Como usar o ChatGPT para escrever e-mails: o guia completo [prompts + exemplos]

O e-mail continua sendo um dos canais mais eficazes de comunicação profissional e de marketing. Porém, escrever boas mensagens ainda é um desafio para muitas pessoas.

Entre a escolha do tom de voz adequado, a estrutura do texto e a necessidade de ser conciso, o processo pode levar mais tempo do que o esperado. Neste contexto, o ChatGPT surge como uma possível solução.

De fato, o uso da IA representa uma nova etapa na forma como profissionais lidam com a comunicação digital. Quando bem orientado, o ChatGPT é capaz de trazer muitos benefícios, inclusive para campanhas de e-mail marketing.

A seguir, vamos conhecer algumas boas práticas e cuidados ao utilizar o ChatGPT para escrever e-mails. Acompanhe!

Por que usar o ChatGPT para escrever e-mails

O ChatGPT tem se tornado uma ferramenta valiosa para profissionais que precisam lidar diariamente com a comunicação escrita. No contexto dos e-mails, ajuda a reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas repetitivas e na geração das mensagens em si.

Mas uma das principais vantagens está na superação do chamado bloqueio criativo. É comum que, diante de uma rotina puxada, falte inspiração para começar a escrever.

Ferramentas como ChatGPT oferecem um ponto de partida importante, transformando ideias em textos mais estruturados que, posteriormente, podem ser melhorados ou ao menos servir para novas ideias. Com mais tempo à sua disposição, as equipes podem dedicar mais tempo às decisões estratégicas e menos à parte operacional (a escrita em si).

Além da produtividade, o ChatGPT também contribui para padronizar a comunicação. Ele pode seguir instruções sobre tom de voz, estilo e formato, o que ajuda a manter coerência entre mensagens enviadas por diferentes profissionais ou áreas da empresa.

É claro que, como veremos mais adiante, é preciso tomar alguns cuidados ao usar ferramentas de IA generativa. Porém, quando usadas com critério, elas podem ser realmente úteis no dia a dia dos times, facilitando manter uma comunicação mais clara e objetiva.

Leia mais: E-mail criativo: o guia completo com dicas e exemplos para inovar nas suas campanhas

Como escrever um e-mail no ChatGPT: passo a passo básico

Criar um e-mail no ChatGPT é simples e intuitivo, mas vale destacar alguns cuidados e dicas. Veja:

1. Acesse a plataforma e inicie uma nova conversa

O primeiro passo é acessar o ChatGPT pelo site ou aplicativo. Recomendamos criar uma conta na plataforma, pois assim você consegue manter o histórico de conversas salvo.

Feito isso, inicie um novo chat. Caso você já tenha conversas salvas, crie uma nova para evitar que respostas anteriores interfiram no contexto do e-mail que você deseja criar.

2. Crie um prompt claro e detalhado (o comando inicial)

O prompt é o comando que você dá ao ChatGPT. Ele determina a qualidade do texto que será gerado. Quanto mais específico for o pedido, mais relevante será o resultado.

É interessante fornecer o contexto mais amplo à ferramenta, descrevendo não apenas o tipo de e-mail que você quer, mas também da empresa, da área que você atua e da sua função. Dessa forma, a ferramenta tem mais elementos para alinhar o discurso ao que você precisa.

3. Analise o rascunho gerado pela IA

Quando o ChatGPT gerar o primeiro rascunho, avalie a resposta. Leia atentamente o texto e verifique se o conteúdo reflete o tom, a linguagem e as informações desejadas. Também confira se o e-mail está com a estrutura certa (saudação, corpo e fechamento).

O ChatGPT pode produzir bons resultados de primeira, mas essa revisão é importante para assegurar a precisão e a autenticidade.

4. Refine o texto com prompts adicionais

Quando usamos ferramentas de IA, dificilmente vamos parar nas primeiras respostas geradas. Adicione novos comandos para refinar a mensagem, seja para ajustar o tom, o tamanho ou o estilo do e-mail.

Se você achou que a resposta está adequada, pode ir além e pedir variações do mesmo texto. Assim, você amplia sua gama de opções.

5. Copie o resultado e cole no seu cliente de e-mail

Quando estiver satisfeito com o texto final, copie a mensagem gerada e cole-a no seu cliente de e-mail. Antes do envio, faça uma última leitura para verificar ortografia, coerência e dados específicos.

