Interne Genehmigung für Zeit-Einträge

Die Funktion „Interne Genehmigung für Zeit-Einträge“ ermöglicht es, Ihre eingetragenen Zeit-Einträge an einen Projektmanager oder einen anderen Benutzer zu übermitteln, um deren Genehmigung zu erhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass der Manager über die Stunden und die Aufgaben weiß, die von seinen Mitarbeitern durchgeführt werden. Genehmigte Zeit-Einträge können später fakturiert werden oder an den Kunden für Genehmigung übergeben.

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Scenario: Patricia arbeitet an einem Projekt und wird stundenbezogen bezahlt. Jeden Tag loggt sie die Zeit, die sie arbeitet, und sendet dann einmal pro Woche die Zeit-Einträge an ihren Projektmanager für interne Genehmigung. So ist der Manager stets über die Arbeit seiner Mitarbeiter informiert. Der Manager überprüft dann die Genehmigungen, genehmigt sie und fakturiert sie später an den Kunden. Dadurch entsteht ein reibungsloser interner Genehmigungsprozess für Mitarbeiter und Manager.

Genehmigung aktivieren

Um interne Genehmigung für Ihre Zeit-Einträge zu aktivieren:

Klicken Sie auf Einstellungen in der oberen rechten Ecke der Seite.
Klicken Sie unter Voreinstellungen auf Zeitplan.
Im Tab Allgemein aktivieren Sie die Option Genehmigung für Zeit-Einträge aktivieren.

Klicken Sie auf Speichern.

Interne Genehmigungen sind nur für Projekte verfügbar, die diese Funktion aktiviert haben. Um interne Genehmigungen für ein Projekt zu aktivieren:

Gehe zu Zeitverfolgung > Projekte.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neues Projekt in der oberen rechten Ecke der Seite.
Geben Sie die erforderlichen Angaben ein.
Setzen Sie bei der Option Genehmigung für Zeit-Einträge aktivieren auf Ja. Wählen Sie den Projektmanager aus, an den die Zeit-Einträge des Projekts für Genehmigung übermittelt werden sollen.
Klicken Sie auf Speichern.

Einblick: Nur Benutzer Ihrer Organisation, die auf Zeit-Einträge zugreifen können, können als Projektmanager zugewiesen werden.

Genehmigungen erstellen

Sobald Sie interne Genehmigung aktivieren, erscheint in der Modul „Zeitverfolgung“ ein Tab mit dem Namen Genehmigungen. Sie können hier eine Reihe von Genehmigungsabläufen für verschiedene Zeit-Einträge erstellen, Genehmigungen einreichen, akzeptieren und ablehnen. Um eine Genehmigung zu erstellen:

Gehe zu Zeitverfolgung > Genehmigungen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue Genehmigung. Sie können auch auf die Schaltfläche Genehmigung erstellen klicken, die bei der Erstellung einer Genehmigung zum ersten Mal sichtbar ist.

Im Feld Projekte wählen Sie das Projekt aus, für das die Zeit-Einträge, die Sie für eine Genehmigung einreichen möchten, ausgewählt werden sollen.

Einblick: Nur Projekte, die interne Genehmigungen aktiviert haben, werden hier aufgelistet. Sie können ein bestehendes Projekt bearbeiten, um Genehmigungen zu aktivieren zu lassen.

Geben Sie einen Namensbezug für die Genehmigung ein und fügen Sie gegebenenfalls eine kurze Beschreibung hinzu.
Unter Zeitblatt werden die Zeit-Einträge aufgelistet, die für die ausgewählten Projekte für eine Genehmigung bereitgestellt werden können. Wählen Sie die Zeit-Einträge aus, die Sie in die Genehmigung einbeziehen möchten.
Klicken Sie auf Speichern und einreichen, um die Genehmigung sofort an den Projektmanager zu senden.
Klicken Sie auf Speichern, um die Genehmigung zu speichern und sie später einzureichen.

Einblick: Eine interne Genehmigung kann nur an einen einzigen Genehmiger gerichtet werden. Stellen Sie sicher, dass die Zeit-Einträge denselben Genehmiger haben.

Genehmigungsprozess

Alle erstellten internen Genehmigungen werden im Tab Genehmigungen im Modul Zeitverfolgung aufgelistet. Sobald eine Genehmigung eingereicht wurde, kann der Projektmanager sie entweder genehmigen oder ablehnen.

Eine Genehmigung einreichen

Sie können eine Genehmigung entweder sofort nach der Erstellung einreichen oder sie speichern und später senden. Wenn Sie nur die Genehmigung gespeichert haben, folgen Sie diesen Schritten, um sie zu senden:

Gehe zu Zeitverfolgung > Genehmigungen.
Wählen Sie die Genehmigung aus, die Sie einreichen möchten.
Überprüfen Sie alle Angaben und fügen Sie gegebenenfalls Kommentare hinzu.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einreichen in der oberen rechten Ecke der Genehmigung.
Klicken Sie auf Ja und die Genehmigung wird eingereicht.

