共有メールアカウント
共有メールアカウントの概要
組織の管理者または特権管理者は、管理画面からグループを作成する際、組織のユーザーを共有メールアカウントに追加できます。共有メールアカウントの機能は、グループのメンバーがコメントを通じて意見を共有したり、詳細に検討したり、顧客に解決策を提供したりといったことが可能なコラボレーション用プラットフォームです。共有メールアカウントのメンバーであったり、グループメンバーに招待されている場合、組織内の複数のチームメンバーが同じメールにアクセスできるため、より共同作業の効果が高まります。
共有メールアカウントのメリットは、グループのメールアドレスにメールが送信されても、ユーザーの受信トレイにメールがたまらないことことです。メールは共有メールアカウントの下にスレッドとして一覧表示されます。新しい共有メールアカウントの作成手順については、共有メールアカウントの作成のヘルプ記事をご参照ください。
［設定］→［グループ］→［共有メールアカウント］の順に移動すると、共有メールアカウントを表示、管理できます。
共有メールアカウントの処理
共有メールアカウントでは、ユーザーをメール閲覧できるように招待したり、重要なメールにタグ付けしたり、フィードバックを表示したりなど、メールを管理するための合理化されたビューを設定可能なヘッダーも使用できます。共有メールアカウントの処理の詳細については、こちらをご覧ください。
一括処理
一括処理機能を使用すると、複数のメールに対して必要な処理を同時に実行できます。これにより、大量のメールを管理しやすくなり、個々のメールを処理する手間が省けます。 一括処理には、以下のものが含まれます。
- タグを設定する
- 既読にする
- アーカイブ
- 削除する
- 迷惑メールに分類する
メモ：
組織の管理者は、共有メールアカウントでの役割に関係なく、グループの管理者と同じ処理を実行できます。
タグの設定
カスタムタグを使用すると、重要なメールをかんたんに分類できます。タグは画面左側に表示されます。該当のタグをクリックすると、そのタグに関連するすべてのメールが表示されます。メールにタグを追加するには、以下の手順を実行します。
- タグを付けるメールのチェックボックスにチェックを入れます。
- ヘッダーのメニューから［タグを設定する］をクリックします。
- 既存のタグから選択するか、新しいタグを作成します。
- 既存のタグを使用するには、表示された一覧から対象のタグをクリックします。
- 新しいタグを作成するには検索欄にタグ名を入力し、色を選択して［作成する］をクリックすると、新しいタグが作成されます。
タグをメールに関連付けたくない場合は、メールを選択し、ヘッダーメニューから［すべてのタグを消去する］をクリックして、メールからタグを削除します。
適用されたタグに応じてメールを抽出して表示することもできます。
メールの既読設定
「既読にする」機能を使用すると、ワンクリックで複数のメールを既読にできるので、受信トレイに残った未読メールに気を紛らわせることなく、重要なメールに集中できます。メールを既読にするには、
- 既読にするメールのチェックボックスにチェックを入れます。
- ヘッダーメニューから［既読にする］機能をクリックします。
［すべてのメールを既読にする］をクリックして、すべての未読メールを既読にすることもできます。
アーカイブ
すぐに対応する必要はないものの、将来参照する必要があるメールは、「アーカイブ」機能を使用して保存することができます。アーカイブ済みのメールは、共有メールアカウントのヘッダーの「アーカイブ済み」で確認できます。共有メールアカウントの直属のユーザーは、メールを一括してアーカイブすることはできません。メールをアーカイブするには、
- アーカイブするメールのチェックボックスにチェックを入れます。
- ヘッダーメニューの［アーカイブ］機能をクリックします。
メールのアーカイブを解除するには、共有メールアカウントのヘッダーの［アーカイブ］セクションに移動し、アーカイブを解除するメールを選択します。ヘッダーメニューから［アーカイブを解除する］をクリックし、メールのアーカイブを解除します。
削除
「削除する」機能を使用して、メールアカウントから複数のメールを同時に削除することができます。削除されたメールは共有メールアカウントのヘッダーにあるごみ箱に移動されます。直属のユーザーは、元の差出人が自分自身であるメールのみ、共有メールアカウントから削除できます。それ以外のメールは削除できません。メールを削除するには、
- 削除するメールのチェックボックスにチェックを入れます。
- ヘッダーメニューから［削除する］をクリックします。
メールを復元または完全に削除するには、共有メールアカウントのヘッダーの［ごみ箱］セクションに移動して、復元または完全に削除するメールを選択します。 復元するメールを選択し、ヘッダーメニューの［元に戻す］をクリックすると、メールを復元できます。メールを削除するには、［完全に削除する］を選択します。 ［ごみ箱フォルダーを空にする］を選択すると、ごみ箱内の不要なメールをすべて完全に削除できます。
迷惑メールの分類
「迷惑メールに分類する」機能を使用すると、不要なメールを特定してブロックすることでメールセキュリティを強化し、アカウントを保護することができます。「迷惑メールに分類」機能を使用することで、メールフィルターはそのメールの差出人や内容を認識するため、同じ差出人からのメールを自動で迷惑メールに移動することができます。直属のユーザーはメールを迷惑メールに分類することはできません。メールを迷惑メールに分類するには、
- 迷惑メールに分類するメールのチェックボックスにチェックを入れます。
- ヘッダーメニューから［迷惑メールに分類する］をクリックします。
迷惑メールに分類したメールを迷惑メールの分類から解除することもできます。解除するには、共有メールアカウントのヘッダーの迷惑メールセクションに移動し、迷惑メールとして分類しないメールを選択し、ヘッダーメニューから［迷惑メールへの分類を解除する］をクリックします。［迷惑メールフォルダーを空にする］を選択すると、迷惑メールを完全に削除することもできます。
メモ：
共有メールアカウント機能は、現在、有料プランをご利用の組織でのみ利用可能です。無料プランをご利用の場合、組織専用の共有メールアカウントシステムであるZoho MailのZoho TeamInboxをご検討ください。