Confira se você não copiou parte da resposta juntamente com o restante da mensagem. Se você usar o botão que aparece na tela da ferramenta, toda a resposta é copiada, inclusive as interações do ChatGPT.

A chave para o sucesso: como solicitar ao ChatGPT para escrever um texto (prompts)

Um bom prompt é o diferencial para criar mensagens realmente profissionais. Existe uma série de informações que devem ser fornecidas à ferramenta para garantir que o resultado seja satisfatório:

Especifique o objetivo (marcar reunião, recusar proposta, agradecer)

Todo e-mail tem um propósito. Informe o ChatGPT sobre o objetivo central da mensagem. Isso é essencial para que o texto tenha foco e clareza.

Indique de forma direta o que você precisa. Marcar uma reunião? Confirmar um horário? Agradecer um contato? Solicitar informações adicionais? Ao deixar o objetivo explícito, a IA consegue organizar o conteúdo de forma adequada e sem desvios desnecessários.

Defina o tom de voz (formal, casual, educado e firme)

Use adjetivos claros para orientar o estilo do texto que você quer criar. Ao definir o tom, você ajuda o ChatGPT a ajustar vocabulário, ritmo e escolha de palavras.

Forneça o contexto e informações essenciais (nomes, datas, links)

Quanto mais contexto você fornecer, mais preciso será o resultado. Por isso, inclua todos os dados relevantes: nome do destinatário, datas, local do evento, link de reunião, valores ou prazos.

Identifique o destinatário (colega, cliente, gestor)

O estilo de escrita deve mudar conforme a relação entre remetente e destinatário. Escreva no prompt quem receberá a mensagem para orientar a linguagem que o ChatGPT empregará no texto.

Peça por um tamanho ou formato (ex: “seja breve”, “use bullet points”)

Por fim, defina o tamanho e o formato desejados. O ChatGPT pode gerar textos em parágrafos, listas ou bullets, conforme sua necessidade.

Exemplos de prompts para escrever e-mails com ChatGPT

Criamos alguns exemplos de comandos que você pode usar no ChatGPT para criar seus e-mails. Esses prompts seguem as recomendações que abordamos no tópico anterior e fornecem todo o contexto e informações que a ferramenta precisa.

Exemplo 1: E-mail profissional para marcar uma reunião

• Escreva um e-mail profissional e direto para convidar um cliente para uma reunião de alinhamento sobre um novo projeto.
• O tom deve ser cordial e objetivo.
• O destinatário é um cliente de longa data.
• Inclua duas opções de data (terça e quinta da próxima semana) e uma frase de encerramento que demonstre disponibilidade.
• O e-mail deve ter dois parágrafos.

Exemplo 2: E-mail casual para follow-up de proposta

• Crie um e-mail curto e casual para retomar o contato com um cliente após o envio de uma proposta na semana passada.
• Use um tom amigável, demonstrando interesse e disposição para tirar dúvidas.
• O destinatário é um cliente com quem já tenho um relacionamento próximo.
• O e-mail deve ter até 100 palavras e incluir uma pergunta aberta sobre o andamento da proposta.

Exemplo 3: E-mail formal para recusar um convite

• Escreva um e-mail formal e educado para recusar um convite para participar de um evento corporativo.
• O objetivo é agradecer o convite, explicar que a agenda está cheia e demonstrar interesse em futuras oportunidades.
• O destinatário é um parceiro de negócios.
• O texto deve ter até 1000 caracteres, com estrutura clássica (saudação, corpo e encerramento) e vocabulário formal.

Exemplo 4: E-mail de agradecimento

• Escreva um e-mail breve e cordial para agradecer um cliente que participou de uma reunião de apresentação.
• O tom deve ser profissional e atencioso.
• O destinatário é uma cliente chamada Ana Silva.
• Mencione o tema da reunião ("ferramentas de marketing digital") e reforce a disponibilidade para os próximos passos.
• O e-mail deve ter no máximo um parágrafo curto e objetivo.

Como responder e-mails usando o ChatGPT (a forma correta de “anexar texto”)

Responder e-mails com o auxílio do ChatGPT é uma das formas mais práticas de agilizar a comunicação do dia a dia. Entretanto, muitos usuários têm dúvidas sobre como incluir o conteúdo da mensagem recebida no prompt.

