Kalau Anda sering kirim email bisnis ke banyak orang, seperti ke pelanggan, vendor, atau tim internal, besar kemungkinan Anda pernah menggunakan CC dan BCC email. Sayangnya, banyak dari kita yang belum mengetahui dan akhirnya salah menggunakan CC dan BCC.
Padahal, kesalahan kecil bisa berujung besar. Tersebarnya data email pelanggan, salah paham antar tim, sampai reputasi brand yang terlihat “kurang rapi”.
Sebelumnya kami juga telah membahas soal sejarah dan manfaat CC. Dalam blog kali ini, kita akan membahas kesalahan umum dalam menggunakan BCC (Blind Carbon Copy) dan cara menghindarinya, dengan bahasa yang praktis untuk kebutuhan kerja sehari-hari.
Blog Terkait:
Intip Perbedaan Email Perusahaan Zoho Mail dengan Zimbra
Membuat Email Profesional untuk Kebutuhan Bisnis dengan Mudah
Apa Itu BCC dan Apa Tujuannya?
BCC (Blind Carbon Copy) adalah fitur email yang memungkinkan kamu mengirim email ke banyak penerima tanpa memperlihatkan daftar penerima tersebut ke penerima lain.
Berbeda dengan CC (Carbon Copy), di mana semua orang bisa melihat kita mengirim tembusan ke siapa saja, pada BCC daftar penerimanya “disembunyikan”.
Secara fungsi, BCC itu berguna untuk melindungi privasi penerima saat kita mengirim email ke banyak orang yang tidak saling mengenal atau punya relevansi.
Dengan BCC, kamu bisa mengirim pesan yang sama ke banyak alamat email tanpa membuat mereka saling melihat daftar penerima. Jadi, BCC dibuat supaya distribusi email massal tetap rapi, tidak membuka data kontak orang lain, dan mengurangi risiko “kebocoran email”.
Kesalahan dalam Penggunaan BCC
1. BCC untuk menutupi komunikasi (bukan untuk privasi)
Kesalahan yang sering terjadi adalah memakai BCC untuk “mengintip” email. Misalnya memasukkan atasan atau rekan kerja ke BCC supaya mereka tahu isi komunikasi, tetapi pihak lawan bicara, yang jadi tujuan utama email, tidak mengetahuinya.
Ini bukan sekadar soal etika. Ini juga soal trust. Kalau suatu saat penerima mengetahui ada orang lain yang diam-diam dibcc, hubungan bisnis bisa langsung terasa tidak nyaman.
Cara menghindarinya:
Gunakan BCC terutama untuk melindungi privasi penerima.
Contoh: Kalau tujuannya adalah transparansi internal, lebih aman gunakan praktik yang jelas.
Misalnya email dari shared inbox, menambahkan CC internal ketika memang relevan, atau mencatat update komunikasi dengan lawan bicara di tools internal (ticketing/CRM/kanal chat) alih-alih via BCC.
2. Mengirim email massal ke pelanggan
Secara teknis, kita memang bisa mengirim email massal dengan BCC. Tapi untuk konteks bisnis, terutama dalam konteks marketing seperti update produk, pengumuman perubahan jadwal, atau promo, BCC sering jadi solusi yang “terlihat cepat” namun berisiko karena:
- Terasa kurang personal lantaran kontennya generik dan tidak terstruktur untuk pelanggan yang berbeda.
- Risiko deliverability yang tidak optimal lantaran pengiriman massal dari email biasa kadang membuat email yang kita kirim masuk ke folder spam si penerima.
- Sulit ditracking lantaran kita tidak tahu siapa yang membuka, bagian mana yang diklik, siapa yang membalas, dan siapa yang perlu follow-up.
Cara menghindarinya:
Kalau memang niatnya menyebar sebuah pengumuman ke email, gunakan tools yang tepat. Anda bisa menggunakan mailing list resmi, fitur mail merge, atau platform email marketing khusus seperti Zoho Campaigns.
3. Lupa memindahkan email penerima “To/CC” ke “BCC”
Ini salah satu kesalahan paling fatal dan paling sering terjadi. Kita bermaksud melindungi privasi penerima, tapi karena terburu-buru, alamat email masuk ke To atau CC. Akibatnya: semua penerima bisa melihat email satu sama lain.
