メールや電話、ソーシャルメディアなど複数のチャネルを通じた
支援者とのコミュニケーションをサポートし、活動に合わせて自由にカスタマイズできます。
NPO向けの顧客管理システムは高額であることが一般的ですが、
Zoho CRMは、圧倒的な低コストで利用できます。
NPO向けCRMシステムとは?
支援者やボランティアの獲得・維持はもちろん、インターンの雇用など、NPOならではのニーズに対応します。データベースのキーワード検索など便利な機能も備えており、会計サービスと連携した支出のトラッキングにも対応できます。ブラウザ版だけでなく、モバイルアプリからでも利用可能です。
NPOにおけるCRMの重要性
NPOでは、定型作業を自動化するだけで大きな効率化が期待できます。また、支援者と寄付金を管理し、活動内容などの情報発信を行う仕組みを整えることで、活動目的を実現させることができます。Zoho CRMはこうした課題を解消し、NPOの活動を支えます。
NPOが顧客管理システムに残しておきたい情報
支援者の情報は、お礼状や活動報告を届けるためだけのものではありません。認定NPO法人の申請と更新では、寄付の記録そのものが要件になります。次の項目を最初から同じ場所に貯めておけば、後から集計し直す手間がなくなります。
寄付者の氏名・住所と、寄付の金額・受入年月日
認定を受けるには寄付者名簿の作成が必要です。名簿には寄付者の氏名（法人は名称）と住所、寄付金の額、受け入れた年月日を記載します。名簿は毎事業年度の初めから3か月以内に作成し、作成の日から5年間、事務所に備え置きます。
出典：内閣府「認定の取得」
年度ごとの寄付者数と寄付金額
パブリック・サポート・テストの絶対値基準では、3,000円以上の寄付をした人が年平均100人以上いることが問われます。1件ずつの金額に年度をひもづけて記録しておけば、この人数はいつでも数えられます。
出典：内閣府「認定制度について」
寄付金受領証明書に必要な項目
寄付者が寄付金控除を受けるには、寄付金を受領した旨、その寄付が主たる目的である業務に関連する旨、寄付金の額、受領年月日、寄付者の住所と氏名を記した書類が必要です。証明書を出すのは団体側なので、これらの項目が記録に揃っているかがそのまま実務を左右します。
出典：国税庁 タックスアンサー No.1263
会員の区分と会費の入金状況
正会員、賛助会員、休会中といった区分は団体ごとに違います。Zoho CRM は入力項目を自分で追加できるため、団体の呼び方に合わせて管理できます。
ボランティアの参加履歴
誰がどの活動に参加したかを支援者の情報と同じ画面で見られると、次の募集で声をかける相手を選びやすくなります。
顧客管理システムZoho CRMが選ばれる理由Zoho CRM が選ばれる理由について詳細はこちら
複数チャネル
対応SNSやWebサイト、メールやアプリなど、さまざまなコミュニケーションチャネルと連携。活動のアプローチによって、認知向上や支援増加に役立てられます。
関心に応じた
アプローチ支援者の関心に応じてメールテンプレートをカスタマイズしたり、活動に関する案内メールを自動で送信することで、支援・サポートの向上につなげます。
離脱させない
Webフォーム設置されたフォーム項目に記入内容の説明を添えたり、過去に登録されたデータを自動で引用することで、Webフォームの入力離脱を防止します。
視覚的で
分かりやすい支援者やボランティア、支援金などの情報を整理して統合管理します。支援者が過去の支援実績や現在募集中の活動などにアクセスできる「ポータル」を展開することも可能です。
スムーズな決済処理
オンライン決済システム「Zoho Checkout」と連携することで、スムーズで安全な決済に対応できます。寄付金額や頻度の選択等、NPO（非営利団体）がよく利用する決済機能も充実しています。
他ツール連携・
機能拡張Zoho では50以上のサービスを提供。各種Zohoサービスとの連携はもちろん、1,000以上の他社サービスとも連携できます。
顧客管理システム
「Zoho CRM」の活用できる機能
複数チャネルでの情報発信
複数チャネルを使えば、ボランティア希望者や潜在支援者などにも広く知ってもらうことが可能です。
活動報告など、積極的に情報を発信することでステークホルダーへの透明性確保にも役立ちます。
用途に応じたテンプレート
メール配信ツール「Zoho Campaigns」では、デザインされたメールのテンプレートを作成できます。
これをCRMと連携させることで、支援者の目に留まるメールの配信を実現します。
テンプレートは、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単に作成できます。配信リストを作成するだけで、
募金案内、イベント、応答メールなどのメールをスタッフが対応しなくても自動で配信できるようになります。
Webフォームでかんたんデータ登録
Zoho CRMではWebフォームを自分でカスタマイズできます。入力形式ではなく選択形式に変えたり、回答に迷いそうな項目にヒントを併記して回答しやすくすれば、支援者（ステークホルダーなど）が情報を入力しやすくなります。こうしたカスタマイズにより、情報の行き違いや途中離脱を最小限に抑えます。
