営業支援とは？
営業支援とは、営業担当者の業務を効率化するために行う支援活動のこと。直接売り上げにはつながらない「ノンコア業務」と、案件対応に伴う「コア業務」の一部を別の従業員、およびITツールなどを用いてすることで、営業担当者が受注獲得に集中できるようにします。
営業支援の方法として、次のようなものが挙げられます。
- 社内向け業務の洗い出し・削減をする
- メール送信や資料作成・送付などの定形作業を別の従業員が代行する
- SFA（営業支援）ツールなどのITツールを活用して業務を効率化する
- テレアポ代行・営業代行などを活用して業務の一部を他の企業に委託する
営業支援の流れ・手順と注意点
営業支援を行う際は、まず現在の営業プロセス全体を整理してから、具体的な支援内容・方法を検討する必要があります。
具体的な手順は以下の通りです。
営業プロセスの整理
自社の営業プロセスを整理し、各プロセスで、「誰が・いつ・何を」行う必要があるのか、その作業内容を明確にします。
また、憶測判断や危機感覚のズレにつながりやすいケースもここで洗い出しておき、この場合はこう対応する、ということを社内ルールとして明確にしておく必要があります。
プロセスの具体的な整理方法について、ヒアリング段階を例にご紹介します。
営業プロセスの整理方法 - 誰が・いつ・何をするのか明確に
営業ステージ | ヒアリング |
取るべきアクション | 現在採用しているシステム/課題/希望スケジュール/予算/比較検討の有無 |
ステージの移行条件 | BANT条件が揃ったら |
実行する人 | 担当者：A、B、C |
ヒアリング段階では、案件化できるかどうかを判断するために必要な情報を聞き出す必要があります。具体的には、現在利用中のサービス、スケジュール、予算や希望納期などです。このヒアリングは、Webサイトから問い合わせを受けた人に対しては1営業日以内に営業担当者が電話で確認する必要があり、案件化に必要な条件が揃った場合のみ案件化する、といった形で、誰がいつ何をするのかを明確に定義しましょう。
ボトルネックの特定と解消
営業プロセスを整理したら、各作業の所要時間も確認しながら、「営業担当者にしかできない業務」と、「別の従業員・業務委託やITツールが代行できる業務」に分類します。タスクとして存在しないが密かに業務を圧迫している「名もなき業務」も合わせて確認しましょう。
営業担当者にしかできない | 別の従業員・業務委託、ITツールが | 名もなき業務の例 |
商談対応クロージングなど | 資料請求のお礼メール送信アプローチリストの作成アポ取り各種書類（見積書・請求書・納品書・請求書など）の作成提案書の雛形作成初回訪問の事前調査 など | 昼食時間帯の電話当番過去の提案書や見積書・請求書の検索上司へのリマインド部下への進捗確認 など営業電話への対応 |
次に、ボトルネックになっている作業を特定・解消します。
たとえば、資料請求者へのアポ取りを営業担当者が行っているが、8割が情報収集中のため案件化しづらい場合。アポ取り業務自体を、別の従業員やテレアポ代行業者に依頼する方法もありますが、8割が情報収集中であれば、全員に電話をかける必要はありません。メールでコンタクトをとり、メールの開封やクリック状況を踏まえて営業アシスタントが架電したほうが、コストをかけずに組織全体の効率化にもつなげられます。人とツールのどちらかだけで解消するのではなく、全体最適化するためにどうすべきかを念頭において、解消方法を考えましょう。
営業支援に人員を割けない場合は、
ITツールの導入を検討する
「そもそも人材不足で悩んでいるのに、営業支援に回せる従業員はいない」という場合は、ITツールの導入を検討しましょう。ツールを使って営業担当者の業務効率化を図れば、他の従業員の手を借りずに顧客対応に割く時間を増やせます。
なかでもSFA（営業支援ツール）は、営業担当者の業務自体を効率化するので、単純作業にかけていた時間を大幅に削減できます。
SFAの特徴と導入メリット、主な機能について解説します。
SFA（営業支援）システムとは？概要と主な機能
