Blueprint – Glossar

Status

Der Status bezieht sich auf jede Phase Ihres Geschäftsprozesses, d. h. auf alle Werte der gewählten Auswahlliste.

Ziehen Sie jeden Status per Drag-and-Drop in die Canvas-Ansicht auf der linken Seite, um mit dem Zeichnen des Blueprint zu beginnen.

Beispielstatus: Werte der Auswahlliste des Felds "Geschäftsabschlussstufe"

• Qualifizierung
• Anforderungserfassung
• Produktdemo
• Juristische Überprüfung
• Abgeschlossen, gewonnen
• Abgeschlossen, verloren
• Abgeschlossen, an Mitbewerber verloren

Übergang

Ein Übergang ist ein Bindeglied zwischen zwei Status in einem Prozess. Er legt die Bedingungen fest, die für den Übergang eines Datensatzes von einem in einen anderen Status erforderlich sind.

• Jeder Übergang, den Sie konfigurieren, wird als Schaltfläche auf der Detailseite des Datensatzes angezeigt.
• Um einen Übergang abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Übergang, und führen Sie die im folgenden Popup-Fenster genannten Aktionen aus.
• Nach erfolgreichem Abschluss des Übergangs wechseln Sie zum nächsten Status im Blueprint.

Beispiel

Im Geschäftsabschlussprozess könnte die Dokumentenübermittlung ein Übergang zwischen den Status Juristische Überprüfung und Abgeschlossen (gewonnen) sein.

Dieser Übergang wird als Schaltfläche angezeigt, wenn sich der Geschäftsabschluss im Status "Juristische Überprüfung" befindet. Ein Benutzer muss auf die Schaltfläche "Dokumentenübermittlung" klicken und die angegebenen Bedingungen erfüllen, um diesen Übergang abzuschließen und zum nächsten Status zu gelangen.

Vor dem Übergang

In diesem Abschnitt können Sie auswählen, wer für die Ausführung des Übergangs verantwortlich ist und für welche Datensätze der Übergang gelten soll.

• Übergangsverantwortliche: Geben Sie die Personen an, die für die Ausführung dieses Übergangs verantwortlich sind.
• Kriterien: Geben Sie an, für welche Datensätze dieser Übergang gilt. Die Schaltfläche "Übergang" wird für Datensätze angezeigt, die diese Kriterien erfüllen.

Beispiel:

Vor dem Übergang von "Juristische Überprüfung" zu "Abgeschlossen (gewonnen)" könnte die Gruppe "Rechtsabteilung" für den Übergang verantwortlich sein. Mögliche Kriterien für die Teilnahme am Übergang sind: "Produktdemo" ist "Abgeschlossen".

Während des Übergangs:

Dieser Abschnitt beschreibt die Aktionen, die durchgeführt werden müssen, um den Übergang abzuschließen.

• Benutzer können aufgefordert werden, Pflichtfelder hinzuzufügen, die auch vom CRM validiert werden können.
• Sie können Nachrichten für Vertriebsmitarbeiter zum Lesen hinzufügen und Platzhalterfelder nutzen, um Daten aus dem CRM auf dem Bildschirm anzuzeigen.

Nachricht und Felder einfügen

• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Notizen obligatorisch machen, um Benutzer aufzufordern, Notizen zum Datensatz hinzuzufügen.
• Fügen Sie obligatorische Felder hinzu. Der Übergang kann erst abgeschlossen werden, wenn ein Wert in das Feld eingegeben wurde.
• Validieren Sie die Felder, indem Sie Validierungskriterien erstellen.
• Fügen Sie bestimmte Nachrichten ein, die den Vertriebsmitarbeitern angezeigt werden sollen, während sie den Übergang ausführen.
• Verwenden Sie Platzhalterfelder, um Daten aus dem CRM auf dem Bildschirm anzuzeigen.

Beispiel:

Während eines Übergangs von Juristische Überprüfung zu Abgeschlossen (gewonnen):

• Fordern Sie die Benutzer auf, sich die juristischen Dokumente, die dem Datensatz angehängt wurden, zu beachten.
• Zeigen Sie Nachrichten an, die sie dazu anleiten, die Dokumente zu genehmigen.
• Machen Sie das Feld "Dokumentstatus" zum Pflichtfeld, und validieren Sie den Status. Wenn der Status beispielsweise nicht auf "Übermittelt" aktualisiert wird, kann der Übergang nicht ausgeführt werden.

Nach dem Übergang

Definieren Sie in diesem Abschnitt Aktionen, die nach Abschluss des Übergangs automatisiert werden sollen.

Folgende Aktionen können automatisiert werden:

• E-Mail senden
• Aufgabe zuweisen
• Feldaktualisierung
• Webhooks
• Benutzerdefinierte Funktionen

Beispiel:

Am Ende eines Übergangs zu "Juristische Überprüfung" automatisieren Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an den Vertriebsleiter.

Gemeinsamer Übergang

Wählen Sie diese Option, wenn Sie einen Übergang für einen Status konfigurieren möchten, der von jedem anderen Status im Prozess aus erreichbar ist.

Infolgedessen findet in allen Status des Prozesses (oder den von Ihnen gewählten) ein gemeinsamer Übergang statt, der in diesen Status wiederverwendet werden kann. Der gemeinsame Übergang ist ideal für einen Austrittsstatus (Austrittsstatus = Endphase in einem Prozess).

Beispiel:

Angenommen, Sie haben 5 Phasen im Prozess "Geschäftsabschluss".

• Qualifizierung
• Anforderungserfassung
• Produktdemo
• Juristische Überprüfung
• Abgeschlossen (gewonnen/verloren)

In der Regel ist "Juristische Überprüfung" ein Status, der erst nach Abschluss der "Produktdemo" erreicht werden kann. Aber es kann auch Situationen geben, in denen ein Kunde bereits von Ihrem Produkt überzeugt ist und den Abschluss vorantreiben möchte. In diesem Fall können Sie einen Übergang namens "Juristische Überprüfung" erstellen und ihn zu einem gemeinsamen Übergang machen. Infolgedessen wird dieser Übergang in allen Status angezeigt und nicht unbedingt erst nach der Produktdemo.

Aktiver Prozess

Ein aktiver Prozess ist ein bereits laufender Prozess. Sie können einen aktiven Prozess bei Bedarf bearbeiten. Die im aktiven Prozess vorgenommenen Änderungen wirken sich jedoch nur auf die Datensätze aus, die nach der Durchführung der Änderungen in den Prozess gelangen.

Inaktiver Prozess

Inaktive Prozesse sind Prozesse, die derzeit nicht genutzt werden. Sie können einen inaktiven Prozess bearbeiten, um ihn Ihren Bedürfnissen anzupassen, um ihn zu nutzen oder zu löschen.