CRMを使ったメルマガ配信 - メール配信編
このレッスンは、【基礎編・前編】の続きです。CRM/SFAツールは、メルマガのテンプレートを作成したり、配信リストを管理できたりなど、メルマガ配信の一連の業務を効率よく行うための機能を持っています。CRM/SFAを使ったメール配信の基本を押さえましょう。
※CRM/SFAツールの例として、Zoho CRM の画面が登場します。
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このレッスンで学べること
CRM/SFAツールを使ったメルマガ配信について、「準備」「メール配信」という2段階で理解しましょう。メール配信編では、「メール配信」に焦点を当てます。
このレッスンで学べること | |
準備【基礎編・前編】 |
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メール配信【基礎編・後編】 |
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メルマガのテンプレートを作成する
メルマガのひな型となるテンプレートを用意しておくと、メールの作成時間を減らすことができます。
Zoho CRM には、HTML形式とリッチテキスト形式のメールテンプレートを作成する機能があります。
さらに、テストメールを送信して表示内容を確認したり、開封やクリックなどの効果測定を行うことも可能です。
実際にやってみましょう。
テンプレートを作成する
メルマガのテンプレートの作成は、[設定]→[カスタマイズ]→[テンプレート]→[ 新しいテンプレート]から行います。
〈動画：メールテンプレートの設定手順〉
- 今回は見込み客に配信するウェビナー案内メールのHTMLテンプレート（ひな形）を作成します。対象となるタブは[見込み客]を選択します。Zoho CRM では、テンプレートはタブごとに関連付けられます。
- テンプレートの作成は、白紙の状態からはじめることもできますが、表示されたテンプレートを加工する形で作ることもできます。ここでは、「招待」のテンプレートから1つを選んで加工する流れを紹介します。いずれの方法でも、HTMLの詳しい知識が無くても作成できます。既存のテンプレートを複製して作成することもできます。
- テンプレートを選択したら、作成画面に変わります。最上部の2行について、1行目はこのテンプレートの名称、2行目はこのメールの件名です。
- 文章や見出しについて、内容を書き換え、画像を変更します。件名や本文には、「差し込み項目」を使うことができます。差し込み項目とは、同じメールを複数の受信者に送る際に、各受信者ごとに異なる情報を挿入するための機能です。例えば、差し込み項目で「会社名」「姓」「名」を指定しておけば、自動メールに「○○商事」「鈴木」「一郎」のような形で、CRM/SFAツール内のデータをメールに挿入することができます。リンクボタンについては、URLの変更もできます。
（差し込み項目の設定手順）
差し込み項目の呼び出しは「#」マークを入れるだけです。表示された選択肢から選ぶことができます。 差し込み項目として挿入できるデータは、見込み客側の情報だけではありません。例えば、見込み客の担当者の署名を挿入することもできます。
[Points]
特定電子メール法で記載が義務付けられている下記3項は、必ず文中に記載します。
・送信者情報
・配信停止リンクまたは配信停止を通知する連絡先
・問い合わせ先
5. 本文の調整が完了したら、編集画面右上に表示されている[プレビュー]から、デスクトップと携帯それぞれの表示内容、及びリンクの遷移先に問題がないかを確認します。プレビュー画面右上の[テストメールを送信する]で送信先のユーザーを選択すると、選択したユーザーのメールアドレス宛にテストメールが送信されます。テストメールは、社内レビューを行う場合にも活用できます。
全て書き換え終えたら、[保存する]を押下します。[保存先]→[新しいフォルダー]を選択し、保存先のフォルダを指定します。フォルダー名や共有先を指定し、[作成する]を押下します。
保存したテンプレートは、複製することもできます。メルマガの目的に応じたひな型をいくつか作成しておき、それを複製して使用すると、画像や文章を編集するだけで作業が完了するので便利です。
配信リストを作成する
メルマガの配信リストを作成する際は、[ビュー][フィルター]の機能を活用してみましょう。[見込み客]タブには全ての見込み客情報が入っていますが、左上のプルダウン式の[ビュー]で[自分の見込み客]を選択すると、自分が担当している見込み客だけを表示させることができます。[ビュー]にはさまざまな選択肢があらかじめ登録され、自分好みのビューを登録する（カスタムビュー）こともできます。
次に、メルマガの配信リストを作成します。[見込み客]タブには全ての見込み客情報が入っていますが、左上のプルダウン式の[ビュー]で[自分の見込み客]を選択すると、自分が担当している見込み客だけを表示させることができます。条件を指定して自分好みの配信リスト（カスタムビュー）を作成することもできます。
「メルマガ登録した見込み客だけを抽出した配信リスト」を実際に作成してみましょう。
[見込み客]タブを開き、左上の[すべての見込み客 ▼ ]→[ 新しいカスタムビュー]を押下します。リスト名を入力する画面が表示されるので、「メルマガ配信リスト」と入力し、絞り込みの条件や、リストに表示させる項目、共有対象を選択していきます。
今回は、メルマガ登録フォームから追加された見込み客のリストを作成するので、条件を以下の通り指定し、リストに表示したい項目を選択します。
全て設定し終えたら[保存する]を押下すると、リストが表示されます。
メルマガを配信する
作成したテンプレートと配信リストを使って、メルマガを配信してみましょう。
配信リストを開き、表示される見込み客をすべて選択して[メールを送信する]を押下します。
※一度に選択できる送信先は100件です。100件を超える場合は分割して送信します。
ポップアップ画面で、使用するテンプレートを選択します。ここでは先ほど作成した「ウェビナー案内メール - 2024年2月号」を選択します。差出人や返信先、送信方法を設定し、送信します。
配信日時を指定したい場合は、予約送信することもできます。[送信方法]→[後で送信するよう予約する]から送信日時を設定し、[予約する]を押下します。
送信後のフォローアップ処理を設定することもできます。例えば不達によりメールが届かなかった場合に、オプトアウト処理（配信対象リストから自動で除外）するように設定できます。
[フォローアップ処理]→[実行条件]→[メールが不達の場合]→[項目の更新]→[設定する] を押下し、「メール対象外（オプトアウト）」項目を選択し、値を☑にします。
全て設定し終えたら、[送信する]を押下すると、メールが配信されます。