業務の大半を「管理」に追われている教育現場
生徒の個人情報や授業・カリキュラム、試験結果など、教育現場で生じる「管理」は枚挙のいとまがないほど。
講師や職員は、日々それらの膨大な情報を管理せねばならず、本来の仕事である授業に割くべきリソースを、圧迫しているのが現実です。
生徒管理
- 生徒の個人情報管理
- 成績、希望進路管理
- カリキュラム、授業管理
- ドキュメント（テキストやプリント）管理
- 出欠席管理
- 指導記録管理
- 入校見込み管理
保護者管理
- 連絡先、郵送物の送付先管理
- 保護者面談の日程調整
- 月謝管理
講師、職員の管理
- 連絡先
- 工数管理
- 勤怠管理、時間管理
- 授業、面談スケジュール
脱・書類依存がもたらす数々のメリット
必要な情報をひとつのシステムに集約すれば、データの作成・管理だけでなく情報の発見もスムーズに。そのためには、管理環境を書類ベースからデータによる一元管理へ移行することが第一歩です。
これにより、日々の業務だけでなく、個々の進路や成績情報の集計までもが、システムの中で簡単に行えるようになり、先生は本来の業務に集中できるように。
また、CRMを活用した迅速かつ正確な成績やテスト結果の集計を通して、カリキュラムの改善や広報活動に役立つヒントが見えてくるかもしれません。
今や学校や塾での顧客情報管理に欠かせないCRM
学校や学習塾のように管理する情報が多い現場で役立つのが顧客管理システム（CRM）です。
CRMでは、生徒や保護者に関連する、あらゆる管理項目（連絡先、希望進路、成績、月謝の入金状況など）が一元的にデータ管理。例えば「○年に入学して、夏期講習を受講した生徒の進路一覧」のように、一定の条件による一括情報検索も簡単に行えます。
なお、最近では自前で管理システムを構築するよりも、はるかに手軽で便利なクラウド型CRM を導入する学校や学習塾、スクールが増えています。
こんなところが便利です！
CRMユーザーの声
情報管理をエクセルからCRMへ切り替えたら、いつでも目的のファイルを簡単に発見できるようになりました。
CRMのおかげで情報管理にかかっていた業務時間が激減。今では授業や生徒指導などの本業に集中できています。
CRMでの管理により、エクセルではできなかった同時編集が可能に。更新した情報が瞬時に共有され、最適な指導ができるようになりました。
Zoho CRM で教育現場の情報管理を一新！
柔軟で自由度の高いカスタマイズ性
データ入力のテンプレートや画面レイアウトを管理項目に合わせて自在にカスタマイズ。生徒や保護者の基本情報はもちろん、得意・苦手科目の自己評価や面談内容なども入力項目として設定できます。
生徒の学習状況を共有するメモ機能
CRMの項目として設定しきれなかった情報を伝達するために、多くの学校や塾が活用するメモ機能。メモはメンション付きで登録できるので、先生同士で生徒指導情報をスムーズにやり取りできます。
生徒情報と紐づけられる、
便利なドキュメント管理
入学案内や夏期講習案内といったドキュメントもCRM上で保存OK。契約書や申込書などを入校見込みがある生徒に関連付けることも可能です。
繰り返しの連絡や記録を自動化
体験授業の申し込みへの返信、面談日程の確認、月謝の入金確認など、教育現場には決まった手順で繰り返される連絡が数多くあります。Zoho CRM のワークフロー機能を使えば、あらかじめ決めた条件を満たしたときに、メールの送信や担当者へのタスク割り当てを自動で実行できます。
問い合わせの窓口をひとつにまとめる
保護者からの連絡は、電話、メール、Webサイトの問い合わせフォームと経路がばらばらになりがちです。Zoho CRM はこれらを一か所に集約し、誰がいつどの経路で連絡してきたかを生徒の情報にひも付けて記録します。担当講師が不在でも、他の職員が経緯を把握したうえで応対できます。
在籍状況や問い合わせ数をダッシュボードで把握
体験授業から入校に至った割合、学年ごとの在籍数、問い合わせの発生件数といった数字は、集計に手間がかかると更新が止まりがちです。Zoho CRM ではこれらを自動で集計し、ダッシュボードに常時表示できます。
校舎の外からでも情報にアクセスできる
クラウド型のため、校舎のパソコンだけでなく外出先や自宅からも同じ情報を参照できます。モバイルアプリも用意されているので、保護者面談の直前に生徒の履歴を確認するといった使い方も可能です。
生徒の個人情報を、権限を分けて管理する
教育現場が扱うのは、成績や進路希望といった取り扱いに注意を要する個人情報です。Zoho CRM では、役職や担当に応じてアクセスできる情報の範囲を設定できます。誰がどの情報を見られるかを管理者が把握したうえで運用できます。
使い慣れたツールと連携させる
すでに利用しているメールやカレンダー、オンライン会議のツールと連携させて使えます。これまでの運用をすべて置き換えるのではなく、情報の集約先として Zoho CRM を中心に据える形から始められます。
