O que é uma base de dados de conhecimento interno?
Sempre que uma nova tarefa é atribuída aos funcionários, eles iniciam a pesquisa de informações que podem ajudá-los a concluir a tarefa. Eles vasculham e-mails antigos e pastas compartilhadas para encontrar respostas sem perguntar a outros funcionários.
Pesquisar e coletar conhecimento de várias fontes pode ser demorado e, muitas vezes, os funcionários podem não encontrar o que procuram. É fundamental criar um conjunto de conhecimentos que todos na organização desenvolvam, compartilhem e atualizem para fornecer informações relevantes aos funcionários e ajudá-los a se manterem atualizados.
Uma base de dados de conhecimento interna é uma base configurada para uso da empresa. Ela ajuda a consolidar todo o conhecimento da equipe em um só lugar e fornecer aos funcionários as informações necessárias para colocar todos em sintonia. Ela fornece um sistema centralizado, abrangente e pesquisável para compartilhar o conhecimento organizacional com os funcionários.
Que dificuldades os funcionários enfrentam sem uma ferramenta interna da base de dados de conhecimento?
Perda de informações valiosas
Quando funcionários não colaboram em torno do conhecimento, há falta de fluxo de informações de um para o outro. Além disso, quando saem da sua empresa, os funcionários levam o conhecimento com eles e não há como garantir que as informações estejam contidas na organização.
Ausência de uma única fonte confiável
Quando o conhecimento está espalhado por várias fontes, como e-mails e pastas digitais, os funcionários não têm uma fonte confiável de informações sobre sua organização. Pode haver várias cópias do mesmo documento, e os funcionários não conseguirão garantir que as informações disponíveis estejam atualizadas.
Falta de colaboração
Quando os funcionários não encontram soluções rápidas para seus problemas, podem não se empenhar tanto no trabalho, o que pode afetar a produtividade geral da organização. Além disso, nem todos os funcionários de uma organização trabalham no mesmo local. Sem uma base de dados de conhecimento interna, eles podem não conseguir colaborar uns com os outros e fornecer feedback para garantir que todas as informações sejam precisas.
Como um software da base de dados de conhecimento interno pode ajudar os funcionários?
Ter uma ferramenta interna de compartilhamento de conhecimento para as informações de sua empresa proporciona um espaço de trabalho em que os funcionários podem colaborar, dar feedback e criar recursos organizacionais fáceis de encontrar.
A criação de uma base de dados de conhecimento interna forte torna os funcionários autossuficientes, e os processos de aprendizagem deles podem fazer parte das atividades diárias. Também proporciona um ambiente para todos os funcionários se unirem, discutirem ideias e resolverem problemas usando a experiência coletiva.
Quando as informações estão prontamente disponíveis, os funcionários sabem onde encontrá-las e poderão tomar decisões com base nessas informações para suas tarefas diárias.
Zoho Learn como uma ferramenta interna da base de dados de conhecimento
Usar o Zoho Learn como um software da base de dados de conhecimento interno garante que as informações certas sejam disponibilizadas no momento exato. Isso proporciona uma plataforma na qual os funcionários podem se reunir para criar, compartilhar e utilizar o conhecimento. Eles podem ter acesso rápido às informações, o que os ajudará a economizar tempo e aumentar a produtividade.
Crie conteúdo com o editor de rich text
O editor colaborativo do Zoho Learn, que apresenta opções de formatação de rich text, proporciona um ambiente em que os funcionários podem criar juntos um conteúdo atrativo e fácil de ler. Você pode usar modelos prontos ou criar e reutilizar seus próprios modelos para economizar tempo e esforço. Você pode acompanhar as alterações em seu conteúdo e restaurar para uma versão anterior a qualquer momento.
Organize o conhecimento em uma estrutura fácil de encontrar
Zoho Learn tem uma hierarquia integrada que organiza o conteúdo de maneira fácil para navegar. No Zoho Learn, o conhecimento existe na forma de artigos. Você pode agrupar artigos relacionados em manuais. E pode ainda organizar os artigos em capítulos dentro de um manual. Essa hierarquia estruturada, combinada com uma poderosa ferramenta de pesquisa, ajuda a encontrar soluções para os problemas com apenas alguns cliques.
Compartilhe conhecimento e colabore com outros funcionários
O Zoho Learn ajuda você a compartilhar o conhecimento de sua organização com segurança e garante que não haja chance de vazamento de informações. As permissões para manuais podem ser estabelecidas para os funcionários, conforme as funções e responsabilidades. Os recursos sociais de compartilhamento de conhecimento do Learn ajudam os funcionários a instruir uns aos outros por meio de discussões usando comentários e respostas. O cronograma de atividades e as notificações incorporadas garantem que todos os funcionários da organização estejam sintonizados.
Recupere as respostas a partir do conjunto de conhecimentos
O Zoho Learn ajuda os funcionários a encontrar o que precisam sem esforço. Com recursos robustos de pesquisa, você pode pesquisar facilmente com palavras ou frases e localizar os artigos certos. Você também pode encontrar artigos e arquivos que contenham correspondência exata, sinônimos, erros ortográficos ou outras variantes e ver sugestões de manuais e espaços que correspondam à palavra pesquisada.