Ini bisa menjadi isu serius karena data pelanggan menjadi terbuka ke pihak lain, kredibilitas perusahaan turun karena kecerobohan kecil, dan berpotensi melanggar kebijakan internal atau regulasi privasi data.
Cara menghindarinya:
Buat kebiasaan “ritual sebelum kirim”. Baca ulang To/CC/BCC secara sadar, kalau perlu sambil menunjuk kolomnya, sebelum menekan tombol Kirim.
Banyak tim juga memilih pola aman seperti: kolom To diisi alamat internal (misalnya email sendiri atau shared inbox), lalu semua penerima eksternal masuk ke BCC. Cara sederhana, tapi efektif.
4: Mengosongkan kolom “To” atau mengisinya sembarangan
Kadang ada juga orang yang memilih untuk mengosongkan kolom “To” atau mengisi ke alamat email yang salah.
Secara teknis praktek ini memang bisa dilakukan, tapi beberapa email client atau filter bisa menganggap email semacam ini “janggal”, apalagi kalau kontennya berkaitan dengan promosi.
Di sisi penerima, email tanpa “To” juga bisa terasa kurang profesional. Bisa menimbulkan pertanyaan “Ini email buat siapa sebenarnya?”
Cara menghindarinya:
Kalau kita perlu memakai BCC untuk banyak penerima, gunakan “To” secara wajar. Bisa alamat diri sendiri, email alias departemen (misalnya info@ atau sales@), atau shared inbox.
7. Menggunakan BCC untuk “follow-up”
Misalkan kita ingin me-follow-up beberapa calon pelanggan. Agar tidak bolak-balik kerja, kita pakai BCC. Ini memang kelihatan efisien, tapi dari sisi penerima, email yang kita kirim tetap terasa aneh karena terlihat terlalu general.
Cara menghindarinya:
Gunakan template yang memang dirancang untuk personalisasi (nama perusahaan, konteks diskusi terakhir, apa yang sedang mereka cari, dll).
Baca juga:
Cara Menggunakan BCC dengan Benar
Kalau diringkas, penggunaan BCC yang aman biasanya mengikuti tiga prinsip:
- Gunakan BCC untuk melindungi privasi penerima, bukan untuk “main petak umpet”.
- Jangan jadikan BCC sebagai pengganti tools yang memang dibuat untuk pengiriman email secara massal, melakukan tracking, dan membuat segmentasi.
- Biasakan buat workflow sederhana sebelum kirim: cek penerima, cek lampiran, cek konteks, baru kirim.
Pertanyaan yang Sering Muncul tentang BCC
Apa bedanya CC dan BCC?
CC terlihat oleh semua penerima (transparan). BCC tidak terlihat oleh penerima lain (privasi).
Apakah BCC itu tidak sopan?
Menggunakan BCC belum tentu berarti tidak sopan. Intinya ada di niat dan konteks. BCC untuk privasi itu wajar. Tapi BCC dengan niat agar si penerima tidak tahu kalau ada orang lain yang mengawasi pembicaraan itu lah yang sering memicu masalah.
Apakah aman kirim email pelanggan pakai BCC?
Lebih aman daripada menaruh email mereka di To/CC, karena BCC melindungi daftar penerima. Namun untuk pengiriman massal yang rutin, biasanya lebih baik memakai sistem campaign atau database kontak yang rapi agar tidak rawan salah kirim dan lebih mudah ditrack.
Penutup
BCC itu seperti fitur “pengaman”. Ia berguna kalau dipakai untuk tujuan yang benar, tapi bisa jadi sumber masalah kalau dipakai sebagai jalan pintas.
Kesalahan kecil di kolom penerima bisa berdampak besar pada privasi pelanggan, alur koordinasi, dan citra profesional dari sebuah perusahaan.
Karena itu, selain membiasakan cek To/CC/BCC sebelum menekan Send, ada baiknya kita juga memastikan platform email yang dipakai mendukung cara kerja tim yang rapi.
Pengaturan penerima jelas, pengelolaan thread nyaman, dan kontrol keamanan lebih terjaga. Zoho Mail, misalnya, dirancang untuk kebutuhan email bisnis.
Zoho Mail tampil lebih profesional untuk bisnis, punya pengelolaan mailbox yang tertata, serta fitur keamanan dan administrasi yang membantu tim meminimalkan risiko human error.
Comments