Chuyển đến menu sản phẩm
Chuyển đến nội dung chính

Kết hợp thư - giải pháp giúp tạo hàng loạt tài liệu cá nhân hóa một cách dễ dàng

Thông thường, khi tạo tài liệu cá nhân hóa, bạn sẽ phải xử lý cả những nội dung cố định và nội dung động. Các tính năng nâng cao của Zoho Writer sẽ là lựa chọn hoàn hảo để tạo cũng như chia sẻ email, thư và tài liệu được cá nhân hóa, từ đó giúp cải thiện năng suất của bạn.

Mẫu kết hợp tùy chỉnh

Nâng cao hiệu quả làm việc của bạn nhờ tính năng tạo mẫu kết hợp nhanh chóng trong Zoho Writer. Bạn có thể thiết kế mẫu từ đầu hoặc bổ sung các trường kết hợp vào tập tin PDF. Nhờ công cụ chỉnh sửa và định dạng mạnh mẽ của Zoho Writer, bạn có thể dễ dàng kết hợp và tạo hàng loạt tài liệu. Ngoài ra, Writer còn được trang bị các tính năng kết hợp tài liệu như:

  • Tham chiếu chéo giá trị từ bảng

    Bạn có thể trích xuất giá trị của các ô từ cùng một bảng hay bảng khác trong tài liệu kết hợp. Các giá trị, văn bản hoặc công thức sẽ được chuyển từ bảng này sang bảng khác kèm theo tham chiếu. Ví dụ: Nếu muốn sao chép mức lương tổng từ Bảng 1 sang Bảng 2 để tính tiền lương thực tế, bạn chỉ cần tham chiếu đến ô trong bảng.

  • Chèn trường ma trận

    Giúp bạn đưa ra quyết định kịp thời và chính xác bằng cách chuyển đổi các câu trả lời trắc nghiệm thành dạng bảng. Bạn có thể kết hợp một số phản hồi nhất định để dễ dàng trực quan hóa dữ liệu. Ngoài ra, bạn cũng có thể tổng hợp phản hồi khảo sát và hiển thị dưới dạng bảng đơn với Zoho Writer.

  • Ẩn khoảng trắng không cần thiết

    Tài liệu kết hợp của bạn sẽ trở nên rõ ràng và khoa học hơn khi loại bỏ những ô trống và khoảng trắng. Chẳng hạn như khi bạn cần gửi thông số kỹ thuật của máy tính xách tay cho khách hàng và muốn ẩn thông tin về các phụ kiện không có sẵn. Tất cả những gì bạn cần làm là ẩn các dòng trống và gửi tài liệu cho khách hàng.

  • Nhóm và tổng hợp dữ liệu

    Dữ liệu sẽ được tự động sắp xếp, tóm tắt và trình bày theo từng khối lặp lại trong mẫu kết hợp, cho phép bạn dễ dàng có được góc nhìn chuyên sâu về doanh nghiệp. Ví dụ: Người quản lý kinh doanh có thể tạo báo cáo cho tất cả các thỏa thuận mà một đại diện phát triển bán hàng đã đạt được trong một tháng nhất định (cùng với tổng giá trị của các thỏa thuận) bằng cách sử dụng các hàm nhóm và tổng hợp tương ứng.

  • Công thức nâng cao

    Bạn sẽ không phải tốn nhiều thời gian để thực hiện các phép tính phức tạp trong mẫu kết hợp nhờ các hàm tính khoảng thời gian chênh lệch (DATEDIF), giá trị hiện tại thuần (NPV), giá trị hiện tại (PV) và giá trị tương lai (FV).

Hỗ trợ đa nguồn dữ liệu

Làm việc linh hoạt hơn với tính năng truy xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và kết hợp với tài liệu của bạn trong Zoho Writer. Bạn có thể tạo hoặc nhập trường và tùy chỉnh mẫu kết hợp thông qua các trường kết hợp và chữ ký nâng cao.

Bạn cũng có thể sử dụng điều kiện để tùy chỉnh tài liệu kết hợp dựa trên các tùy chọn đầu vào đa dạng cũng như chọn/bỏ chọn các tùy chọn trong tài liệu dựa trên giá trị đầu vào.

Zoho Writer hiện hỗ trợ các nguồn dữ liệu:

  • Nguồn dữ liệu trong hệ sinh thái của Zoho:

    Zoho CRM, Zoho Creator, Zoho Forms, Zoho Contacts, Zoho Projects và Zoho Sheet.

  • Nguồn dữ liệu bên ngoài:

    Tập tin CSV, Google Sheets, Google Forms và Microsoft Excel.

Tùy chọn xem trước tài liệu kết hợp

Bạn có thể xem tài liệu kết hợp trước khi thực hiện các thao tác khác như in, tải xuống hoặc gửi email.

  • Xem theo giá trị

    Hầu hết mọi người đều có thói quen thích xem trước. Bạn có thể xem trước tài liệu kết hợp cho mỗi giá trị đầu vào và tiến hành chỉnh sửa trước khi kết hợp.