専用ポータルを提供
支援者（ステークホルダーなど）が自分でCRMに登録された情報を確認・編集できる専用ポータルを作成できます。支援者がわかりやすい表示にカスタマイズされたポータルを提供することができます。
支援者が直接情報を更新することでNPO担当者が対応する時間が短縮されます。
ポータル機能について詳細はこちら
- 支援者向けポータル
- ボランティア向けポータル
安全でスムーズな決済処理
アプリケーション構築ツール「Zoho Creator」や定期請求管理ツール「Zoho Billing」と連携し、
Zoho CRM に決済機能を備えることが可能です。決済システムと連携すれば、支援者に合わせて決済方法を
簡単に変更できます。たとえば1回払いから定期払いに変更する場合は、チェックマークを入れるだけ。
通信はすべてSSL暗号化され、セキュリティ面でも安心。クラウドファンディングサイトとも連携できます。
資金管理
NPOでは、支援者からの資金調達状況を記録する必要があります。
Zoho CRM では、一括・分割決済や払い戻しなど、決済情報を記録できます。
NPO向けの顧客管理システムを選ぶときの確認ポイント
専任の担当者がいなくても設定できるか
NPOでは、事務局の担当者が経理も広報も兼ねていることが珍しくありません。項目の追加や画面の並べ替えを、外部に頼らず自分たちで変えられるかを確かめてください。
団体の呼び方に合わせて項目を足せるか
正会員、賛助会員、寄付者、ボランティア——団体によって呼び方も区分も違います。決められた項目のまま使うのではなく、自分たちの言葉で項目を作れるかどうかが、記録が続くかどうかを分けます。
寄付や会費の入金を同じ場所で追えるか
支援者の名簿と入金の記録が別々の表に分かれていると、御礼も督促も手作業になります。ひとつの画面で両方を見られる状態を目指してください。
少人数のうちから使える料金か
事務局が2〜3人という団体は少なくありません。何人から契約できるか、無料で使える範囲があるかを確認してください。Zoho CRM は3ユーザーまで、期間の制限なく無料で利用できます。
個人情報を安全に扱えるか
寄付者名簿を作った時点で、NPO法人も個人情報取扱事業者にあたります。表計算ファイルをメールでやりとりする運用は、その意味でリスクを抱えています。誰がどの情報を見られるかを設定できる仕組みを選んでください。
出典：個人情報保護委員会「よくある質問」
外部アプリ連携
Zoho CRMには1,000以上のアプリとの連携があらかじめ用意されています。
複数アプリケーションの機能をCRMに統合させることで、支援者への対応や入金確認などの活動にかかる
さまざまな活動が一つのアプリケーションで完結します。
Zoho CRM の連携サービスについて詳細はこちら
Mailchimp
PayPal
X
LinkedIn
Google Workspace
Survey Monkey
Zoho CRM
Outlook
SMS Magic
Slack
NPOの顧客管理システムについてよくあるご質問
- Q
無料で使えますか。
Zoho CRM は3ユーザーまで、期間の制限なく無料で利用できます。無料プランで使えるのは基本機能とモバイルアプリです。メールの自動配信やワークフローによる自動化は、スタンダードプラン（1ユーザーあたり月額1,760円・年間契約）から利用できます。すべての機能は15日間、無料でお試しいただけます。
- Q
会員管理システムとは何が違いますか。
会員管理システムは、会費の徴収と名簿の維持に的を絞った仕組みです。顧客管理システムはそこに、寄付、問い合わせ、イベントへの参加、メールの開封といった接点の履歴が加わります。支援者一人ひとりの関わり方まで追いたい場合は後者が向いています。
- Q
いま使っている表計算ファイルのデータは移せますか。
移せます。既存の名簿はインポートで取り込めます。取り込んだあとに項目の対応付けを調整することもできます。
- Q
寄付の記録はどこまで残せますか。
金額、受領年月日、寄付者の氏名と住所、支払方法などを1件ずつ記録できます。項目は団体に合わせて追加できます。年度ごとの集計や、金額での絞り込みも行えます。
- Q
支援者やボランティアに自分で情報を更新してもらえますか。
ポータルを用意すれば、支援者やボランティアが自分で登録内容を確認・変更できます。事務局が代わりに入力する手間が減ります。
- Q
クレジットカードでの寄付の受付にも使えますか。
Zoho CRM 単体では決済を行いません。オンライン決済の Zoho Checkout や、定期請求の Zoho Billing と連携し、決済の記録を Zoho CRM に残す形になります。
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お試しください。
※クレジットカード登録不要。15日間はすべての機能をお試しいただけます。期間の終了後は、3ユーザーまで無料のプランに切り替わります。