge aktivieren.

Wenn Sie Projekte und Zeitverfolgung im Kundenportal nicht aktiviert haben, erscheint ein Popup, das Sie auffordert, dies zu aktivieren.

Aktivieren Sie die Option Projekte und Zeitverfolgung im Kundenportal aktivieren, und klicken Sie auf die Option Speichern und Aktivieren, damit Ihre Kunden die Kundenbestätigungen im Kundenportal anzeigen können.

Einblick: Kundenbestätigungen sind nur für Kunden verfügbar, für die Sie das Kundenportal aktiviert haben.

Kundenbestätigungen erstellen

Sobald Sie Kundenbestätigungen aktiviert haben, können Sie diese im Bereich Zeitverfolgung unter Kundenbestätigungen sehen. Kundenbestätigungen sind nur für Projekte verfügbar, für die Sie sie aktiviert haben.

Um Kundenbestätigung für ein Projekt zu aktivieren:

Markieren Sie beim Erstellen eines neuen Projekts oder beim Bearbeiten eines bestehenden Projekts die Kästchen Kundenbestätigung für die Zeitaufträge dieses Projekts aktivieren.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um Kundenbestätigungen zu erstellen:

1. Im Modul „Kundenbestätigungen“

Gehe im linken Seitenbereich zum Modul Zeitrückmeldung.
Wählen Sie Kundenbestätigungen.
Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf + Neue Bestätigung erstellen.

2. Im Modul „Zeitblatt“

Gehe im linken Seitenbereich zum Modul Zeitrückmeldung.
Wählen Sie Zeitblatt.
Wählen Sie die Zeitaufträge aus, die für die Bestätigung gesendet werden sollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Für Kundenbestätigung einreichen im oberen Bereich.

Sobald Sie eine der obigen Methoden gewählt haben, müssen Sie folgende Angaben eingeben:

Wählen Sie einen Kunden aus dem Dropdownfeld Kundenname.
Geben Sie einen Namen für die Bestätigung im Feld Name ein.
Wählen Sie die Projekte aus, für die Sie Zeitaufträge einbeziehen möchten, im Dropdownfeld Projekte.
Fügen Sie eine Beschreibung (falls vorhanden) für die Kundenbestätigung im Feld Beschreibung ein.
Wählen Sie einen Fälligkeitsdatum im Feld Fälligkeitsdatum aus, wenn Sie Ihren Kunden verlangen, die Zeitaufträge vor einem bestimmten Datum zu bestätigen.
Wählen Sie die Zeitaufträge aus, die Sie Ihrem Kunden unter Zeitblatt zusenden möchten.
Klicken Sie auf Speichern und einreichen, um die Bestätigung sofort zu speichern und abzusenden. Danach klicken Sie in dem folgenden Popup auf Für Bestätigung einreichen.
Klicken Sie auf Speichern, um die Bestätigung später zu speichern und abzusenden.

Hinweis: Zeitaufträge, die bereits fakturiert wurden, können nicht in eine Kundenbestätigung aufgenommen werden.

Aktionen für Kundenbestätigungen

Das Register Kundenbestätigungen zeigt alle Ihre Kundenbestätigungen an, die dann eingereicht, bestätigt oder abgelehnt werden können.

Kundenbestätigungen bestätigen

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Kundenbestätigung zu bestätigen.

1. Im Kundenportal

Ihre Kunden können Ihre Kundenbestätigungen im Tab Zeitblatt im Kundenportal sehen.
Von dort können sie dann einen Zeitauftrag bestätigen, indem sie auf die Schaltfläche Bestätigen im oberen rechten Bereich klicken.

Sobald ein Zeitauftrag bestätigt wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Zoho Books.

2. Im Modul „Zeitblatt“

Gehe zum Modul Zeitblatt unter dem Tab Zeitrückmeldung im linken Seitenbereich.
Wählen Sie die Zeitaufträge aus, die bestätigt werden sollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Als bestätigt markieren im oberen Bereich, um sie zu bestätigen.

3. Im Modul „Kundenbestätigungen“

Gehe zum Modul Kundenbestätigungen unter dem Tab Zeitrückmeldung im linken Seitenbereich.
Wählen Sie eine Zeit-Eintrag aus, die Sie genehmigen möchten, und klicken Sie auf das More-Dropdown.
Wählen Sie Mark as Approved aus.

Klicken Sie auf Ja im folgenden Popup, um die Zeit-Eintrag zu genehmigen.

Ablehnen von Kunden-Genehmigungen

Kunden-Genehmigungen können auf drei Arten abgelehnt werden.