圧倒的な低コストで、高機能
 | 一般的なスプレッドシート 提供サービス | |
|---|---|---|
利用料金 | ¥1,760 | ¥1,600 |
管理方法 | 一元管理 | ファイル管理 |
検索性 | キーワード検索で | ファイル探しや |
データ分析 | 常に自動で集計される | 収集、集計作業に |
学校・塾・スクールがCRMを選ぶときの確認ポイント
導入と設定を自分たちで進められるか
教育現場には専任の情報システム担当がいないことも多く、設定のたびに外部へ依頼が必要な仕組みは定着しません。入力項目や画面の並びを、担当の先生自身がドラッグ＆ドロップ操作で変更できるかどうかを確認してください。
学校・塾ならではの管理項目を追加できるか
学年、クラス、志望校、受講コース、月謝の入金状況といった項目は、一般的な顧客管理の初期設定には含まれていません。項目そのものを自由に増やせるか、そしてその項目で検索や集計ができるかが分かれ目になります。
複数の職員が同時に更新できるか
ファイルを共有する運用では、誰かが編集している間は他の職員が更新を待つことになります。指導記録のように、複数の講師がそれぞれのタイミングで書き込む情報を扱うなら、同時に更新できることが前提条件になります。
既存のデータを移行できるか
多くの学校や塾では、すでに表計算ソフトに生徒情報が蓄積されています。その内容をそのまま取り込めるか、取り込んだあとに項目の対応付けを調整できるかを、導入前に確認しておくと安全です。
試してから判断できるか
実際の運用に合うかどうかは、自分たちのデータを入れてみるまで分かりません。無料で試せる期間が用意されているか、その期間中に機能の制限がないかを確認してください。Zoho CRM は15日間、すべての機能を無料でお試しいただけます。
学校・塾・スクールにおけるCRM導入までの3ステップ
1. 現状の管理方法を書き出す
いま何を、どこに、誰が記録しているのかを一覧にします。生徒情報、保護者の連絡先、指導記録、月謝の管理といった単位で洗い出すと、CRMに移す範囲が決めやすくなります。
2. 無料トライアルで実際のデータを入れてみる
15日間の無料トライアルに登録し、実際に使っている生徒情報の一部を入力してみます。必要な項目が設定できるか、探したい条件で検索できるかを、この段階で確かめます。
3. 運用する範囲を決めて切り替える
すべてを一度に移す必要はありません。まず生徒情報だけ、次に指導記録、というように範囲を区切って移行すると、現場の負担を抑えられます。
今すぐZoho CRM で業務を効率化しませんか？
Zoho CRM は、学校・学習塾・スクール経営を支援するツールです。
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すべての機能を15日間無料お試し
Zoho CRM のすべての機能を15日間無料でお試しいただけます。クレジットカード番号不要。お気軽にご利用ください。
※トライアル期間終了後は自動で無料プランへ移行します。
簡単カスタマイズ
ユーザー独自の運用方法に合わせて、オーダーメイドのCRMが構築可能。ドラッグ＆ドロップ操作でカスタマイズはできるので専門的な知識は不要です。
やるべきことがすぐわかる初期設定ガイド
はじめてCRMを使う方でもスムーズに進められるよう、初期設定ガイドを無料配布。初期設定ガイドは、登録したアカウントのメールアドレスにお送りします。
学校・塾・スクールのCRM導入でよくある質問
- Q
学校や学習塾でもCRMは使えますか？
使えます。CRMは企業の顧客管理だけのものではなく、生徒・保護者・講師といった「人に関する情報」をまとめて扱う仕組みです。連絡先、希望進路、成績、月謝の入金状況などを一元的に管理し、条件を指定した検索もできます。
- Q
エクセルでの管理と何が違いますか？
大きな違いは、検索性・同時編集・集計の3点です。エクセルではファイルを探す手間や、誰かが編集中で開けない待ち時間が発生します。CRMではキーワード検索ですぐに目的の情報にたどり着け、複数人が同時に更新でき、更新内容はその場で共有されます。
- Q
導入にはどのくらいの費用がかかりますか？
Zoho CRM のスタンダードプランは1ユーザーあたり月額1,760円です。サーバーを自前で用意する必要のないクラウド型のため、初期の設備投資は不要です。
- Q
専門知識がなくても設定できますか？
必要ありません。入力項目や画面レイアウトはドラッグ＆ドロップ操作でカスタマイズできます。はじめてCRMを使う方向けに初期設定ガイドを無料で配布しており、登録したアカウントのメールアドレスにお送りします。
- Q
無料で試せますか？
15日間、すべての機能を無料でお試しいただけます。クレジットカード番号は不要です。トライアル期間の終了後は自動的に無料プランへ移行しますので、そのまま課金されることはありません。