SFAとは、「Sales Force Automation」の略で、 日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。 営業活動を行う際に欠かせない顧客や案件の情報、営業資料、スケジュールなどの情報を一元管理・可視化します。メール送信などの定形作業や、ホットリードの抽出などを自動化し、営業活動の効率化に貢献します。
SFAの主な機能
- 営業チーム全体の案件状況を俯瞰できる「案件管理」機能
- 営業担当者一人ひとりのパフォーマンスを高める「活動管理」機能
- 顧客情報（属性や対応履歴・購入履歴、送付資料など）を集約する「顧客管理」機能
- 定形作業や社内承認を自動化する「自動化」機能
SFAの導入メリット
人的ミスを防止
定形作業の自動化機能が搭載されているSFAツールは、人的ミスの防止に効果的です。たとえば、見積書や請求書のテンプレートを登録して自動作成するといったことも可能。また、データ登録時に必須項目が入力されていない場合にアラートを通知する機能があれば、入力漏れも防げます。
業務時間を短縮
SFAツールは、繰り返し業務を簡略化できる機能を搭載。たとえば、新規登録したリードに自動でフォローメールを送信したり、活動履歴から日報などのレポートを自動で作成することも可能です。SFAツールが、日々のルーチンワークを自動化し、営業活動に注力できる環境を整えます。
ホットリードを自動抽出
「優良顧客（確度の高い顧客）」を判別するためのスコアリング機能があるSFAツールなら、顧客の企業規模や、顧客の行動を基に加点・減点し、自動的に顧客の確度を判別可能に。また、これをもとにアポ取りリストを作成すれば、確度の高い顧客に対して集中的にアプローチが行えます。
計画的な営業活動を
営業のスケジュールやタスクを一元管理でき、期限と優先度に応じた効率的な顧客対応が可能になるSFAツールのスケジュール・タスク管理機能。チームでスケジュールを共有すれば、顧客訪問や会議の日程調整もスムーズです。
SFAの導入は、「人的ミスの防止」、「業務時間の短縮」、
「ホットリードの自動抽出」などのさまざまなメリットがあります。
SFAを活用した営業支援の具体例
SFAを用いてどのように営業支援を行えるのか、ノンコア業務とコア業務に分けて具体例をご紹介します。
ノンコア業務（商談以外の業務）
書類作成
見積書や契約書に加え、納品書や請求書といった受注後の書類にいたるまで、多岐にわたる書類作成。これらの業務はミスが許されないため、作成には細かい配慮や十分な注意が必要です。見積書や請求書の作成機能が搭載されているSFA（営業支援ツール）を利用すれば、ミスも減り業務の効率化も図れます。
顧客資料のファイリング
大半の企業では、受領した書類や契約書の控えを、顧客毎にファイリングすることが義務付けられています。特に書類のやりとりが多かったり、個人情報を扱う業種では、準拠すべきルールも多く、管理業務は煩雑になりがちです。このような場合でも、ドキュメント管理機能のあるSFAで書類を管理すれば、場所も取らず書類検索も容易になります。
名刺管理
毎日のように名刺を交換する営業担当者にとって、それを整理することも大きな手間。加えて、名刺情報のデータ化が求められる企業では、入力工数もかかります。このような課題も、名刺スキャンアプリも提供されているSFAがあれば自動でデータ化でき、入力負荷を減らせます。
レポート作成
週次レポートや営業日報など、多くのレポートが求められる営業担当者。提出期限が定められたそれらのレポートをスケジュール通りに作成・提出するのは大きな負担です。しかし、営業活動履歴をもとにレポートを自動作成できるSFA（営業支援ツール）を利用すれば、営業担当者が都度レポートを作成する必要がなくなり、時間を大幅に節約できます。
スケジュール・タスク管理
日々雑多な業務に追われる営業担当者にとって、タスクの優先順位を決め、効率的に処理することは容易ではありません。スケジュール管理ツールなどでスケジュールやタスクを一元管理すれば、各タスクの期限や重要度などが可視化されるため優先度付けがしやすく、効率的に処理できます。
ノンコア業務（商談以外の業務）
アプローチリストの作成
