## Documentation Index Access the complete documentation index at: https://www.zoho.com/es-mx/books/llms.txt Use this file to discover all available documentation pages before proceeding. # Usuarios y Roles ## Usuarios Un usuario es alguien que tiene acceso a su organización de Zoho Books. Una organización en Zoho Books puede tener varios usuarios. * * * ## Agregar Usuario Cuando crea una cuenta de Zoho Books, se convierte en el administrador predeterminado de su organización. Una vez que es administrador, puede agregar varios usuarios con diferentes roles a su organización. Para hacerlo: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha de la página. * En _Configuración de la organización_, seleccione **Usuarios** en _Usuarios y roles_. * Haga clic en **Invitar usuario** en la esquina superior derecha de la página. * Ingrese el **Nombre** y la **Dirección de correo electrónico** del usuario que desea invitar. * Seleccione el **Rol** del usuario. * En **Restringir acceso a**: * Si Ubicaciones está habilitado en su organización, vaya a la pestaña **Ubicaciones** y seleccione las ubicaciones que desea asignar al usuario. ![Nuevo Usuario](/books/help/images/settings/new-user.png) * Si Etiquetas de informes avanzadas está habilitado en su organización, la etiqueta de informes para la que el [control de acceso](/es-mx/books/help/settings/reporting-tag.html#configure-access-control) está habilitado aparecerá como una pestaña. Selecciónela y elija las opciones de etiqueta que desea asignar al usuario. * Revise las ubicaciones y opciones de etiqueta seleccionadas en el panel **VALORES ASOCIADOS** a la derecha. * Haga clic en **Guardar**. Una vez guardado, se enviará un correo electrónico al nuevo usuario. El usuario debe verificar el enlace y establecer una contraseña para acceder a su organización de Zoho Books. Los usuarios solo pueden acceder a los registros que coincidan con todos los valores asociados con ellos. **Escenario:** Patricia es una usuaria asociada con la ubicación Oficina principal y el departamento Ventas. Si el [control de acceso segmentado](/es-mx/books/help/settings/users.html#configure-roles-access-control) está configurado para su rol, solo puede acceder a las transacciones asociadas con el departamento Ventas en Oficina principal, pero no puede acceder a transacciones asociadas con el departamento Marketing ni a transacciones de otras ubicaciones. **Nota:** * Los registros a los que puede acceder un usuario dependen del control de acceso segmentado configurado en el [nivel de rol](/es-mx/books/help/settings/users.html#configure-roles-access-control) y de los valores asociados a nivel de usuario. * Solo los usuarios con acceso de Administrador pueden agregar nuevos usuarios. * * * ## Editar Usuario Después de agregar un nuevo usuario, puede editar sus datos si es necesario. Para hacerlo: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha de la página. * En _Configuración de la organización_, seleccione **Usuarios** en _Usuarios y roles_. * Haga clic en **Editar**. * Realice los cambios necesarios. * Haga clic en **Guardar**. **Nota:** Solo los usuarios con acceso de Administrador pueden editar la información del usuario. ![Editar Usuario](/books/help/images/settings/edit-user.png) * * * ## Campos Adicionales para Usuarios De forma predeterminada, los detalles de un usuario en Zoho Books incluyen su nombre y dirección de correo electrónico. Si desea agregar más detalles, debe crear campos adicionales para usuarios. Para crear un campo adicional para usuarios: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha de la página. * En _Configuración de la organización_, seleccione **Preferencias de usuario** en _Usuarios y roles_. * Seleccione la pestaña **Campos** en la parte superior de la página. * Haga clic en el botón **\+ Nuevo campo** en la esquina superior derecha de la página. * Ingrese el **Nombre de la etiqueta**, seleccione un **Tipo de datos** y complete los demás detalles requeridos. * Si el campo que va a agregar contiene **Información de identificación personal (PII)**, márquelo como tal en **¿Es esto PII?