Jenis Kontak
Kontak Pribadi
Secara default, semua kontak yang Anda tambahkan adalah Kontak Pribadi. Anda dapat melihat, mengubah, atau mengekspornya dari akun Anda. Semua kontak pribadi Anda akan muncul di buku alamat Anda secara otomatis. Anda dapat menambahkan kategori ke Kontak pribadi untuk mengelompokkan kontak dan menggunakannya untuk menambahkan beberapa kontak selama Penulisan.
Kontak Organisasi
Saat administrator organisasi menambahkan pengguna atau grup, alamat email akan ditambahkan ke Kontak organisasi secara otomatis. Semua kontak organisasi akan muncul secara otomatis di isian otomatis saat Anda menulis email. Saat pengguna baru ditambahkan ke organisasi, pengguna tersebut dapat mencari atau menulis email ke kolega dengan mudah menggunakan Kontak organisasi.
Kontak organisasi lazim digunakan untuk semua pengguna di organisasi. Semua anggota dapat melihat kontak dan menggunakannya. Namun hanya administrator organisasi yang dapat menambahkan, mengedit, atau menghapus kontak dari kontak organisasi.
Selain pengguna organisasi internal, jika Anda ingin menambahkan kontak eksternal bersama agar dapat diakses dengan mudah oleh pengguna, administrator organisasi dapat menambahkannya. Ini akan berguna untuk kontak pihak ketiga seperti Penyedia jasa asuransi, Mitra bersama organisasi, atau penyedia layanan lain bagi organisasi.
Kontak organisasi yang telah Anda tambahkan akan digunakan di beberapa tempat seperti Pencarian, Streams, Tugas, Berbagi Email, Berbagi Folder, dsb.
Kontak grup
Zoho Mail mendukung grup untuk memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antartim di mana pengguna merupakan bagiannya. Kontak Grup berguna jika Anda ingin memiliki sekelompok kontak bersama untuk seluruh grup tapi tidak untuk seluruh organisasi. Kontak grup hanya dapat diakses oleh anggota grup.
Hanya moderator grup yang dapat menambahkan, mengubah, atau menghapus kontak dari Kontak grup.
Kategori Kontak
Anda dapat mengelompokkan sekelompok kontak tetap dengan menambahkan kontak tersebut ke kategori. Kategori membantu Anda untuk menambahkan satu ‘batch’ kontak massal ke email Anda saat menulis email. Kategori Pribadi dan Organisasi dicantumkan dalam ‘Address book (Buku alamat)’ untuk memudahkan akses saat menulis email.
Membuat Kategori
Anda dapat membuat Kategori baru dengan mengeklik opsi Add Category (Tambah Kategori) di panel kiri di bawah bagian Views (Tampilan). Anda juga dapat membuat kategori kontak secara langsung dari Address book (Buku alamat) di editor Compose (Tulis). Klik di sini untuk petunjuk terperinci.
Catatan:
Kategori hanya dapat ditambahkan ke Organisasi atau Grup oleh Admin atau Super Admin di organisasi atau grup tersebut.
Menambahkan Kontak
Anda dapat menambahkan kontak ke kategori dengan menyeret dan meletakkan kontak ke kategori yang diinginkan. Anda dapat menambahkan beberapa kontak sekaligus ke kategori dengan memilih kontak yang relevan dan mengeklik ikon Add to (Tambahkan ke)
.
Jika Anda ingin menghapus kontak dari kategorinya, klik kontak terkait di daftar kategori dan pilih ikon Clear contact
.
Opsi Lainnya
Anda dapat mengeklik kanan Kategori untuk memilih opsi Rename (Ganti nama) atau Delete (Hapus). Anda dapat menggunakan opsi Export (Ekspor) di klik kanan untuk hanya mengekspor kontak dalam kategori tersebut.
