Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents dans la gestion de projets ?
Lorsqu'il s'agit de gestion de projets, le logiciel de gestion de documents aide au stockage, au suivi, au partage et à la gestion de fichiers texte électroniques, de PDF, d'images, de feuilles de calcul, et de fichiers audio et vidéo. Ces documents sont disponibles pour les utilisateurs ayant accès au projet.
Que doit apporter un système de gestion de documents de projet ?
Avec le modèle de travail hybride qui gagne en importance dans la plupart des secteurs, la gestion et la collaboration sur les documents sont devenues une nécessité. Qu'elles soient hybrides ou à distance, les équipes doivent avoir accès aux dernières versions des documents. Un emplacement central pour tous les documents permet des approbations rapides. Pour les entreprises comptant d'innombrables processus et des services variés, le tri des documents par catégorie élimine la confusion et les visites d'utilisateurs multiples. Chaque visite d'un document crée un journal d'audit, qui peut être utilisé ultérieurement à des fins d'audit.
Annoter, commenter ou réviser des documents ensemble crée un sentiment de collaboration et de coopération active au sein de l'équipe, ce qui est possible avec un bon système de gestion de documents. De plus, tout changement peut être suivi et exécuté rapidement et sans problème, en veillant à ce que tout le monde soit tenu informé.
Comment choisir un logiciel de gestion de documents
Chaque entreprise a des besoins variés. Tenez compte de vos objectifs à court et à long terme, et créez une liste de tous les défis que vous aimeriez que le logiciel relève. Assurez-vous également de recueillir les idées de votre équipe. Une fois que vous avez fait une sélection de plusieurs logiciels, optez pour une démonstration de produit pour chacun d'eux. Vous pouvez aussi demander aux membres de l'équipe d'évaluer quelques outils présélectionnés pour faciliter la tâche. Identifiez tous les avantages et inconvénients. N'oubliez pas que tout fournisseur que vous choisissez doit offrir le meilleur rapport qualité-prix. Il est donc important de prendre votre temps pour acquérir de la certitude et réduire votre choix à deux ou trois prétendants. Un bon logiciel de gestion de documents doit avoir une interface utilisateur intuitive, une intégration fluide à toutes vos applications préférées, des protocoles de sécurité et de protection des données robustes, des capacités de stockage adéquates, des autorisations utilisateur personnalisables et des fonctionnalités collaboratives. Ensuite, effectuez une recherche sur votre fournisseur potentiel. Qu'en disent les sites d'évaluation ? Depuis combien d'années le fournisseur existe-t-il ? Quels sont les prix et abonnements disponibles ? Contactez l'équipe d'assistance de l'entreprise et évaluez la qualité de leur service et leur connaissance des produits.
Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de documents de projet
Ayez la main verte
Dites adieu aux feuilles de papier qui s'entassent, aux dossiers physiques, aux armoires, aux verrous et aux coûts qui les accompagnent. Le développement durable est gagnant. La numérisation de vos documents permet aux équipes à distance d'accéder facilement aux données de projet à partir d'ordinateurs portables et d'appareils mobiles.
Protégez vos documents
Le logiciel de gestion de documents de projet couvre tous vos documents face à tous les risques. Grâce à ses fonctionnalités de sauvegarde et de récupération, vos documents sont sains et saufs. Vous n'avez donc pas à vous soucier de perdre des données cruciales.
Facilité de recherche
Recherchez et accédez facilement aux fichiers en entrant un mot-clé ou des balises liées aux documents. Cela signifie que vous pouvez trouver des documents associés à n'importe quel projet ou tâche, sans avoir à attendre que quelqu'un les envoie.
Restez toujours sur la même longueur d'onde et la même version
Éliminez la confusion et les données désorganisées, et restez au courant en gardant une trace de tous les changements, des modifications de dernière minute et des pistes d'audit afin de vous orienter dans la bonne direction.
Sécurité maximale
Une bonne solution logicielle de gestion de documents de projet offre une sécurité indispensable en conservant un enregistrement de toutes les activités sur les documents et en restreignant les autorisations utilisateur sur les documents sensibles.
Intégration à toutes vos applications
Assurez une productivité maximale et des flux de travail fluides en intégrant votre logiciel de système de gestion de documents à vos applications existantes.
Pourquoi Zoho Projects est-il le meilleur logiciel de gestion de documents ?
Du stockage central à la sécurité sans compromis, en passant par la facilité de recherche, Zoho Projects fait tout cela et bien plus encore.
Gérez les fichiers depuis un seul emplacement
Documents, clips vidéo, graphiques, feuilles de calcul, rapports… un projet moyen implique des centaines de fichiers différents, souvent sur des dizaines d'ordinateurs différents. Avec notre système de gestion de documents, chaque fichier est stocké de manière centralisée et organisée. Ainsi, chaque membre de l'équipe est constamment informé.
Partagez des fichiers depuis n'importe où
Partagez les fichiers avec votre équipe depuis un même endroit. Vous pouvez également associer des fichiers à des tâches ou des problèmes et les organiser en dossiers hiérarchiques qui reflètent votre structure et votre workflow. Profitez d'un contrôle total en toute simplicité.
Assurez le suivi des versions de fichier
Zoho Projects automatise les processus de documentation essentiels, tels que le suivi des révisions, le contrôle d'accès, ainsi que la recherche et l'extraction. Toutes les modifications sont affichées avec des notes, des dates et des informations sur l'auteur. De cette façon, tout le monde travaille toujours avec la version la plus précise et la plus récente de chaque fichier.
Trouvez vos fichiers facilement
L'outil de recherche puissant de Zoho Projects vous permet de localiser facilement les documents à l'intérieur des projets. Recherchez des fichiers en utilisant les mots du titre ou du contenu pour afficher instantanément les résultats.
Intégration de Zoho WorkDrive
Grâce à l'intégration de Zoho WorkDrive, les utilisateurs peuvent créer et organiser des dossiers d'équipe pour collaborer plus efficacement avec d'autres équipes. Vous pouvez également attribuer différents rôles aux membres des dossiers d'équipe avec des autorisations d'accès spécifiques.