新規アポイントの獲得は営業担当者にとって売上を左右する重要な業務。しかし、実は多くの営業担当者はアポ取りそのものではなく、アプローチリストの作成に苦労しています。リードの属性情報や行動情報などの条件を指定すれば、自動でアプローチリストを生成するSFAを活用すれば、営業担当者はアポ取りに集中できます。
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業種・業界を問わず、幅広い規模の営業部門で利用されています
Zoho CRM が選ばれる理由
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Zoho CRMは、月額1,680円から利用できます。初期費用・追加オプション費用も一切かかりません。大手SFAツールと同等の機能を備えながら、コストを抑えて導入できるので、ソフトウェア投資に費用を捻出しづらい中堅・中小企業から特に支持されています。
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Zoho CRM は、あらゆる業界に対応した項目・機能を標準で搭載しているため、導入直後からすぐに運用を開始できます。自社固有の要件に合わせて、画面レイアウト・デザインの変更や項目の追加なども柔軟に行えます。大半のカスタマイズは、ドラック&ドロップ操作で行えるので、IT人材がいない場合でも安心して運用できます。
外出先など、
場所を問わずに利用可能
Zoho CRM はクラウド型サービスなので、インターネット環境さえあれば必要な情報にすぐにアクセスできます。無料で使える名刺スキャンアプリ・モバイルアプリも用意されているので、移動が多い営業担当者に最適です。
Zoho CRM のSFA機能
CRM機能とSFA機能の両方を搭載した 「Zoho CRM 」は、営業支援に役立つ機能が豊富です。
ここでは、Zoho CRM が提供する営業支援のための機能の一部を紹介します。
営業支援に役立つZoho CRM の機能
見積書・請求書の作成機能
Zoho CRM は、見積書や請求書を作成する機能を搭載。顧客情報や商品情報を自動で請求書に転記したり、
提出した見積書を請求書に変換できます。
ドキュメント管理機能
販促資料や契約書などの ドキュメントを管理する機能を搭載。 業種やソリューションごとに提案書や企画書
の雛形を作成して保存しておけば、次の商談時により短時間で質の高い資料を作成できます。
名刺管理機能
Zoho のCard Scanner アプリはモバイルやタブレット端末のカメラで名刺を撮影するだけで文字をスキャンし、
自動でテキスト化。Zoho CRM のリードとして登録できます。名刺交換、展示会などリードの獲得元に応じ
て送信する挨拶メールをセットしておけば、登録と同時に挨拶メールを相手に合わせて送信できます。
スコアリング機能
案内メールの開封や、Webサイトへのアクセスなどの顧客行動から推察される興味関心度の高さをスコア付
けして、購買意欲の高いリードを特定。一定のスコアに達したリードをリスト化できるので、
効率的な営業アプローチが可能です。
ワークフロー機能
御礼メールやタスク管理など、日々のルーチンワークを自動化することで、業務の抜け漏れを防止。また、営業
担当者と営業支援スタッフなど複数人が関わる業務もあらかじめ決められたルールに従って処理できるので、
チーム内の業務スピードも飛躍します。
タスク・スケジュール管理機能
Zoho CRM は、スケジュールやタスクを 一元管理するだけでなく、タスクごとに 期限や優先度の設定も可能。
これにより 対応すべき業務がひと目で把握でき、 効率的な顧客対応を実現できます。
また、 リマインダー通知機能により対応漏れを防ぎます。
株式会社ミツバ様
業種製造業
従業員数4,081名
ビジネス形態BtoB
株式会社レアジョブ様
業種教育
従業員数657名
ビジネス形態BtoC、BtoB
明和地所株式会社様
業種不動産
従業員数340名
ビジネス形態BtoC
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