** * Haga clic en **Guardar**. ![Campos Personalizados](/books/help/images/settings/custom-fields-users.png) Este nuevo campo se guardará en la pestaña **Campos**. Puede realizar diferentes acciones sobre él al pasar el cursor sobre el campo y hacer clic en **Editar** o en la flecha desplegable que aparece junto a él. ![Acciones de Campo Personalizado](/books/help/images/settings/custom-field-actions.png) Los campos que cree en la pestaña Campos se mostrarán al agregar un nuevo usuario a su organización. Lea nuestro documento de ayuda sobre [Campos](/es-mx/books/help/settings/preferences.html#field-customization) para obtener más información sobre los diferentes tipos de datos y cómo usarlos. * * * ## Marcar Usuario como Inactivo En ocasiones, es posible que desee restringir el acceso de un usuario a su organización. En ese caso, puede marcar al usuario como inactivo. Puede volver a marcarlo como activo cuando lo desee. Para marcar un usuario como inactivo: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha de la página. * En _Configuración de la organización_, seleccione **Usuarios** en _Usuarios y roles_. * Seleccione el usuario que desea marcar como inactivo. * Haga clic en **Marcar como inactivo**. ![Marcar como Inactivo](/books/help/images/settings/mark-as-inactive.png) * * * ## Marcar Usuario como Activo En ciertos casos, puede necesitar cambiar el estado de un usuario inactivo a activo. En Zoho Books, puede marcar un usuario inactivo como activo. Para marcar un usuario como activo: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha de la página. * En _Configuración de la organización_, seleccione **Usuarios** en _Usuarios y roles_. * Seleccione el usuario inactivo que desea marcar como activo. * Haga clic en **Marcar como activo**. * * * ## Eliminar Usuario Puede eliminar un usuario al que ya no desea dar acceso a su organización de Zoho Books. Para eliminar un usuario: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha de la página. * En _Configuración de la organización_, seleccione **Usuarios** en _Usuarios y roles_. * Seleccione el usuario que desea eliminar. * Haga clic en **Eliminar**. ![Eliminar Usuario](/books/help/images/settings/delete-user.png) El usuario se eliminará. * * * ## Roles Un rol se refiere al nivel de acceso que puede tener un usuario en una organización. En Zoho Books, tenemos roles estándar como: * [Administrador](/es-mx/books/help/settings/users.html#admin) * [Personal](/es-mx/books/help/settings/users.html#staff) * [Personal de Hojas de Tiempo](/es-mx/books/help/settings/users.html#timesheet-staff) * [Personal (Solo Clientes Asignados)](/es-mx/books/help/settings/users.html#customer-staff) ### Administrador Un Administrador en una organización de Zoho Books tiene acceso completo a todos los módulos, transacciones y configuraciones. Puede crear y asignar roles a otros usuarios de su organización. ### Personal El rol Personal lo asigna el administrador a otros usuarios que pueden acceder a todos los módulos, excepto informes, configuración y contador. ### Personal de Hojas de Tiempo El administrador puede asignar el rol Personal de Hojas de Tiempo a un usuario, quien podrá acceder y registrar entradas de tiempo en el [módulo Hojas de tiempo](/es-mx/books/help/timesheet/). ### Personal (Solo Clientes Asignados) En Zoho Books, Personal (Solo Clientes Asignados) es un rol que se asigna a usuarios vinculados con clientes específicos. Pueden acceder a todos los módulos, transacciones y datos relacionados con sus clientes asignados. Los roles predeterminados en Zoho Books no se pueden editar ni eliminar. Sin embargo, puede [modificar su control de acceso](/es-mx/books/help/settings/users.html#configure-roles-access-control). También puede crear [roles personalizados](/es-mx/books/help/settings/users.html#custom-roles) con permisos de acceso más específicos. * * * ## Roles Personalizados Además de los roles estándar, como Administrador y Personal, en Zoho Books puede agregar roles adicionales con diferentes niveles de acceso. Estos roles se llaman roles personalizados. Para agregar un rol personalizado: * Vaya a **Configuración** en la esquina superior derecha de la página. * Seleccione **Roles** en _Usuarios y roles_. * Haga clic en