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差し込み文書機能なら、パーソナライズされた文書の一括生成がかんたん

文書のパーソナライズでは、通常、定型文とニーズに合わせた非定型文の両方を扱います。Zoho Writerの高度な機能を使って、パーソナライズされたメール、手紙、ドキュメントの作成や共有を行えば、生産性も高まります。

差し込みテンプレートのカスタマイズ

Zoho Writerで差し込みテンプレートを素早く作成すれば、作業効率も高まります。ゼロからデザインテンプレートを作成することも、PDFファイルに差し込み項目を追加することもできます。Zoho Writerの編集ツールと書式設定ツールを使えば、かんたんにドキュメントをまとめて一括で生成できます。Writerには素晴らしいドキュメントの結合機能が揃っています。

  • 表の値を相互参照

    結合されたドキュメント内の同じ表または異なる表のセルから値を抽出します。表間で値、単語、数式を参照しながら抽出します。たとえば、表1から表2に税込み給与額をコピーして、表のセルを参照するだけで手取り給与額を計算します。

  • マトリックスフィールドを挿入

    複数の質問と回答を表にすることで、選択肢を増やし、タイムリーで正確な意思決定を行えるようにします。特定の回答をまとめることで、データを明確に視覚化します。Zoho Writerでは、調査の回答を組み合わせて1つの表にまとめることもできます。

  • 不要なスペースを非表示

    差し込み文書の空白セルやスペースを見えなくすることで、すっきりと見やすくします。たとえば、お客さまにノートパソコンの仕様を送信するとき、利用しない付属品の行を非表示したいことがあるでしょう。かんたんです。空白の行は非表示にするだけで、お客さまに送ることができます。

  • データのグループ化と集約

    差し込みテンプレートの繰り返しブロックとしてデータを動的に整理、要約、表現することで、ビジネス情報を効率的に表示します。たとえば、営業担当マネージャーは、グループ化や集計関数を使用して、特定の月にSDRが締結したすべての取引(と取引の総額)を、レポートとして生成できます。

  • 高度な関数

    差し込みテンプレートで、日付間の差分(DATEDIF)、正味現在価値(NPV)、現在価値(PV)、および将来価値(FV)関数を使用して、リアルタイムで複雑な計算を実行します。

複数のデータソースに対応

さまざまなソースからデータを取り出し、Zoho Writerのドキュメントに差し込むオプションで柔軟に作業します。高度な差し込み、署名フィールドを使用して差し込み項目を作成またはインポートすることで、差し込みテンプレートをカスタマイズします。

条件を使用して、さまざまな入力オプションに基づいて差し込み文書を調整し、入力値に基づいて文書内のオプションをチェックまたはチェック解除します。

Zoho Writerはさまざまなデータソースに対応しています。

  • Zohoのデータソース:

    Zoho CRM、Zoho Creator、Zoho Forms、Zoho Contacts、Zoho Projects、Zoho Sheet

  • 外部データソース:

    CSV Files、Google Sheets、Google Forms、Microsoft Excel

差し込みプレビューオプション

印刷、ダウンロード、メール送信などの操作を行う前に、差し込み文書をプレビューできます。

  • 値の表示

    これでいいかなを確認したい。差し込み文書を一度表示して値を確認し、実行する前に修正できます。

  • 条件を確認

    差し込み文書の入力値に条件が正しく適用されていることを確認します。各項目に適切なコンテンツのみが表示されていることを確認します。

差し込み後のワークフロー

差し込み文書を使って何をするか決めます。使えるオプションはさまざまです。保存、配布、共有などの他にも、さまざまな操作を実行するための関数呼び出しも行えます。

  • 保存とパーソナライズ

    保存場所を選択して差し込み文書を保存します。差し込み文書は、入力項目ごとに個別の文書として、あるいはすべての値を1つの文書にまとめて扱うことができます。その文書は、PDFや.docxなど、さまざまな形式で保存できます。

  • 差し込み文書をメール送信

    差し込み文書をメールで送って共有できます。インラインコンテンツとして、または添付ファイルとして送信できます。メールの送信者名をカスタマイズし、CRMコンテンツをメール本文として使用します。データソースやクラウドドライブから、(固有または標準の)添付ファイルを追加します。

  • 差し込み文書を送信して署名依頼

    差し込み文書を送信して、電子署名を求めることができます。Zoho Writerでは、署名者オプションの設定、署名の順序設定、件名と説明の追加、ドキュメント名のカスタマイズなど、さまざまな操作が行えます。

  • カスタム関数を差し込んで呼び出す

    差し込み文書は、もっといろいろなことができます。s.ギャラリーから関数を設定したり、独自の関数を作成して差し込み後の操作を定義したりできます。

  • 入力可能なフォームを差し込んで共有

    コードを使わなくても、パーソナライズされたインタラクティブな事前入力フォームを一括生成して、データとデジタル署名を収集することができます。カスタムの送信後のワークフローをカスタム設定することで、業務を効率化できます。詳細はこちら

  • 差し込み文書のパスワード保護

    差し込み文書のセキュリティーをパスワードで確保します。パスワードは、入力項目と組み合わせて強化できます。たとえば、受取人に名前と生年月日の入力を求めて、適切な人物だけが差し込み文書を開けるようにします。

  • 差し込み文書を送信して承認依頼

    差し込み文書作成後に自動で承認ワークフローを実行させることで、業務の効率し加速させます。

差し込み状況をスケジュールして追跡

Zoho Writerに組み込まれている組み込みトラッカーは、差し込み操作をスケジュールして、その進捗を追跡します。差し込みメールの開始と完了を自動メール通知で受け取ります。

進捗を追跡

関連機能

Zoho Writerのさまざまな自動テンプレートで整理整頓、生産性を高めましょう。

入力可能なフォームを設計して、アプリケーションに埋め込みます。Zoho Writerの入力可能なテンプレートは、フォームの回答をかんたんに管理できます。

詳細はこちら
入力可能なテンプレート

Zohoを選ぶメリット

Writerは、Zohoの成長し続けるエコシステムに含まれる40種類以上ものアプリの1つに過ぎません。各アプリは、ビジネス全体をクラウドで行えるように設計されています。これらが密接に連携するので、Zoho CRMの見込み顧客からでも、Zoho PeopleとZoho Recruitの従業員情報からでも、差し込み文書をすばやく作成できます。

Zohoを選ぶメリット