ドキュメント管理ソフトウェア
人事書類管理機能
機密性の高い人事書類を、メールや共有フォルダで管理するのはリスクです。Zoho People なら、従業員ごとのフォルダに書類を自動で整理・保管。電子署名とも連携でき、配布から回収、保管までのプロセスを完全ペーパーレス化。権限のないアクセスをシャットアウトし、コンプライアンスを強固に守ります。
人事文書の作成・共有から確認・同意まで、まとめて管理
テンプレートを使った文書作成や共有、電子署名、確認・同意状況の管理、保管まで。Zoho Peopleなら、人事文書に関する一連の業務を1か所で管理できます。
ファイルを安全に管理
プライバシーをさらに重視した上で、会社の方針、ハンドブック、オファーレター、評価ファイルなど、すべての重要ドキュメントを分類し保存します。
ドキュメント作成の効率化
ドキュメントを一括で生成し、署名用に送信するとともに、カスタマイズされたテンプレートでコンテンツを動的に維持します。
オンラインでのドキュメントの署名
Zoho People のZoho Sign、DocuSignまたはAdobe Signとの連携を通じて、候補者と従業員が瞬時にドキュメントに署名できるようにします。
ドキュメントの確認状況をひと目で把握
就業規則や社内マニュアルなどを従業員に共有し、従業員ごとの確認済み・未確認の状況をZoho People上で管理できます。
未確認の従業員を把握できるため、重要な文書が確認されているかを個別に確認できます。
重要文書への同意状況を確実に管理
就業規則や社内ポリシーなど、従業員の同意が必要な文書について、同意・不同意をZoho People上で管理できます。
同意を必須にしたり、回答期限を設定したりすることも可能です。同意・不同意・未回答の状況を確認し、対応が必要な従業員を把握できます。
文書の目的に合わせて「確認」と「同意」を使い分け
文書を読んだか確認したい場合は「ドキュメントの確認」、内容への意思表示を記録したい場合は「同意管理」を使用します。
| ドキュメントの確認 | 同意管理 |
|---|---|
| Zoho 文書を読んだか確認したいとき | 内容への意思表示を記録したいとき |
| 社内マニュアル、各種案内など | 就業規則、社内ポリシーなど |
| 確認済み / 未確認 | 同意 / 不同意 / 未回答 |
Zoho People のドキュメント管理システムを選択するその他の理由
ドキュメントアクセスを規制する
誰がドキュメントを表示、編集、共有できるかを決定します。カスタムアクセスコントロールでは、効果的に未承認のアクセスを制限して、データセキュリティーを維持できます。
個人ファイルのスペースを提供する
パスポート、ライセンス、保険文書、証明書のコピーなど、個人文書を保管するための安全な場所を従業員に提供します。
ファイルの安全性とコンプライアンスを維持する
ドキュメントの有効期限の日付の設定、内部リソースのフォルダの作成、規制に従って確認、更新されたポリシードキュメントの維持を行います。
移動中のファイルのアクセス
どこからでもファイルを保存、編成、共有します。また、Zoho People モバイルアプリを使用してどのようなデバイスでも実行できます。
よくある質問
人事文書管理システムとは、従業員や組織に関する文書を電子化し、1か所で保管・共有・管理するためのシステムです。社内規程や各種証明書、従業員ごとの文書などを整理し、必要な人だけが適切な権限でアクセスできるようにします。
人事部門では、従業員ごとの文書や社内規程など、多くの文書を継続的に扱います。文書管理システムを利用することで、紙やメール、個別のフォルダーに分散しやすい人事文書をまとめて管理し、日々の文書管理業務を効率化できます。
- 人事文書を一元管理：従業員ごとの文書や社内規程などを1か所に整理して保管できます。
- アクセス権限を管理：文書の内容に応じて、閲覧・編集・共有できるユーザーを設定できます。
- 確認・同意状況を把握：従業員が文書を確認したか、内容に同意したかなどの対応状況を管理できます。
- 電子署名をオンラインで依頼：署名が必要な文書をオンラインで送信し、電子署名を依頼できます。
- 紙やメールでの管理負担を軽減：文書の共有・保管や対応状況の確認をシステム上で行えます。
人事文書管理システムでは、文書の作成・保管だけでなく、共有、アクセス管理、電子署名、確認・同意など、人事文書に関する一連の業務を管理できます。主な機能は次のとおりです。
- 文書の保管・分類：従業員や組織に関する文書を整理し、1か所で管理できます。
- 文書テンプレート：テンプレートを利用して、必要な人事文書を効率的に作成できます。
- アクセス権限の設定：文書を閲覧・編集・共有できるユーザーを設定できます。
- 電子署名：署名が必要な文書をオンラインで送信し、電子署名を依頼できます。
- 確認・同意管理：文書の確認状況や、内容への同意・不同意などを管理できます。
Zoho Peopleでは、人事文書の作成・共有から、従業員への対応依頼、状況確認、保管までを1か所で管理できます。主な機能は次のとおりです。
- 人事文書を一元管理：従業員や組織に関する文書を分類し、1か所に保管できます。
- テンプレートから文書を作成：テンプレートを利用して、必要な人事文書を作成できます。
- アクセス権限を設定：文書を閲覧・編集・共有できるユーザーを設定できます。
- 電子署名を依頼：Zoho Sign、Adobe Sign、DocuSignとの連携により、署名が必要な文書をオンラインで送信できます。
- 確認・同意状況を管理：文書の確認済み・未確認や、同意・不同意・未回答の状況を把握できます。
はい。Zoho Peopleは、Zoho Sign、Adobe Sign、DocuSignと連携し、候補者や従業員に文書の電子署名を依頼できます。署名用の文書を送信し、Zoho People上で管理できます。
「ドキュメントの確認」は、従業員が文書を読んだかを確認する機能で、社内マニュアルや各種案内の周知状況を把握したい場合に適しています。「同意管理」は、文書の内容に対する同意・不同意を記録する機能で、就業規則や社内ポリシーなどへの意思表示を残したい場合に使用します。