  • Kiểm tra điều kiện

    Đừng quên kiểm tra để chắc chắn rằng bạn đã áp dụng đúng điều kiện cho giá trị đầu vào trong tài liệu kết hợp. Hãy nhấp vào từng giá trị đầu vào để đảm bảo chỉ có nội dung phù hợp được hiển thị.

Quy trình sau khi kết hợp

Bạn cần xác định rõ những bước tiếp theo mà mình sẽ làm với tài liệu kết hợp. Có rất nhiều lựa chọn dành cho bạn: lưu trữ, phân phối hoặc chia sẻ và chạy hàm để thực hiện các tác vụ khác nhau.

  • Lưu trữ và cá nhân hóa

    Bạn được tùy ý lựa chọn nơi để lưu trữ tài liệu kết hợp. Bạn cũng có thể lựa chọn hình thức kết hợp tài liệu: mỗi giá trị đầu vào sẽ có một tài liệu riêng hay một tài liệu duy nhất cho tất cả các giá trị. Các tài liệu kết hợp có thể được lưu dưới mọi định dạng tập tin, chẳng hạn như PDF hay .docx.

  • Kết hợp và gửi email

    Bạn có thể chia sẻ tài liệu kết hợp qua email. Tài liệu có thể được gửi bằng cách chèn trực tiếp trong email hoặc dưới dạng tập tin đính kèm. Hãy tùy chỉnh tên người gửi cho email và sử dụng dữ liệu CRM làm nội dung email. Bạn có thể thêm tập tin đính kèm (riêng cho từng email hoặc chung cho tất cả các email) từ nguồn dữ liệu hoặc ổ đĩa điện toán đám mây.

  • Kết hợp và gửi để lấy chữ ký

    Bạn có thể gửi tài liệu kết hợp để lấy chữ ký điện tử. Zoho Writer cho phép bạn cấu hình các tùy chọn cho người ký, xác định thứ tự ký, thêm tiêu đề và mô tả, tùy chỉnh tên tài liệu cùng nhiều tính năng khác.

  • Kết hợp và chạy hàm tùy chỉnh

    Tối ưu hóa hiệu suất của bạn với tài liệu kết hợp. Bạn có thể cấu hình cho hàm từ thư viện của chúng tôi hoặc tạo hàm của riêng mình để thực hiện các bước tiếp theo sau khi kết hợp tài liệu.

  • Kết hợp và chia sẻ biểu mẫu có thể điền

    Việc thu thập dữ liệu và chữ ký số đã trở nên thuận tiện hơn rất nhiều nhờ tính năng tạo hàng loạt biểu mẫu điền sẵn có thể tương tác và được cá nhân hóa mà không cần bất kỳ kiến thức kỹ thuật nào. Bạn có thể thiết lập workflow tùy chỉnh sau khi gửi để tinh giản hóa quy trình kinh doanh. Tìm hiểu thêm

  • Bảo vệ tài liệu kết hợp bằng mật khẩu

    Đảm bảo an toàn cho tài liệu kết hợp bằng cách đặt mật khẩu. Bạn có thể sử dụng cùng lúc nhiều trường nhập để tối đa hóa mức độ bảo vệ của mật khẩu. Ví dụ: Bạn có thể yêu cầu người nhận nhập tên và ngày tháng năm sinh để chỉ người đó mới có thể mở được tài liệu kết hợp.

  • Kết hợp và gửi để phê duyệt

    Tự động kích hoạt workflow phê duyệt cho các tài liệu sau khi kết hợp để tinh giản quy trình và đẩy nhanh tiến độ vận hành kinh doanh.

Lên lịch và theo dõi trạng thái kết hợp

Bạn có thể lên lịch cho các bước kết hợp và theo dõi tiến độ thông qua công cụ theo dõi trạng thái kết hợp có sẵn trong Zoho Writer. Hệ thống sẽ gửi thông báo tự động qua email kể từ thời điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc quá trình kết hợp thư.

Theo dõi tiến độ

Các tính năng liên quan

Nâng cao năng suất và duy trì tính đồng nhất bằng cách sử dụng các mẫu tự động hóa trong Zoho Writer.

Thiết kế các mẫu có thể điền và tích hợp vào ứng dụng của bạn. Dễ dàng quản lý các phản hồi với Mẫu có thể điền trong Zoho Writer.

Tìm hiểu thêm
Mẫu có thể điền

Lợi thế của Zoho

Writer chỉ là một trong hơn 40 ứng dụng trong hệ sinh thái Zoho đang phát triển không ngừng. Mỗi ứng dụng được thiết kế để giúp bạn điều hành toàn bộ doanh nghiệp của mình trên đám mây. Với sự tích hợp chặt chẽ này, bạn có thể nhanh chóng tạo kết hợp thư từ khách hàng tiềm năng trong Zoho CRM hoặc từ thông tin nhân viên của bạn trong Zoho People và Zoho Recruit.

Lợi thế của Zoho