Wat is een interne kennisdatabase?
Wanneer een nieuwe taak aan werknemers wordt toegewezen, beginnen ze te zoeken naar informatie die hen kan helpen de taak uit te voeren. Ze graven in oude e-mails en gedeelde mappen op zoek naar antwoorden, maar vragen meestal niets aan andere werknemers.
Het zoeken en verzamelen van kennis uit meerdere bronnen kan tijdrovend zijn, en vaak vinden werknemers niet wat ze zoeken. Het is essentieel om een pool van kennis te creëren voor iedereen in uw organisatie om kennis te vast te leggen, te delen en te actualiseren, zodat relevante informatie voor werknemers beschikbaar is en deze op de hoogte kunnen blijven.
Een interne kennisdatabase is een kennisbank die is opgezet voor intern gebruik door een bedrijf. Hiermee kan alle kennis van uw team op één plek worden samengebracht en kunnen werknemers de benodigde informatie krijgen, zodat iedereen over de vereiste kennis kan beschikken. Het biedt een gecentraliseerd, uitgebreid en doorzoekbaar systeem om de kennis van uw organisatie met uw werknemers te delen.
Met welke problemen worden werknemers geconfronteerd zonder een interne kennisdatabase?
Verlies van waardevolle informatie
Wanneer werknemers niet samenwerken rond kennis, hapert de informatiestroom van de ene werknemer naar de andere. Ook als werknemers uw organisatie verlaten, nemen ze hun kennis mee en is er geen manier om ervoor te zorgen dat de informatie binnen de organisatie blijft.
Niet één bron van waarheid
Wanneer kennis verspreid is over verschillende bronnen, zoals e-mails en digitale mappen, beschikken werknemers niet over een betrouwbare bron van informatie voor uw organisatie. Er kunnen meerdere exemplaren van hetzelfde document zijn, en de werknemers zullen niet kunnen garanderen dat de informatie waarover ze beschikken up-to-date is.
Gebrek aan samenwerking
Wanneer werknemers geen snelle oplossingen vinden voor hun problemen, zijn ze misschien minder betrokken bij hun werk, wat van invloed kan zijn op de algehele productiviteit van de organisatie. Ook werken niet alle werknemers in een organisatie op dezelfde locatie. Zonder een interne kennisdatabase kunnen ze misschien niet met elkaar samenwerken en feedback geven om ervoor te zorgen dat alle informatie accuraat is.
Hoe kan interne kennisdatabasesoftware uw werknemers helpen?
De aanwezigheid van een interne tool voor het delen van de kennis en informatie van uw bedrijf biedt een werkruimte waar werknemers kunnen samenwerken, feedback kunnen geven en gemakkelijk te vinden organisatorische hulpmiddelen kunnen opzetten.
Het bouwen van een sterke interne kennisdatabase van het bedrijf kan uw werknemers zelfvoorzienend maken, en hun leerprocessen kunnen een onderdeel worden van hun dagelijkse activiteiten. Het biedt ook een omgeving waar alle werknemers in de organisatie kunnen samenkomen, kunnen brainstormen over ideeën en met hun collectieve ervaring problemen kunnen oplossen.
Wanneer informatie vrijelijk beschikbaar is, weten werknemers waar ze direct naar toe moeten om een bepaald stukje informatie te vinden om weloverwogen beslissingen te nemen voor hun dagelijkse taken.
Zoho Learn als een interne kennisdatabasetool
Het gebruik van Zoho Learn als interne kennisdatabasesoftware zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar wordt gesteld. Het biedt een platform waar werknemers kunnen samenkomen om kennis te creëren, te delen en te gebruiken. Ze hebben snel toegang tot informatie, wat hen helpt tijd te besparen en hun productiviteit op het werk te verhogen.
Creëer materiaal met onze uitgebreide editor
De gezamenlijke editor van Zoho Learn met uitgebreide opmaakopties biedt een omgeving waarin werknemers samen aantrekkelijk en gemakkelijk leesbaar materiaal kunnen maken. U kunt onze kant-en-klare sjablonen gebruiken, of uw eigen sjablonen maken en hergebruiken om tijd en moeite te besparen. Ook kunt u de wijzigingen in uw materiaal bijhouden en op elk gewenst moment een vorige versie terugzetten.
Orden kennis in een overzichtelijke structuur
Zoho Learn heeft een ingebouwde hiërarchie die materiaal zo ordent dat er gemakkelijk doorheen te navigeren is. In Zoho Learn bestaat kennis in de vorm van Artikelen. Verwante Artikelen kunt u groeperen in Handleidingen. Binnen een Handleiding kunt u de Artikelen verder ordenen in Hoofdstukken. Deze gestructureerde hiërarchie, in combinatie met een krachtige zoekfunctie, helpt werknemers met een paar muisklikken oplossingen voor hun problemen te vinden.
Deel kennis en werk samen met andere werknemers
Zoho Learn helpt u de kennis van uw organisatie veilig te delen en zorgt ervoor dat er geen kans is op informatielekken. Er kunnen handmatige machtigingen voor werknemers worden ingesteld op basis van hun rollen en verantwoordelijkheden. Met de mogelijkheden van Learn voor het sociaal delen van kennis kunnen werknemers elkaar verder helpen door discussies te voeren met behulp van opmerkingen en antwoorden. De activiteitentijdlijn en de ingebouwde meldingen zorgen ervoor dat elke werknemer in de organisatie op dezelfde lijn zit.
Vind antwoorden in uw kennispool
Zoho Learn helpt werknemers om zonder moeite te vinden wat ze nodig hebben. Met robuuste zoekmogelijkheden kunt u eenvoudig zoeken op woorden of woordgroepen en de juiste artikelen vinden. U kunt Artikelen en bestanden vinden die de exacte overeenkomst van de zoekopdracht bevatten, maar ook synoniemen, spelfouten of andere varianten van de zoekopdracht, en suggesties voor Handleidingen en Ruimten zien die overeenkomen met uw zoekopdracht.