el botón **Nuevo rol** en la esquina superior derecha de la página. * En la pestaña **General**, ingrese el **Nombre del rol**. * Agregue una **Descripción**, si es necesario. * Seleccione los módulos y el nivel de acceso que desea proporcionar para el rol. * Haga clic en **Más permisos** para ver opciones de acceso adicionales. ![Pestaña General del Rol Personalizado](/books/help/images/settings/custom-role.png) * Haga clic en **Continuar**. * En la pestaña **Control de acceso segmentado**, seleccione el módulo al que desea [aplicar control de acceso](/es-mx/books/help/settings/users.html#configure-roles-access-control). ![Pestaña Control de Acceso Segmentado del Rol Personalizado](/books/help/images/settings/role-segmented-access-control.png) * Haga clic en **Guardar**. * * * ## Configurar Control de Acceso Segmentado para Roles El control de acceso segmentado le permite limitar qué registros pueden ver y modificar los usuarios según ubicaciones, etiquetas de informes o cuentas bancarias. De forma predeterminada, los usuarios pueden acceder a registros solo según los permisos de su rol. Las ubicaciones, etiquetas de informes y cuentas bancarias no afectan su acceso. Para restringir aún más el acceso, configure el control de acceso segmentado para un rol y elija los tipos de registros que desea restringir. Luego, asocie las ubicaciones, opciones de etiquetas de informes o cuentas bancarias necesarias con cada usuario cuando los [agregue](/es-mx/books/help/settings/users.html#add-user) o [edite](/es-mx/books/help/settings/users.html#edit-user). Una vez configurado, los usuarios pueden ver y modificar solo los registros asociados con las ubicaciones, opciones de etiquetas de informes o cuentas bancarias asociadas con ellos. ![Roles de Usuario](/books/help/images/settings/edit-access-control.png) Para configurar el control de acceso segmentado para un rol: * Vaya a **Configuración**. * Seleccione **Roles** en _Usuarios y roles_. * Pase el cursor sobre el rol que desea editar y haga clic en el icono **Más**. * Seleccione **Editar control de acceso** si es un rol predeterminado. O seleccione **Editar** si es un rol personalizado. * En la pestaña _Control de acceso segmentado_, seleccione los tipos de registros a los que desea aplicar control de acceso. * Haga clic en **Guardar**. **Campo** **Descripción** **Ubicaciones** Marque la opción **Transacción** en _Ubicaciones_. Los usuarios con este rol pueden ver y modificar solo las transacciones asociadas con las ubicaciones asociadas con ellos. **Etiquetas de informes** Aquí solo aparece la etiqueta de informes para la que configuró el [control de acceso](/es-mx/books/help/settings/reporting-tag.html#configure-access-control). Seleccione los tipos de registros a los que desea aplicar la etiqueta de informes. Marque la opción **Permitir acceso a todos los registros no asignados** para permitir que los usuarios con este rol accedan a registros que no tienen ninguna etiqueta de informes asociada. **Cuentas bancarias** Los usuarios con este rol pueden ver y modificar solo sus cuentas bancarias asociadas. **Nota:** Para asociar un usuario con una cuenta bancaria, vaya a **Banca**, haga clic en el icono **Más** junto a la cuenta y seleccione **Editar**. En la página _Editar banco_, seleccione los **Usuarios** que desea asociar con la cuenta y haga clic en **Guardar**. **Escenario:** Patricia dirige un negocio con dos ubicaciones, Oficina principal y Almacén, y usa una etiqueta de informes Departamento con las opciones Ventas y Marketing. Quiere crear un rol de Gerente de ventas. Para hacerlo, configura el control de acceso segmentado y selecciona: * **Transacciones** en _Ubicaciones_ * **Transacciones** y **Clientes** en la etiqueta de informes _Departamento_ Cuando invita a Aron como gerente de ventas, asocia la ubicación Oficina principal y la opción Ventas con él. Como resultado, Aron solo puede acceder a las transacciones asociadas con la ubicación Oficina principal y la opción Ventas. También puede acceder solo a los clientes asociados con la opción Ventas. No puede acceder a transacciones asociadas con la ubicación Almacén ni a registros con la opción Marketing.