- メールホスティングとは何ですか？
- 有料メールホスティングを選ぶ理由
- メールホスティングの種類
- 自社のビジネスに最適なメールホスティングサービスの選び方
- 無料と有料のメールホスティングサービスの違いとは
- まとめ
メールホスティングとは何ですか？
メールホスティングとは、企業がメールをホストするためにサーバーをレンタルすることを指します。メールホスティングサービスを利用することで、メールプロバイダーの名前ではなく、自分が希望するドメイン名を使えるようになります。
有料メールホスティングを選ぶ理由
メールホスティングサービスの無料プランでもメールの送受信はできます。しかし、ビジネスにおいては、カスタムドメインを利用できる点以外にも以下の点で有料のホスティングサービスをおすすめします。
企業としての信頼性
多くの企業が取り入れているように、メールアドレスに自社名を含むカスタムドメインを使用することで、より信頼される企業として認識されます。
十分なストレージ容量
無料のメールにはストレージ容量の上限が設けられているため、多くのファイルを取り扱う場合などで、常にストレージ容量を気にしなくてはなりません。一方、有料のメールホスティングサービスでは、ビジネスのニーズに合わせて十分なストレージ容量を確保できるため、容量不足を心配せずに業務に集中できます。
強固なセキュリティー
メールホスティングサービス（有料）を利用すれば、セキュリティー機能が強化され、メールの送受信時の安全が確保されます。高度なスパムフィルター、添付ファイルのスキャン、マルウェア保護などの機能によって、データ漏洩のリスクが軽減されます。
システムの安定性
日々の企業活動はメールに大きく依存しており、ダウンタイムが発生すると、顧客関係にも直接的な悪影響を及ぼしかねません。メールホスティングサービス（有料）は高い稼働率を保証しており、ビジネスの継続的な運用を支えてくれます。
ビジネス規模にあわせたプラン内容
メールホスティングサービス（有料）を利用すれば、必要なユーザー数やストレージ容量、アカウントごとの管理権限の設定など、ビジネスの規模やニーズに合わせて柔軟に運用できます。
メールホスティングの種類
自社のニーズに応じて、要件・予算・リソースにあわせたメールホスティングサービスを選びましょう。
共有ホスティング
自社専用ではない共有サーバー上でメールをホストするサービスのことです。カスタムドメインアドレスやセキュリティー機能などの有料メールホスティングの機能は制限されませんが、他のクライアントと同じサーバーを共有することになります。
これには、懸念点もあります。サーバーを共有している他の利用者のセキュリティー判断のミスが原因でウイルスやハッカーに侵入され、自社のアカウントが危険にさらされる可能性があります。また、リソースに限りがあるため、パフォーマンスが低下しやすい点も懸念されます。
メリット
- 予算が限られている企業にとっては、手ごろな価格で利用できる。
- 設定がかんたんで、技術的なスキルはほとんど必要ない。
- メールホスティングの機能だけでなく、メンテナンスサポートも提供される。
デメリット
- サーバーを他のクライアントと共有することで、セキュリティー上の脆弱性が生じる可能性がある。
- サーバーを共有するため、負荷がかかりすぎるとパフォーマンスが制限される場合がある。
- サーバー停止中のダウンタイムが長くなる可能性がある。
専用ホスティング
自社専用のサーバー上でメールをホストできます。さまざまな設定を自社のニーズに合わせてカスタマイズできるため、自社に最適な環境を構築できます。
他のクライアントとサーバーを共有しないため、リソースの制限を受ける心配がなく、常に安定して利用できます。ただし、デメリットも存在します。専用サーバーは導入コストが高く、維持管理にも手間がかかります。
メリット
- 負荷の高い作業でも安定した通信が可能。
- 他のサーバーのトラフィックに影響されないため、常に高速で動作する。
- ダウンタイムが最小限で、長時間安定して稼働し続けられる。
デメリット
- 導入と維持で費用が高額になることがある。