Embora seja possível anexar arquivos, existe um limite para as contas gratuitas. Alternativamente, você pode copiar o conteúdo do e-mail recebido e colar esse texto na caixa de mensagem, junto com suas instruções.

Mais uma vez, isso serve para que a IA entenda o contexto e gere uma resposta mais adequada ao tom, ao assunto e ao relacionamento com o remetente.

Importante: Se o e-mail original for muito extenso, resuma as partes mais relevantes para evitar que a ferramenta perca de foco. Também evite compartilhar dados confidenciais ou informações sensíveis.

Exemplo de prompt para gerar uma resposta profissional

• A seguir está o conteúdo de um e-mail recebido de um cliente.
• [Cole aqui o texto do e-mail original].
• Escreva uma resposta profissional e educada, confirmando o recebimento da mensagem e informando que o assunto será repassado ao setor responsável.
• O tom deve ser cordial.
• O destinatário é um cliente corporativo de longa data.
• O e-mail deve ter até 120 palavras.

Cuidados e limitações ao usar IA para escrever e-mails

O ChatGPT é uma ferramenta útil e eficiente, mas não é infalível. A IA generativa possui alguns limites e entendê-los é essencial para saber no que ficar de olho na hora de avaliar os resultados gerados.

A importância da revisão humana: verificando fatos e o tom

Mesmo quando o ChatGPT gera textos bem escritos, a revisão humana é indispensável. E não apenas por uma questão de verificar se eles estão alinhados ao que você precisa, mas, sobretudo, para confirmar se as informações estão corretas (nomes, datas, dados, etc.).

A própria ferramenta sinaliza na parte de baixo do site: "O ChatGPT pode cometer erros. Confira informações importantes". Isso é especialmente necessário quando usamos dados e estatísticas

A inteligência artificial é ótima para organizar ideias, sugerir estruturas e adaptar rapidamente uma mensagem, mas ela tem uma base de dados limitada (isto é, não tem conhecimento em tempo real sobre fatos) e pode incorrer em erros e as chamadas alucinações de IA.

Por isso, antes de enviar qualquer mensagem criada com o auxílio da inteligência artificial, revise os seguintes aspectos:

• Precisão das informações: confira nomes, cargos, datas, valores e links mencionados.
• Tom de voz e coerência: garanta que o texto esteja alinhado à cultura e à identidade da sua empresa.
• Ortografia e fluidez: embora raros, erros de concordância e repetições podem ocorrer.

Além disso, o ChatGPT pode utilizar alguns termos que não são usuais do português. Um exemplo é começar os e-mails com "Espero que esta mensagem o encontre bem", uma tradução literal da saudação comum no inglês.

Evitando a impessoalidade e textos genéricos

Um dos riscos mais comuns ao usar IA para escrever e-mails é a falta de personalização. Como o modelo se baseia em padrões de linguagem, ele tende a criar mensagens neutras, que podem soar distantes ou genéricas.

Embora não seja diretamente relacionado a e-mails, um estudo da Universidade de Cornell, nos EUA, comparou 30 mil redações escritas por humanos com textos criados por ferramentas como o ChatGPT. 

Mesmo quando o prompt especificava características como etnia, gênero e localização da pessoa, os textos gerados por IA foram considerados uniformes, genéricos e fáceis de distinguir da escrita humana genuína.

Para evitar isso, adote algumas práticas simples:

• Inclua detalhes contextuais, mencionando o nome da pessoa, o histórico da conversa ou algo específico do relacionamento.
• Adapte o vocabulário ao interlocutor.
• Atente-se a expressões genéricas. Na busca pela neutralidade, ferramentas de IA tendem a criar frases batidas e genéricas. O ideal é reformulá-las de forma natural.
• Revise o tom da mensagem. O ChatGPT pode gerar respostas excessivamente formais, mesmo se for orientado adequadamente.

Indo além do e-mail pessoal: usando o ChatGPT para e-mail marketing

O ChatGPT também pode ser aplicado às suas rotinas de e-mail marketing, auxiliando na criação de campanhas. Listamos algumas das possibilidades de uso:

Geração de ideias para linhas de assunto (subject)

A linha de assunto é o primeiro ponto de contato do destinatário com a sua mensagem e influencia diretamente a taxa de abertura. O ChatGPT pode auxiliar nessa etapa, sugerindo variações de títulos conforme o objetivo e o público-alvo.

