Genehmigungsworkflow für Transaktionen

Sobald der Genehmigungsprozess für Transaktionen eingerichtet wurde, können Benutzer in Ihrer Organisation Transaktionen erstellen und für Genehmigung einreichen.

Hinweis: Dieses Hilfe-Dokument bezieht sich auf die alte Version des Genehmigungsprozesses für Transaktionen. Lesen Sie unser Hilfe-Dokument zum neuen Genehmigungsprozess für Transaktionen.

Genehmigungsprozess in den Modulen Verkauf und Einkauf

Sobald Sie den Genehmigungsprozess für Verkaufsmodule aktivieren, ist er für Rechnungen, Angebote, Verkaufsbestellungen, Gutschriften und Retainer-Rechnungen verfügbar. Nur wenn eine Transaktion genehmigt wurde, kann der Benutzer die folgenden Aktionen auf dieser durchführen:

Feld	Aktionen
Rechnung	Rechnung als versendet markieren, Zahlungen erfassen, Gutschriften anwenden, Versandrechnung erstellen, Abschreibung vornehmen, Retainer-Rechnung verwenden und Rechnung per E-Mail senden.
Angebot	Angebot als versendet markieren, in Rechnung umwandeln, in Verkaufsbestellung umwandeln und Angebot per E-Mail senden.
Verkaufsbestellung	In Rechnung umwandeln, in Offen umwandeln und Verkaufsbestellung per E-Mail senden. Sie können auch ein Paket erstellen und eine Versandlieferung für die Verkaufsbestellung erstellen, wenn Ihr Zoho Books-Konto mit Zoho Inventory integriert ist.
Gutschrift	In Offen umwandeln, Rückerstattung erfassen, Gutschriften anwenden und E-Mail senden.
Retainer-Rechnung	Retainer-Rechnung als versendet markieren, Rückerstattung erfassen und E-Mail senden.

Ebenso wird, sobald der Genehmigungsprozess für Einkaufsmodule aktiviert wird, dieser für Ihre Einkaufsbestellungen, Rechnungen und Lieferanten-Gutschriften verfügbar. Nur wenn eine Transaktion genehmigt wurde, kann der Benutzer die folgenden Aktionen auf dem entsprechenden Einkaufsmodul durchführen:

Feld	Beschreibung
Rechnung	Zahlungen erfassen und Lieferanten-Gutschriften erstellen.
Lieferanten-Gutschrift	Rückerstattung erfassen und Gutschrift an Rechnungen anwenden
Einkaufsbestellung	In Offen umwandeln und in Rechnung umwandeln

Der Genehmigungsworkflow für Verkauf- und Einkaufsmodule umfasst zwei wichtige Schritte:

Einreichen für Genehmigung

Der erste Schritt, um Transaktionen zu erstellen und für Genehmigung einzureichen.

Dazu:

Erstellen Sie eine Transaktion, die für Genehmigung eingegeben werden soll.
Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, um die Transaktion zu speichern, oder auf Speichern und einreichen, um die Transaktion zu speichern und für Genehmigung einzureichen. Sie können auch auf Speichern und drucken klicken, um die Transaktion zu drucken (im Fall einer Rechnung).

Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald Ihre Transaktion genehmigt wurde.

Genehmigen von Transaktionen

Sobald Transaktionen für die Genehmigung eingereicht werden, können die Admins und Genehmiger sie genehmigen. Sie können Ihre Transaktionen genehmigen, je nach den Genehmigungspräferenzen, die Sie eingerichtet haben.

Direkte Genehmigung
Mehrstufige Genehmigung

Direkte Genehmigung

Sobald Transaktionen für die Genehmigung eingereicht werden, kann ein einzelner Admin/Genehmiger sie genehmigen.

Hinweis: Wenn Sie gewählt haben, Ihre Genehmiger bei der Einreichung zu benachrichtigen, werden diese benachrichtigt.

Um Transaktionen zu genehmigen, sollte der Genehmiger oder Admin folgende Schritte durchführen:

Öffnen Sie eine Transaktion, die genehmigt werden muss.
Klicken Sie auf Genehmigen.

Pro-Tipp: Sie können die Transaktionen schnell anzeigen, die noch genehmigt werden oder bereits genehmigt wurden, indem Sie den Filter Genehmigung erwartet oder Genehmigt wählen.

Der Genehmiger kann Transaktionen, die er erstellt hat, durch Auswahl von Speichern und Genehmigen genehmigen.

Sobald die Transaktion genehmigt wurde, können die Benutzer der Organisation alle Aktionen im Verkaufs- und Einkaufsmodul ausführen, wie oben beschrieben.

Mehrstufige Genehmigung

Wenn Sie ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren eingerichtet haben, wird die Transaktion entsprechend der Entscheidung von zwei oder mehr Genehmigern eingereicht und genehmigt.

Um Transaktionen zu genehmigen, sollte der Genehmiger oder Admin folgende Schritte durchführen:

Öffnen Sie eine Transaktion, die genehmigt werden muss.
Klicken Sie auf Genehmigen.

Der Genehmiger kann auf Speichern und Einreichen klicken, um eine weitere Prüfung durch andere Genehmiger zu ermöglichen.

Endgültige Genehmigung

Alle Benutzer, die Admins in Zoho Books sind, gelten als Endgenehmiger. Endgenehmiger können andere Genehmiger überschreiten und eine Transaktion genehmigen, wenn ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren erforderlich ist.

Um andere Genehmiger zu überschreiten und eine Transaktion zu genehmigen (wenn Sie kein Genehmiger der Transaktion sind, aber Admin in der Organisation sind):

Öffnen Sie eine eingereichte Transaktion,

Klicken Sie auf Weitere > Endgültig genehmigen.

Um andere Genehmiger zu überschreiten und eine Transaktion zu genehmigen (wenn Sie ein Genehmiger mit Admin-Zugriff sind):

Öffnen Sie eine Transaktion, die genehmigt werden soll.
Klicken Sie auf das Genehmigen-Dropdown > Endgültig genehmigen.

Transaktionen ablehnen

Admins und Genehmiger können eine eingereichte Transaktion ablehnen.

Pro-Tipp: Wenn Sie eine Transaktion nicht ablehnen möchten, aber den Einreicher dazu bringen möchten, die Transaktion zu bearbeiten, können Sie die Transaktion in einen Entwurf umwandeln, indem Sie einen Grund eingeben.

Dadurch kann der Einreicher die erforderlichen Änderungen vornehmen und die Transaktion erneut für die Genehmigung einreichen.

Um eine Transaktion abzulehnen:

Öffnen Sie eine Transaktion.
Klicken Sie auf das Dropdown neben der Genehmigungstaste und wählen Sie Ablehnen.
Geben Sie einen Grund für die Ablehnung der Transaktion an.
Klicken Sie auf Ablehnen.