1. Aus dem Kunden-Portal

Ihre Kunden können Ihre Kunden-Genehmigungen im Timesheet-Tab im Kunden-Portal sehen.
Von dort können sie eine Zeit-Eintrag abweisen, indem sie auf die Schaltfläche Reject in der oberen rechten Ecke klicken.

Ihr Kunde wird dann gebeten, einen Grund für die Ablehnung einzugeben.

Sie werden benachrichtigt, wenn eine Ihrer Zeit-Einträge abgelehnt wird, einschließlich des Grundes, in Zoho Books.

Sie können den Grund für die Ablehnung im Abschnitt Comments & History auf der Seite der Kunden-Genehmigung sehen. Sie können dort auch Kommentare hinzufügen oder löschen.

Hinweis: Sie können diesen Kommentarabschnitt verwenden, um Nachrichten auszutauschen und über Zeit-Einträge mit Ihren Kunden zu diskutieren.

2. Aus dem Timesheet-Modul

Manchmal teilen Ihre Kunden Ihnen direkt mit, dass sie eine Rechnung nicht genehmigen, anstatt sie aus dem Kunden-Portal abzulehnen. In solchen Fällen können Sie die Rechnungen manuell als abgelehnt markieren. Dazu:

Gehe zu dem Timesheet-Modul unter dem Time Tracking-Tab in der linken Seitenleiste.
Wählen Sie die Zeit-Einträge aus, die als abgelehnt markiert werden sollen.
Klicken Sie auf das More-Dropdown und wählen Sie Mark as Rejected aus.

3. Aus dem Kunden-Genehmigungs-Modul

Gehe zu dem Customer Approvals-Modul unter dem Time Tracking-Tab in der linken Seitenleiste.
Wählen Sie die Zeit-Eintrag aus, die als abgelehnt markiert werden soll.
Klicken Sie auf das More-Dropdown und wählen Sie Mark as Rejected aus.

Hinweis: Nur eingereichte Kunden-Genehmigungen können als abgelehnt markiert werden.

Andere Aktionen für Kunden-Genehmigungen

Schauen wir uns einige der Aktionen an, die in Kunden-Genehmigungen durchgeführt werden können.

Bearbeiten, Drucken, Herunterladen und Löschen von Kunden-Genehmigungen

Hier ist die Liste der Aktionen, die auf eine Kunden-Genehmigung durchgeführt werden können:

Drucken – Klicken Sie auf das Print-Icon, um Ihre Kunden-Genehmigungen zu drucken.
PDF – Um Ihre Kunden-Genehmigungen als PDF herunterzuladen, klicken Sie auf das PDF-Icon.
Bearbeiten – Um Ihre Kunden-Genehmigungen zu bearbeiten, klicken Sie auf das Edit-Icon in der oberen rechten Ecke.
Löschen – Um eine Kunden-Genehmigung vollständig zu löschen, klicken Sie auf das More-Dropdown und wählen Sie Delete aus.

Filter für Kunden-Genehmigungen

Wir verfügen über eine Reihe von Filtern, mit denen Sie Ihre Kunden-Genehmigungen filtern und auflisten können. Kundenbestätigungen können nach ihrem Status und dem Kundenname aufgelistet werden. Der Status kann aus dem Status-Dropdown ausgewählt werden, der Kundenname aus dem Kunden auswählen-Dropdown. Die folgenden Statusfilter sind in Zoho Books für Kundenbestätigungen verfügbar:

Alle
Genehmigt
Abgelehnt
Ausstehende Einreichung
Ausstehende Genehmigung
Genehmigungsfrist verstrichen

Diese Filter können auch von Ihren Kunden über das Kundenportal verwendet werden.

Kundenbestätigung deaktivieren

Voraussetzung: Um die Funktion Kundenbestätigung für Ihre Organisation zu deaktivieren, müssen Sie die Kundenbestätigung für jedes einzelne Projekt deaktivieren, für das Sie bereits Kundenbestätigungen aktiviert haben. Dazu:

Deaktivieren Sie das Feld Kundenbestätigung für die Zeitaufträge dieses Projekts aktivieren durch Bearbeiten eines bestehenden Projekts.

Um die Kundenbestätigungen für Ihre Organisation zu deaktivieren:

Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie Präferenzen.
Gehen Sie im linken Menü zu Projekte.
Deaktivieren Sie das Feld Kundenbestätigungen für Zeitaufträge aktivieren.
Klicken Sie auf Speichern.

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