Para aproveitar ao máximo, forneça sempre:

• O tema do e-mail (promoção, lançamento, evento, newsletter, etc.).
• O tom desejado (urgente, inspirador, divertido, institucional, etc).
• O tipo de público (clientes fiéis, leads novos, contatos inativos, etc.).

Criação de rascunhos para newsletters e fluxos de nutrição

O ChatGPT também é útil na elaboração de rascunhos de newsletters, e-mails de boas-vindas e das mensagens dentro de fluxos automatizados de nutrição de leads.

Para obter resultados mais precisos, o prompt deve incluir:

• Objetivo do fluxo de e-mails (informar, nutrir, converter, reter, etc.).
• Etapa da jornada (descoberta, consideração, decisão, pós-venda).
• Formato desejado (texto curto, bullet points, etc).
• Tom de voz (educacional, inspirador, etc.).
• Abordagem (objetiva e concisa, storytelling envolvente, etc.).

Teste A/B de diferentes copys geradas pela IA

Uma das boas práticas mais recomendadas para e-mail marketing é a realização testes A/B, em que comparamos duas versões diferentes de um mesmo e-mail (mudando apenas título ou assunto ou CTA, por exemplo) para descobrir qual gera melhor desempenho.

O ChatGPT pode ajudar a criar essas variações rapidamente, alterando apenas elementos estratégicos. Esses testes embasam ajustes que impactam métricas como taxa de abertura, cliques e conversões.

Como escalar sua estratégia de e-mail marketing

Vimos como usar o ChatGPT para escrever e-mails com mais clareza e consistência. O próximo passo é transformar essa produtividade em resultados em escala para suas campanhas. E é aqui que entram as ferramentas da Zoho.

Veja como cada uma delas contribui para potencializar sua estratégia:

Use o Zoho Campaigns para enviar e automatizar suas campanhas de e-mail

O Zoho Campaigns é uma para a criação, envio e monitoramento de campanhas de e-mail marketing. Ele permite segmentar públicos, personalizar mensagens e acompanhar métricas em tempo real, tudo com uma interface simples e intuitiva.

Principais recursos :

• Automação de campanhas: configure fluxos de envio baseados em ações do público, como abertura de e-mails ou cliques em links.
• Personalização dinâmica: insira nomes, preferências e informações específicas em cada mensagem.
• Modelos prontos: crie e edite e-mails visualmente atraentes com facilidade;
• Relatórios e análises: acompanhe métricas como taxa de abertura, cliques, cancelamentos e conversões.
• Integração com CRM e outras soluções Zoho: sincronize dados de contatos e automatize ações entre marketing e vendas.

Crie jornadas de cliente completas com o Zoho Marketing Automation

O Zoho Marketing Automation é projetado para gerenciar jornadas completas do cliente, conectando todos os canais e resultados em um só ambiente.

Principais recursos:

• Mapeamento de jornada do cliente: visualize o caminho completo do lead, desde o primeiro contato até a conversão.
• Lead scoring: atribua notas com base em interações e priorize as oportunidades com maior potencial.
• Automação de campanhas multicanal: conecte e-mail, redes sociais, SMS, notificações push e outros canais em uma estratégia unificada.
• Acompanhamento de comportamento: monitore visitas ao site, cliques e engajamento em campanhas.
• Relatórios personalizados e painéis de desempenho: analise dados em tempo real e otimize resultados continuamente.

Otimize suas landing pages de e-mail com o Zoho LandingPage

O Zoho LandingPage é uma ferramenta criada para facilitar a criação de páginas que convertem.

Principais recursos:

• Editor de arrastar e soltar: monte páginas rapidamente com blocos prontos e personalizáveis.
• Modelos responsivos: garanta uma boa experiência em dispositivos móveis e desktops com templates prontos,
• Testes A/B: compare variações de títulos, imagens e chamadas de ação para descobrir o que gera mais conversões.
• Integração com Zoho CRM, Campaigns e Marketing Automation: unifique dados e acompanhe resultados de ponta a ponta.
• Análises detalhadas de desempenho: monitore tráfego, taxa de conversão e fontes de acesso.

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