- トラブルシューティングには高度な専門知識が必要になる。
- スタートアップや中小企業向きではない。
自社のビジネスに最適な
メールホスティングサービスの選び方
多くのプロバイダーがさまざまな機能を提供しているため、ホスティングサービスを選ぶ際には、あらかじめ自社のニーズを把握しておくことが重要です。
では実際にどういった点を考慮してメールホスティングサービスを選べばよいかみていきましょう。
ビジネスの規模
スタートアップ企業などの小規模な企業では、有料のメールホスティングサービスにあるような高機能で高額なサービスは必要ないかもしれません。しかし、社員数が増え、取引先とのやり取りも多くなるにつれて、ビジネスのニーズに柔軟に対応できる信頼性の高いメールホスティングサービスが欠かせません。ビジネスの成長にあわせてサービスを選ぶことで、社内外のやり取りがよりスムーズになります。
ビジネスのニーズ
自社のニーズを改めて確認してみましょう。機密性の高い顧客情報を多く扱っている場合やビジネスの特性上多くのストレージ容量を扱う場合など、企業によって必要な機能は異なります。メールホスティングプロバイダーを選ぶ際は、そうした自社のニーズを満たす最適なプロバイダーを選びましょう。
予算
自社に必要ない機能が盛り込まれた高額なプランを選んだり、予算を抑えるために品質を妥協するのはおすすめできません。自社のニーズにあった、予算と機能のバランスが取れたメールホスティングサービスを選びましょう。
サポートと稼働率
メールホスティングサービスの良し悪しは、機能の多さだけでは決まりません。本当に信頼できるサービスかどうかは、いざというときのサポート体制に表れます。トラブル時に迅速に対応し、ダウンタイムを最小限に抑える仕組みが整っているかどうかを確認しましょう。選ぶ際は、実際のユーザーからの口コミや評価を確認して、サービスの強みや課題を把握するのもおすすめです。
セキュリティーとコンプライアンス
プロバイダーのセキュリティーポリシーを必ず確認しましょう。セキュリティーは、データセンターの管理体制から、法律や規制へのコンプライアンスのあらゆる面で徹底されていると安心です。これまでの実績や専門知識にも注目し、確かなメールセキュリティーを提供できるプロバイダーを選びましょう。
無料と有料の
メールホスティングサービスの違いとは
メールホスティングには、無料と有料のサービスがあり、それぞれで長所と短所があります。
無料のメールホスティング
家族とのやり取りやサービスへの登録など、日常的な用途でメールを使う場合は、無料のメールホスティングサービスで十分な場合が多いです。無料のものでは広告が表示されることもありますが、基本的なセキュリティー機能や必要十分なストレージが備わっています。個人利用の場合は高度なセキュリティーや、持て余すほどの豊富な機能、迅速なサポートなどはそれほど必要ないといえるでしょう。
また、無料プランではメールアドレスのドメイン部分にプロバイダー名が入るため、ビジネス利用には不向きな場合があります。
有料のメールホスティング
主にビジネス用途で利用されることが多く、独自ドメインのメールアドレスを使用できることが最大の特長です。カスタムドメインを使うことで、見込み顧客へのアプローチ時に、より信頼性のある企業としての印象を与えることができます。
さらに、有料プランではセキュリティーの強化、手厚いカスタマーサポート、そしてビジネスの成長に応じて拡張可能なストレージなど、数多くのメリットが用意されています。
まとめ
メールは、今も昔もビジネスに欠かせないコミュニケーションツールです。その重要性は今後もしばらく変わることはないでしょう。業務に関わる重要な情報が詰まったメールだからこそ、セキュリティーに優れたメールホスティングサービスを選ぶことが重要となります。
たとえば、機密データのやり取りが多い業種や企業であれば、Zoho Mail のような有料のメールホスティングサービスがおすすめです。セキュリティー面での安心感はもちろん、日本語でのサポート体制も整っており、安心してメール運用を続けることができます。