Ich handle mit einem Kunden, der vorzugsweise auf Spanisch kommunizieren möchte. Wie kann ich Rechnungen, Angebote, Erinnerungen usw. auf Spanisch erhalten?
In Zoho Books können Sie eine Sprache einem Kunden oder Anbieter zuweisen. Dazu gehören:
- Die Änderung der Portal-Sprache.
- Die Erstellung von Vorlagen für Rechnungen, Angebote, Erinnerungen usw.
- Die Erstellung von Workflows, die speziell auf Kunden/Anbieter mit einer bestimmten Sprache abgestimmt sind.
Nehmen wir das oben genannte Beispiel, bei dem Ihr Kunde eine Kommunikation auf Spanisch bevorzugt.
Spanisch als Standard-Portal-Sprache wählen
Um Spanisch als Standard-Portal-Sprache für den Kunden zu wählen, folgen Sie bitte den unten genannten Schritten:
- Gehe zu Vertrieb > Kunden (für Kunden) oder Einkauf > Anbieter (für Anbieter).
- Wählen Sie den Kunden aus, für den Sie Spanisch als Portal-Sprache zuweisen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten im oberen rechten Bereich des Details-Bereichs.
- Scrollen Sie nach unten zu Andere Details und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Portal-Sprache die gewünschte Sprache des Kunden aus.
Rechnungsvorlage auf Spanisch einrichten
Um eine Rechnungsvorlage auf Spanisch einzurichten, folgen Sie bitte den unten genannten Anweisungen:
- Klicken Sie auf das Gear-Icon im oberen rechten Bereich und wählen Sie Vorlagen.
- Auf der folgenden Seite wählen Sie Rechnungen aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue im oberen rechten Bereich.
- Ein Fenster zeigt alle verfügbaren Vorlagen an.
- Bewegen Sie Ihre Maus über die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf die Schaltfläche Diese verwenden.
- Im folgenden Fenster geben Sie einen Namen (optional) für Ihre Vorlage ein und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Vorlagen-Sprache die gewünschte Sprache aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Diese verwenden, um fortzufahren.
- Die folgende Seite ermöglicht es Ihnen, die Eigenschaften Ihrer Vorlage zu bearbeiten. Verwenden Sie die Schaltfläche Vorschau, um Ihre Änderungen live zu sehen. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, damit die Änderungen wirksam werden.
E-Mail-Vorlagen auf Spanisch einrichten
Dies können Sie auch für E-Mail-Vorlagen vornehmen. Um Ihre E-Mail-Vorlagen auf Spanisch einzurichten, folgen Sie bitte den unten genannten Anweisungen:
- Klicken Sie auf das Gear-Icon im oberen rechten Bereich und wählen Sie E-Mail-Vorlagen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue im oberen rechten Bereich.
- Ein neues Fenster für eine E-Mail-Vorlage wird auf dem Bildschirm angezeigt.
- Geben Sie den Inhalt Ihrer E-Mail ein und klicken Sie auf Speichern, damit die Änderungen wirksam werden.
Zahlungserinnerungen auf Spanisch einrichten
Abgesehen von E-Mail-Vorlagen können Sie auch Zahlungserinnerungen in anderen Sprachen einrichten und diese mit bestimmten Kontakten verknüpfen.
Der erste Schritt im Prozess ist die Erstellung eines E-Mail-Alerts. Um einen E-Mail-Alert zu erstellen, folgen Sie bitte den unten genannten Anweisungen:
- Klicken Sie auf das Gear-Icon im oberen rechten Bereich der Seite und wählen Sie Automatisierung.
- Gehe zur E-Mail-Alerts-Abteilung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue E-Mail-Benachrichtigung.
- Geben Sie einen Namen für die E-Mail-Benachrichtigung ein. In diesem Fall dient die E-Mail-Benachrichtigung dazu, eine Zahlungsanweisung an einen Kontakt zu senden, dessen Kontaktsprache spanisch ist.
- Wählen Sie ein Modul aus, z. B. das Modul Rechnung.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü E-Mail-Vorlage und wählen Sie die Option + Neue E-Mail-Vorlage hinzufügen.
- Fügen Sie die Empfänger für diese automatisierte E-Mail in E-Mail-Empfänger hinzu. Sie können mehrere Empfänger hinzufügen. Sie können auch Zusätzliche Empfänger hinzufügen, deren E-Mail-Adressen nicht in Ihrem Zoho Books-Konto hinterlegt sind.
- Geben Sie den Inhalt der Vorlage in der gewählten Sprache ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Auswählen.
- Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre neu erstellte E-Mail-Benachrichtigung zu speichern.
Der nächste und letzte Schritt besteht darin, eine Workflow-Regel zu erstellen, bei der eine Zahlungsanweisung an Rechnungen gesendet wird, die für Kunden erstellt wurden, deren Kontaktsprache spanisch ist.
- Unter dem Abschnitt Automatisierung klicken Sie auf die Registerkarte Workflow-Regeln.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue Workflow-Regel.
1. Benennen Sie Ihren Workflow
Workflowname: Geben Sie Ihrem Workflow einen Namen.
Modul: Rechnung
2. Wählen Sie den Auslöser aus
Workflowtyp: Ereignisbasiert
Wenn eine Rechnung: Erstellt wird
3. Filtern Sie die Auslöser
Wenn -> Kunden-Sprache -> ist -> Espanol
Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie die Option Möchten Sie eine zeitbasierte Aktion hinzufügen? aus.
Ausführungszeit: 5 -> Tage > vor -> Fälligkeitsdatum
4. Aktion
E-Mail-Benachrichtigung -> Spanisch - Zahlungsanweisung
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die erstellte Workflow-Regel zu speichern. Dies löst eine Zahlungsanweisung (auf Spanisch) aus, fünf Tage vor dem Fälligkeitsdatum, für alle Kunden, deren Sprache Espanol ist.
Die Zuordnung der Vorlagen an einen Kunden oder Lieferanten
Nachdem Sie die Rechnungsvorlage und die E-Mail-Vorlage eingerichtet haben, können Sie diese Vorlagen wie folgt zu einem Kunden oder Lieferanten zuordnen:
- Gehe zu Vertrieb > Kunden (für Kunden) oder Einkauf > Lieferanten (für Lieferanten).
- Wählen Sie den Kontakt aus, dem Sie die spanische Vorlage zuordnen möchten.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Weitere und wählen Sie die Option Vorlagen zuordnen.
- Klicken Sie auf die entsprechenden Dropdown-Menüs unter jeder Vorlage und wählen Sie die neu erstellte spanische Vorlage.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, damit die Änderungen wirksam werden.
Diese Aktion ermöglicht es, maßgeschneiderte Rechnungen und E-Mails an diesen bestimmten Kunden zu senden.
Hinweis: Sie können auch Workflows basierend auf der Sprache erstellen, d. h. Sie können Workflows für Kontakte erstellen, die einer bestimmten Sprache zugewiesen sind.
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