Eine Genehmigung genehmigen

So können Sie eine ausstehende Genehmigung genehmigen:

Gehe zu Zeitverfolgung > Genehmigungen.
Wählen Sie die Genehmigung aus, die Sie genehmigen möchten.

Einblick: Eine interne Genehmigung kann nur vom Projektmanager oder vom Genehmiger genehmigt werden, den Sie zugewiesen haben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen in der oberen rechten Ecke.
Klicken Sie auf Ja im folgenden Popup, um die Genehmigung zu genehmigen.

Einblick: Sobald eine Genehmigung genehmigt wurde, kann sie fakturiert werden oder an Ihren Kunden gesendet werden, um deren Genehmigung zu erhalten.

Eine Genehmigung ablehnen

Sie können eine ausstehende Genehmigung oder eine bereits genehmigte Genehmigung ablehnen. So funktioniert das:

Gehe zu Zeitverfolgung > Genehmigungen.
Wählen Sie die Genehmigung aus, die Sie ablehnen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen in der oberen rechten Ecke.

Hinweis: Eine Genehmigung kann nur vom Projektmanager abgelehnt werden.

In der folgenden Pop-up-Meldung wird der Grund für die Ablehnung angegeben und Sie klicken auf Speichern.

Der Einreicher kann den Grund für die Ablehnung im Abschnitt Kommentare & Historie sehen. Dort können Sie auch Kommentare hinzufügen oder löschen.

Pro Tipp: Sie können den Kommentarbereich verwenden, um wichtige Details zu Ihrer Zeitaufnahme mit Ihrem Manager zu teilen.

Andere Aktionen

Die folgenden Aktionen können in einer Genehmigung durchgeführt werden.

Eine Genehmigung bearbeiten

Um eine interne Genehmigung zu bearbeiten:

Gehe zu Zeiträume verfolgen > Genehmigungen.
Wählen Sie die Genehmigung aus, die bearbeitet werden soll.
Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon in der oberen rechten Ecke.
Klicken Sie nach der Notwendigen Änderungen auf Speichern.

Einblick: Sie können eine Genehmigung nicht bearbeiten, die bereits genehmigt wurde.

Eine Genehmigung löschen

Um eine interne Genehmigung zu löschen:

Gehe zu Zeiträume verfolgen > Genehmigungen.
Wählen Sie die Genehmigung aus, die gelöscht werden soll.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen in der oberen rechten Ecke.
In der folgenden Pop-up-Meldung klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen, dass Sie die Genehmigung löschen möchten.

Genehmigungsfilter

Es gibt eine Reihe von Filtern, mit denen Sie die Liste der Genehmigungen basierend auf ihrem Status und ihrer Art anzeigen können. Um zu filtern und zu sehen:

Gehe zu Zeiträume verfolgen > Genehmigungen.
Wählen Sie das Dropdown Status aus, um aus der folgenden Liste von Statusen zu wählen:
- Alle
- Genehmigt
- Abgelehnt
- Offene Einreichung
- Offene Genehmigung
Um die Art der Genehmigung anzuzeigen, wählen Sie eine Option aus der folgenden Filterliste:
- Alle Genehmigungen
- Für Genehmigung eingereicht
- Für Genehmigung empfangen

Genehmigungen deaktivieren

Um die Genehmigungsfunktion für Zeitaufnahmen zu deaktivieren, müssen Sie diese zunächst in den Projekten deaktivieren, in denen sie aktiviert ist. Hier ist, wie Sie die Genehmigung für ein Projekt deaktivieren können:

Gehe zu Zeiträume verfolgen > Projekte.
Öffnen Sie das Projekt, in dem die Genehmigung aktiviert ist.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten oben.
Auf der Bearbeitungsseite für das Projekt klicken Sie auf Nein gegenüber der Option Genehmigungen für Zeitaufnahmen aktivieren.
Klicken Sie auf Speichern.

Pro Tipp: Um Genehmigungen in einem Schritt zu deaktivieren, können Sie die Projekte aus Zeiträume verfolgen > Projekte > auf Massenupdate klicken und die Option Diese Option deaktivieren wählen.

Sobald diese Funktion in allen Projekten deaktiviert ist,

Gehe zu Einstellungen > Präferenzen.
Klicken Sie auf die Zeitplan-Registerkarte, wo Sie Zeitplan-Genehmigungen finden.
Deaktivieren Sie die Option Genehmigungen für Zeitaufnahmen aktivieren.
Klicken Sie auf Speichern.

Jetzt ist die Genehmigungsoption für Ihre gesamte Organisation deaktiviert.

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