Excelの運用方法

不用意な閲覧や編集を避けるために、Excelファイルにパスワードを設定して関係者以外はExcelを開けないようにする機能です。下記から設定できます。

ファイル>名前を付けて保存>オプション

ユーザーがExcelのワークシートの操作（シートの追加、削除、移動、名前の変更）や、非表示のシートを表示する操作をできないようにする機能です。シートの削除は情報の損失に直結しますので設定しましょう。

校閲>ブックの保護

で設定できます。パスワードは空欄のままでも、保護自体はでき、誤操作は防ぐことができます。ただ、誰でもブックの保護を解除することができるので、意図的な変更は避けられません。

シートの保護はシート内のセルの編集を制限する機能です。シートの保護を有効にしておくことで関係ないセルの編集を防ぎ、データ入力をしてもらうセル以外の編集をできないようにします。設定は、はじめに、編集し続けたいセルのロックを解除する設定をし、その後にシート全体を保護する、という流れです。

例えば、商談管理シートでいうと、E列、F列、H列以外は営業担当者が編集できる必要があるため、それ以外の範囲を選択して右クリック>セルの書式設定>ロックのチェックマークを外して[OK]を押下ます。

その後に、校閲>シートの保護で必要な要素にチェックを入れて[OK]を押下すると設定は完了です。

保護されているセルを編集するとアラートが出て編集できなくなっています。

シートの保護はセルに関わる制限で、ブックの保護は各シートに関する制限です。うまく使い分けましょう。

共同編集とは、マイクロソフト社のクラウドサービスOne Driveにアップロードした1つのExcelファイルを複数人で編集できる機能です。Microsoft365やExcel2019以降のExcelで使うことができます。

まず、Excelファイル右上の[共有]からOne Driveにファイルをアップロードします。

アップロードした後、同じく[共有]から社内の営業担当者など共有対象者を入力して招待を送信します。

共同編集は便利な一方で、クラウド上にデータがあるためリンクが分かれば閲覧できてしまう、などといったセキュリティのリスクがあります。このため、One Driveに顧客情報をアップロードすること自体を自社で認められているかは情報システム部門や経営陣の判断を仰ぎましょう。

ブックの共有とは、1つのExcelファイルを複数人で編集できる機能です。Microsoft365はもちろん、Excel2007のような古いバージョンのソフトしか持っていない場合にも使え、クラウド上ではなく社内のサーバーなどに置いておくことができます。ただ、テーブル機能を使っているファイルは共有することができませんので「顧客管理・商談管理テンプレート」を共有する際は、テーブル機能を解除する必要があります。

ブックの共有には、初期設定でが非表示になっている「ブックの共有(レガシ)」をリボンに追加し、そのアイコンをクリックして共有します。

[ファイル]>[オプション]>[Excelのオプション]>[クイックアクセスツールバー]

ブックの共有は、テーブルがあると使えないほか、セルの挿入やマクロ作成などブックを共有すると使えなくなる機能もあります。また、保存するまで他の人の編集状況は確認できません。